Gastos de eventos: Como identificar, montar planilha e reduzir custos 

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Gerenciar os gastos de um evento vai além de simplesmente listar despesas; envolve uma compreensão aprofundada dos custos fixos e variáveis, a negociação com fornecedores e a previsão de imprevistos. 

Os principais custos incluem aluguel do local do evento, contratação de palestrantes e equipe, infraestrutura tecnológica, alimentação, marketing e publicidade. 

Por exemplo, em São Paulo, o aluguel de um local para 100 pessoas pode variar de R$ 2.000 a R$ 7.000 por dia, enquanto grandes feiras podem custar entre R$ 500.000 e R$ 1 milhão por 2 a 3 dias.

Para otimizar o orçamento e evitar surpresas financeiras, é fundamental que os organizadores elaborem um projeto detalhado, monitorem as despesas em tempo real e mantenham uma reserva para contingências, geralmente entre 10% e 20% do total. 

A pesquisa de mercado para precificação de ingressos e a busca por patrocínios também são estratégias eficazes para garantir a saúde financeira do evento. 

Com uma gestão de gastos eficiente, os organizadores podem não apenas assegurar a viabilidade econômica, mas também elevar a qualidade e o impacto de seus eventos.

Se você está organizando um evento corporativo e deseja saber como controlar os gastos e reduzir custos, esse texto é para você. Continue a leitura!

Como calcular gastos de um evento?

Calcular os gastos de um evento exige uma abordagem detalhada e estratégica, que começa pela definição do escopo do evento — incluindo o número de participantes, local, duração e tipo de evento a ser organizado (corporativa, social, híbrida etc.).

Depois é importante categorizar todas as despesas possíveis, dividindo-as em custos fixos e variáveis. Custos fixos são aqueles que não mudam independentemente do número de participantes, como aluguel do local, licenças, seguros e contratação de palestrantes principais ou artistas. 

Já os custos variáveis são diretamente proporcionais ao número de pessoas, incluindo alimentação e bebidas, materiais promocionais por participante, e equipe de apoio adicional.

A partir disso, o ideal é construir uma planilha orçamentária dividida por categorias, como locação do espaço, alimentação e bebidas, equipe (staff, segurança, recepcionistas), tecnologia (audiovisual, internet), transporte e hospedagem, brindes corporativos, decoração e comunicação visual. 

Também é essencial considerar taxas extras (como impostos ou taxas de serviço), margem de imprevistos (geralmente 10% do orçamento total) e contratos com fornecedores. 

Um bom controle financeiro ainda envolve comparar cotações, atualizar os valores em tempo real conforme as decisões são tomadas e manter um acompanhamento rigoroso do que foi pago, do que está pendente e do que pode ser otimizado.

Como montar uma planilha de gastos de eventos?

Para montar uma planilha de gastos de eventos eficiente, o primeiro passo é estruturá-la com colunas claras e intuitivas que permitam uma visualização abrangente de todas as despesas. Comece com colunas para “Categoria de Gasto” (ex: Local, Alimentação, Marketing, Equipe, Tecnologia), “Item Específico” (ex: Aluguel do salão principal, Coffee break, Anúncios em redes sociais, Salário do DJ, Aluguel de projetor), “Fornecedor”, “Valor Orçado”, “Valor Real”, “Status de Pagamento” (Pago/Pendente), “Data de Vencimento” e “Observações”. 

Já as linhas devem listar cada despesa detalhadamente — por exemplo, “coffee break para 100 pessoas” ou “painel de LED”.

É importante detalhar cada item ao máximo para evitar generalizações que possam ocultar custos. Por exemplo, em vez de apenas “Alimentação”, especifique “Coffee break manhã”, “Almoço”, “Jantar de gala”. 

Utilize abas separadas na planilha para diferentes fases do evento (pré-evento, durante o evento, pós-evento) ou para grandes categorias de despesas, se o evento for muito complexo.

Essa organização permite um controle mais estratégico, ajudando a tomar decisões assertivas e evitar surpresas no orçamento.

Como reduzir os gastos do evento?

Escolhendo a data e o local

Apesar de, à primeira vista, não parecer, ter cuidado ao escolher a data e o local do evento pode ajudar (e muito) na economia durante o planejamento desse tipo de ação. 

Pense bem: determinados períodos do ano, como datas próximas ao Natal e ao Réveillon, costumam representar custos mais altos tanto em relação ao aluguel dos espaços como à contratação dos mais diversos fornecedores. 

Por isso, programar o calendário de eventos corporativos com certa flexibilidade, tentando fugir ao máximo das épocas mais caras pode representar um saving bastante significativo.

Ainda em relação a esse quesito, é preciso saber que o aluguel do espaço onde a ação acontecerá pode ser um dos itens mais caros na lista de custos de um evento corporativo. É essencial, portanto, sempre adequar o tamanho do local ao número de convidados, evitando reservar um ambiente grande demais sem necessidade. Afinal de contas, essa escolha representa custos mais altos.

Por fim, vale lembrar que a localização também deve ser levada em conta, uma vez que lugares mais afastados dos centros das cidades costumam ser mais baratos. 

Por outro lado, essa decisão pode trazer consequências, exigindo o aluguel de ônibus ou vans para garantir a presença dos convidados. Isso, claro, encarecerá o custo final do evento. 

