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Os indicadores de compras, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) de compras, são ferramentas essenciais para a gestão eficiente dos processos de aquisição dentro das organizações. Eles permitem mensurar, analisar e monitorar o desempenho das atividades relacionadas à compra de bens e serviços, garantindo que os recursos sejam utilizados de maneira estratégica para atingir os objetivos corporativos.
Mais do que controlar custos, os KPIs de compras ajudam a avaliar aspectos como prazos de entrega, qualidade dos fornecedores, nível de conformidade nos processos e até o impacto das negociações no fluxo de caixa. Dessa forma, a área de compras deixa de ser apenas operacional e assume um papel estratégico na competitividade da organização.
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Ao utilizar indicadores bem definidos, os gestores conseguem ter uma visão clara do desempenho da equipe e do mercado de suprimentos, ajustando processos quando necessário. O resultado é uma gestão mais eficiente, baseada em dados, que contribui não apenas para a redução de despesas, mas também para a criação de parcerias sólidas e de longo prazo com fornecedores.
Se você é um gestor de compras que deseja impulsionar os resultados da área e reduzir custos e ampliar o saving, esse conteúdo é para você. Continue a leitura!
O que são indicadores de compras?
Indicadores de compras são métricas quantitativas e qualitativas utilizadas para avaliar e monitorar o desempenho da função de compras em uma organização. Este é um dos tipos de indicadores-chave de performance, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators).
Esses indicadores fornecem informações sobre diversos aspectos das atividades de compras, permitindo:
- Medir a eficiência: avalia o tempo gasto em cada etapa do processo, desde a requisição até a entrega do produto, identificando gargalos e oportunidades de otimização;
- Negociar com fornecedores: embasa as negociações com dados concretos sobre custos, qualidade e prazos, obtendo as melhores condições de compras com fornecedores para a empresa;
- Gerenciar riscos: monitora o lead time, o nível de estoque e a qualidade dos produtos, prevenindo rupturas de estoque, atrasos na produção e problemas com fornecedores;
- Demonstrar valor: comprova o impacto positivo da área de compras nos resultados da empresa, como economia de custos, aumento da qualidade e otimização do fluxo de caixa;
- Aumentar a satisfação dos clientes da empresa: isso se deve à oferta de produtos de alta qualidade a preços competitivos.
Ao monitorar e analisar esses indicadores de forma contínua, as empresas podem verificar áreas de melhoria, tomar decisões estratégicas assertivas e otimizar o desempenho de sua cadeia de suprimentos.
Leitura recomendada: KPIs em viagens corporativas: qual o papel do gestor de compras?
Quais são os indicadores de compras?
Abaixo listamos os 10 principais KPIs que podem ser utilizados pelos gestores para medir os resultados da área. Confira!
1. Saving
O saving é um dos indicadores de gestão mais importantes, pois seu objetivo é justamente medir a economia que a empresa teve com uma aquisição.
Assim, ele propõe calcular a diferença entre um orçamento versus o que foi, de fato, comprado, mostrando o quanto os profissionais do setor conseguiram economizar.
Dessa maneira, tal métrica revela dados sobre a eficácia e produtividade do setor, bem como sua capacidade para gerar um maior ganho financeiro, ou seja, mais lucros diretos para a instituição.
2. Lead time
O lead time é mais um relevante indicador para aferir a eficiência do setor, uma vez que sua meta é calcular o tempo de aprovisionamento. Mais especificamente, ele aponta o período desde que um material ou serviço foi requisitado até o atendimento de uma demanda.
Sua ideia central é, então, mensurar o sucesso dos processos de compra. No entanto, seu foco não se restringe a mensurar a duração total desde que um pedido foi feito até sua entrega, e sim entender o tempo decorrido, para que um produto ou serviço atravesse todas as etapas internas na empresa até cumprir seu papel.
Assim, quando o lead time está muito alto, cabe aos gestores alinhar e repensar processos para que fiquem mais rápidos, menos burocráticos e mais eficazes.
Nesse sentido, além dos tempos das aprovações e procedimentos internos, o trabalho dos fornecedores também é avaliado, a fim de verificar se esses parceiros são capazes de cumprir os prazos acordados e não causar atrasos que prolongam o lead time.
Saiba mais: 5 serviços que sua empresa deve contratar para reduzir custos
3. Evolução de preço
Esse indicador diz respeito a uma análise dos valores praticados por produtos ou serviços em determinado período de tempo. Essencialmente, podemos dizer que é uma comparação entre um preço atual versus o preço anterior.
O intuito é identificar elevações e quedas ao longo do tempo e durante os processos de compra e, assim, encontrar maneiras de economizar.
Por meio do acompanhamento desse indicativo, a equipe de compras também visualiza com mais clareza períodos de sazonalidade, quando determinados bens apresentam um preço mais alto.
Com essas informações, é possível traçar um planejamento financeiro e programar requisições, a fim de garantir o melhor valor possível sempre.
4. Prazo médio de pagamento (payment terms)
Mensura o prazo médio em que é feito o pagamento dos fornecedores. Seu cálculo busca identificar a diferença entre a data exata de um pagamento e o dia em que tal compra foi realmente faturada — ou seja, quando o dinheiro saiu do caixa da empresa.
Esse é um dos indicadores de gestão mais relevantes para os processos de compras e o financeiro da instituição. Isso porque monitorá-lo faz toda a diferença na manutenção do fluxo de caixa da empresa e do capital de giro.
Sem contar que conhecer esse índice é útil para que os profissionais de compras possam barganhar melhores prazos e condições na hora de fechar um negócio.
