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Calcular custo de viagem corporativa permite realizar um controle mais eficiente dos gastos e a otimização de recursos. Segundo dados divulgados pela Fecomercio-SP e destacados pelo portal R7 , os gastos com viagens corporativas, em 2024, atingiram recorde de R$ 131 bilhões, representando um aumento de mais de 5% em relação a 2023.
Outro dado relevante divulgado pela coluna Radar da revista Veja , mostra que as despesas com viagens representaram mais de 30% dos gastos realizados com cartões corporativos, em 2023.
Esse crescimento reforça a necessidade de um planejamento estratégico detalhado , com ações para reduzir despesas, como a escolha de meios de transporte mais econômicos, hospedagens com melhor custo-benefício e a utilização de ferramentas de gestão de viagens.
Além disso, realizar um controle rigoroso desses custos contribui para a sustentabilidade financeira da empresa e para a tomada de decisões mais assertivas, garantindo que os investimentos em deslocamentos gerem retornos positivos para os negócios.
Neste post, iremos ajudar a identificar os custos envolvidos nas viagens corporativas e como manter um controle deles para que não extrapolem o orçamento de viagem. Confira!
Calcular custo de viagem corporativa
As viagens corporativas geralmente envolvem uma série de custos que podem variar dependendo do destino, duração e nível de conforto exigido. Entre os principais gastos estão as passagens aéreas ou terrestres, que podem ser significativas, especialmente em casos de voos internacionais ou viagem de última hora .
Além disso, há os custos com hospedagem, que incluem diárias em hotéis, taxas de serviço e possíveis upgrades e gastos com transporte local (táxis, aluguel de carros ou passes de transporte público), alimentação do colaborador em viagem a trabalho (refeições em restaurantes ou room service), e as despesas com comunicação, como internet e telefonemas.
Esses gastos se dividem em diretos e indiretos:
Custos diretos
Passagens aéreas ou terrestres;
Hospedagem (diárias em hotéis, taxas de serviço, upgrades);
Transporte local (táxis, aluguel de carros, passes de transporte público);
Alimentação (refeições em restaurantes, room service);
Comunicação (internet, telefonemas);
Seguros de viagem;
Vistos e taxas aeroportuárias;
Despesas com entretenimento ou reuniões de negócios (aluguel de salas, coffee breaks).
Custos indiretos
Tempo dedicado pela equipe de viagens para organizar logísticas;
Gestão de reembolsos e processamento de despesas;
Impacto na produtividade do colaborador durante o deslocamento;
Custos administrativos internos relacionados à aprovação e controle de viagens;
Possíveis custos de contingência, como cancelamentos ou alterações de última hora.
Como calcular os custos com as viagens da sua empresa
Levantamento de despesas fixas e variáveis
A criação de uma planilha detalhada ou o uso de um software de gestão de viagens permite categorizar esses gastos e garantir um acompanhamento preciso.
Uso de tecnologia para controle financeiro
Ferramentas de gestão de viagens corporativas ajudam a monitorar e registrar todas as despesas de forma organizada. Softwares específicos podem oferecer integração com cartões corporativos , permitindo o rastreamento automático dos gastos e reduzindo erros humanos.
Além disso, essas plataformas possibilitam a geração de relatórios de viagens detalhados (RDV) , facilitando a análise e o planejamento financeiro para futuras viagens.
Definição de políticas de reembolso e teto de gastos
políticas de reembolso de despesas claras e limites de gastos por categoria ajuda a evitar desperdícios e garante previsibilidade financeira.
É importante definir regras para cada tipo de despesa, como valores máximos para diárias de viagem para gastos com hotéis, alimentação e transporte.
Essas diretrizes devem ser comunicadas claramente aos colaboradores para garantir o cumprimento das normas e manter o orçamento de viagem sob controle .
Análise de dados históricos para otimização de custos
Com essas informações, a empresa pode negociar tarifas especiais com hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos, reduzindo custos sem comprometer o conforto dos viajantes.
Revisão periódica e ajustes estratégicos
Essa prática permite maior controle do orçamento e garante que os investimentos em viagens corporativas sejam feitos de maneira eficiente e sustentável.
Leia também o post sobre Expense Management
Como a Copastur pode ajudar na gestão de custos de viagens corporativas
A Copastur oferece soluções completas para ajudar as empresas a calcular e controlar os gastos com viagens corporativas. Com ferramentas de gestão integradas, a empresa permite que os gestores acompanhem as despesas em tempo real, categorizando gastos com passagens, hospedagem, alimentação e transporte local.
Além disso, a Copastur oferece assessoria especializada para a negociação de tarifas corporativas com fornecedores, garantindo condições vantajosas e otimização dos custos.
Sua plataforma também permite o controle rigoroso de políticas de reembolso e limites de gastos, proporcionando maior previsibilidade financeira e ajudando as empresas a manter o orçamento sob controle.
Com isso, as empresas podem otimizar seus recursos, reduzir custos desnecessários e garantir que as viagens estejam alinhadas aos objetivos organizacionais. soluções para viagens corporativas da Copastur e otimize as viagens da sua empresa!