Em função disso, a melhor opção é, muitas vezes, encontrar um local mais central, de fácil acesso, que seja abastecido por uma boa rede de transporte público ou conte com pontos de táxi nas redondezas.

também o post sobre Logística de eventos corporativos

Buscando o melhor custo-benefício

Ter preguiça ou procrastinar simplesmente não funciona quando o assunto é reduzir custos em eventos. Assim, se seu objetivo é planejar uma ação de qualidade, mas sem estourar o orçamento do evento, precisa pesquisar bastante cada questão. 

O segredo está em buscar sempre o melhor custo-benefício. E pode acreditar: uma simples busca na internet já costuma ser capaz de oferecer uma extensa lista de fornecedores para eventos para praticamente qualquer detalhe do seu evento!

Pensando em tudo isso, faça uma seleção prévia e contate o máximo de fornecedores que conseguir. 

Verifique o que eles têm a propor e compare cada um, a fim de encontrar os que oferecem o melhor custo-benefício. 

E ainda vale ressaltar que muitas empresas oferecem pacotes completos para eventos corporativos, com vários serviços agregados — como buffet, música e garçons, por exemplo. Facilita bastante, não é mesmo?

Apostando na negociação

É fato: tão importante quanto buscar o maior número de fornecedores possível, é exercer sua capacidade de negociação. 

Em certos casos, você pode conseguir tarifas promocionais e descontos bastante significativos pelo simples fato de perguntar sobre a existência desses benefícios, sabia? 

Por isso, perca a vergonha de pechinchar na hora de planejar um evento corporativo!

Usando a tecnologia a seu favor

Com a chegada da revolução digital e da era da informação, não aproveitar as tecnologias e inovações em eventos a seu favor é um verdadeiro tiro no pé. 

Afinal de contas, hoje em dia não faltam opções de softwares, aplicativos e programas que têm como objetivo automatizar processos, agilizar planejamentos, fornecer indicadores precisos, auxiliar na tomada de decisões e proporcionar uma relevante economia financeira. 

E o melhor: quando falamos em eventos corporativos, já existem inúmeras ferramentas digitais que tornam as ações interativas, interessantes e mais bem organizadas. O resultado? Eventos de sucesso com economia!

Leia também o texto sobre Live marketing

Divulgando pelas redes

A correta divulgação de um evento corporativo é peça-chave para o alcance dos objetivos da ação. Afinal, é preciso que o público-alvo efetivamente conheça a iniciativa e se interesse por ela, certo? Entretanto, as estratégias de marketing e divulgação, que representam boa parte dos custos de planejamento, têm mudado de maneira acelerada.

Estruturar a maior parte da divulgação por meio das redes sociais e do disparo de e-mails para as pessoas certas: essas táticas têm um alcance impressionante hoje em dia. E o melhor: praticamente sem custos! 

Chegou a hora de repensar o investimento em folders e cartazes ou outras formas de divulgação física, que envolvem gastos maiores. Só não entenda errado: isso não quer dizer que essas estratégias não funcionam e, assim, devem ser deixadas totalmente de lado. Só vale modificar um pouco os meios para trazer o saving que você tanto espera.

Confirmando a presença dos convidados

Quem já teve a oportunidade de planejar qualquer evento (mesmo que seja a própria festa de aniversário) sabe que muitas pessoas costumam simplesmente não aparecer. Em função disso, criar um sistema eficiente de confirmação de presença é uma dica de ouro! Assim é possível ter uma noção mais precisa do número de convidados que realmente comparecerá, evitando a contratação desnecessária de certos serviços. Só não se esqueça de sempre deixar uma margem de erro para cima, a fim de que o evento comporte presenças de última hora sem deixar a qualidade de lado.

Contando com ajuda especializada

Por fim, se seu objetivo é realmente reduzir custos em eventos de maneira significativa em sua empresa, a melhor dica é contar com ajuda especializada. 

Isso é possível por meio da contratação de experts no setor! Além de terem parceria com diversos tipos de fornecedores para eventos corporativos, garantindo excelentes preços, essas empresas são formadas por profissionais altamente experientes no assunto. 

Tudo isso proporciona um salto incrível de eficiência e economia financeira na hora de colocar seu projeto em ação. Acredite: você não se arrependerá de contar com esse auxílio!

Como a Copastur pode ajudar a reduzir os gastos de eventos?

A Copastur, como uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas e eventos, pode auxiliar significativamente na redução dos gastos de eventos ao oferecer consultoria especializada e soluções tecnológicas. 

Através de sua expertise, a Copastur pode ajudar na negociação com fornecedores, aproveitando seu volume de negócios para conseguir melhores preços para a compra das passagens corporativas, hospedagens e outros serviços essenciais para eventos. 

Além disso, a empresa oferece consultoria na organização e planejamento de eventos, desde a estratégia até a logística, o que pode otimizar processos e evitar gastos desnecessários. 

A Copastur também desenvolve soluções tecnológicas, como o Super App C+, que integra diversas funcionalidades para gerenciar despesas, deslocamentos e viagens, proporcionando controle total e simplificando a gestão corporativa.

Ao centralizar a gestão e oferecer ferramentas para otimização de processos, a Copastur permite que os organizadores de eventos economizem tempo e recursos, resultando em uma redução de custos e na entrega de eventos mais eficientes e com maior impacto.

Conheça agora mesmo a Aquarela, a agência de eventos corporativos da Copastur e tenha sucesso nas ações da sua empresa!

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