5. Custo dos suprimentos
Mede o percentual que os custos dos suprimentos têm nas vendas da empresa. Isto é, mostra quantos % de uma venda é investido na compra de insumos. Para isso, compara o volume total de vendas com o de aquisições.
Seu objetivo é entender as despesas com requisições que uma instituição tem em relação às suas vendas. Da mesma forma, indica o quanto dos negócios fechados são aplicados nas compras. Os resultados dessa apuração revelam a necessidade de melhoria nos processos de requisição ou adoção de medidas para redução de custos.
6. Produtividade
A produtividade da equipe de compras pode ser avaliada de diferentes modos. Um caminho é contabilizar o número de requisições e transações completadas em determinado período, salientando quantos negócios os colaboradores são capazes de fechar.
Além disso, pode-se medir a quantidade de horas semanais dedicadas a um processo — ou a quantidade de tarefas executadas em um intervalo de tempo.
Essas contagens falam mais sobre o rendimento dos funcionários, bem como sobre a eficiência dos procedimentos internos, que podem ser muito lentos e burocráticos, carentes de automação ou aperfeiçoamentos.
Veja também: Sistema de Workflow: Como Otimizar a Gestão de Compras na sua Empresa?
7. Nível das entregas
Entre os indicadores de compras, o nível das entregas examina a eficácia e a confiabilidade dos fornecedores. Vale lembrar que ele também pode ser usado para analisar o desempenho da logística da empresa.
Essa métrica é importante, pois mede resultados como:
- Atrasos;
- Avarias;
- Necessidade de devoluções;
- Entre outros aspectos relacionados à qualidade da entrega de mercadorias ou serviços.
Podem-se aferir, então, as taxas de devoluções e o número de produtos entregues com defeitos, bem como comparar as datas do prazo esperado com o recebimento efetivo de um pedido.
8. Tempo médio de ciclo de compra
Calcula o tempo decorrido desde a identificação da necessidade de compra até a conclusão do processo de aquisição, englobando todas as etapas intermediárias, como:
- Pesquisa de fornecedores;
- Negociação de contratos;
- Emissão de pedidos;
- Recebimento dos produtos ou serviços.
Um ciclo de compra mais curto, geralmente, indica maior eficiência e capacidade de resposta por parte do departamento de compras. O que pode resultar em benefícios, como redução de custos, melhor gestão de estoque e maior satisfação do cliente interno.
Monitorar e otimizar continuamente o Tempo Médio de Ciclo de Compra é essencial para garantir que a empresa opere de forma ágil e competitiva no mercado.
9. Custo total de aquisição (Total Cost of Ownership – TCO)
Considera todos os custos associados ao longo de seu ciclo de vida. Isso inclui não apenas o preço inicial de aquisição, mas também os custos de manutenção, operação, suporte pós-venda, treinamento, entre outros.
O TCO proporciona uma visão holística dos verdadeiros gastos de possuir e operar um item ao longo do tempo, permitindo que as empresas tomem decisões mais informadas e estratégicas.
Ao analisar o TCO, as organizações podem identificar oportunidades de economia, otimizar investimentos e selecionar fornecedores que ofereçam o melhor valor a longo prazo. Isso não só ajuda a reduzir os custos totais, mas também contribui para uma gestão mais eficiente e sustentável dos recursos da empresa.
Acesse também o post: Como o Gerente de Compras Atua na Economia Empresarial
10. Índice de eficiência de compras
Avalia o desempenho do departamento de compras em relação aos seus objetivos e metas estabelecidos. Esse indicador quantifica a capacidade da equipe para alcançar resultados positivos, como economias de custos, redução de desperdícios e melhoria dos processos de aquisição.
Ao calcular o Índice de Eficiência de Compras, são considerados diversos fatores:
- Percentual de economias alcançadas em relação ao orçamento;
- Precisão na gestão de contratos;
- Cumprimento de prazos;
- Qualidade dos produtos adquiridos.
Um índice mais alto indica uma gestão eficaz e estratégica das atividades de compras, contribuindo para o sucesso geral da empresa.
Além disso, ao monitorar e melhorar continuamente essa métrica, as organizações podem identificar oportunidades de otimização, fortalecer parcerias com fornecedores e garantir a maximização do valor agregado em suas operações de aquisição.
Como medir os indicadores de compras?
Mensurar os indicadores de compras requer uma abordagem sistemática e precisa, garantindo a coleta e análise de dados relevantes para cada métrica específica. Veja um passo a passo:
1º: Defina os indicadores a serem monitorados, alinhando-os com os objetivos estratégicos da empresa.
2º: Estabeleça fontes confiáveis de dados.
3º: Após coletar os dados, é importante analisá-los de forma apropriada, utilizando ferramentas como planilhas, software de análise de dados ou sistemas de business intelligence.
4º: A interpretação dos resultados obtidos permite identificar tendências, padrões e áreas de melhoria, possibilitando a tomada de decisões embasadas e a implementação de ações corretivas, se necessário.
5º: Além disso, é fundamental revisar periodicamente os indicadores de compras, ajustando-os conforme as mudanças nas necessidades e no ambiente de negócios da empresa.
Agora que você conhece os 10 indicadores de compras mais utilizados, já pode começar a aplicá-los em seu negócio para ter um ciclo de aquisições mais proveitoso e inteligente e colher bons resultados que vão beneficiar a empresa como um todo!
Como a Copastur pode apoiar empresas no monitoramento e otimização de indicadores de compras?
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Dessa forma, a empresa não apenas otimiza os custos, mas também fortalece a tomada de decisão e gera resultados que contribuem para a sustentabilidade financeira e a performance organizacional.
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