Política de reembolso em viagens corporativas: 9 melhores práticas

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Você avaliou as opções e decidiu que o reembolso é a melhor alternativa para lidar com os custos das viagens de seus colaboradores? Então precisa ter em mente que essa prática exige organização para evitar erros e minimizar a burocracia. Estamos falando, é claro, de estabelecer uma política de reembolso em viagens corporativas!

Não sabe nem por onde começar? Sem problema! No post de hoje, você vai conferir 9 dicas para desenvolver sua política com base nas melhores práticas do mercado. Acompanhe!

1. Comece definindo limites

A primeira dica não poderia ser outra: se você quer desenvolver a política de reembolso em viagens corporativas, é absolutamente imperativo definir um limite para os gastos dos colaboradores. Essa medida serve, basicamente, para evitar que os colaboradores usem as viagens corporativas como pretexto para atividades pessoais, perdendo a produtividade. Você pode, por exemplo, impor limites a gastos com restaurantes e compras.

2. Estabeleça prazos para o reembolso

Se, por um lado, é direito da empresa estabelecer limites, por outro, é direito do colaborador saber quando ele vai receber seu reembolso. Lembrando que o ideal aqui é que esse prazo não seja excessivamente longo. Tenha em mente que seu funcionário tirou dinheiro do próprio bolso para pagar por uma atividade que era, de fato, do interesse do negócio.

Uma vez estabelecidos, esses prazos devem ser rigorosamente cumpridos, ok? E isso exige bastante planejamento até mesmo no sentido de o reembolso ser adiantado para o dia útil mais próximo quando o prazo terminar em um final de semana ou cair em um feriado.

3. Faça uma projeção financeira

Você pode até achar que, porque escolheu trabalhar com reembolso, não precisa fazer projeções de gastos da viagem. Na verdade, essa projeção é necessária independentemente do método com o qual você vai lidar com os gastos, seja entregando dinheiro ao colaborador antes da viagem ou fazendo o reembolso depois.

Faz-se necessário, então, incluir a projeção desse montante no orçamento geral do setor ou da empresa. Inclusive porque, dependendo do valor, essa despesa pode gerar um forte impacto sobre a lucratividade do negócio no período.

4. Detalhe o roteiro da viagem

Na realidade, essa dica é um complemento da anterior. Quando falamos sobre fazer a projeção financeira dos gastos da viagem, a fim de preparar o caixa para efetuar o reembolso posterior, isso implica em fazer também um planejamento da viagem em si. Afinal, a partir desse planejamento é que se torna possível estimar o custo final. Se você quer ter uma política de reembolso em viagens corporativas eficiente, faça com que o planejamento da viagem seja uma prática obrigatória!

Os colaboradores devem criar um roteiro detalhado, orçar passagens, traslados, táxis, diárias de hotel, alimentação e quaisquer outros gastos previstos. Essa prática também é importante para viabilizar a escolha por alternativas com melhor custo-benefício em vez de simplesmente gastar com a primeira opção que aparecer. Acredite: essa é uma ótima forma de reduzir os gastos com viagens.

5. Prepare uma reserva cambial

Muitas viagens corporativas envolvem a necessidade de câmbio. E, para os brasileiros, isso infelizmente significa gastos extras não apenas com a taxa da operação em si, mas principalmente devido à desvalorização da nossa moeda em relação a outras — como o dólar, o euro e a libra esterlina.

Dito isso, se seu colaborador fizer uma viagem corporativa para os EUA e gastar 100 dólares, na volta solicitará um reembolso de, no mínimo, 300 reais. Possivelmente mais, aliás, já que ele provavelmente vai pagar suas despesas com o cartão de crédito, que cobra taxas adicionais pelas transações internacionais. Com tudo isso se acumulando, o valor a ser reembolsado pode ultrapassar bastante o valor nominal gasto.

A lição que deve ser aprendida com isso é que, caso viagens internacionais façam parte da realidade da sua empresa, é melhor incluir uma reserva adicional no provisionamento de reembolsos. Assim ninguém é pego de surpresa!

6. Registre os gastos em um sistema de controle

Uma das maiores burocracias da política de reembolso em viagens corporativas é a comprovação dos gastos. Por mais que seja uma prática importante para garantir a devolução apenas do valor devido, essa comprovação causa um grande desperdício de tempo na preparação de relatórios, fora a dificuldade de guardar todos os cupons e as notas fiscais.

Nesse caso, sempre que um colaborador fizer uma viagem, abre um novo caderno, no qual poderá anexar fotos dos comprovantes ou fazer anotações especificando data, valor e justificativa do gasto. Lá na empresa, alguém pode acompanhar o valor acumulado para reembolso. Nesse cenário, quando o colaborador voltar, o relatório já estará pronto!

7. Adote uma postura flexível

Ficou um pouco confuso com esse intertítulo? Afinal, falamos tanto sobre limites e prazos e agora pedimos uma postura flexível? Pois é exatamente isso! A questão é que imprevistos acontecem. E se, por um lado, você não quer que seus colaboradores se acomodem demais, abusando das viagens corporativas, por outro, também não vai querer que percam a motivação para essa atividade graças ao controle excessivo da empresa.

8. Seja transparente na comunicação

Não adianta nada ter uma boa política de reembolso em viagens corporativas se, no final, você não comunica as regras e os critérios estabelecidos de maneira clara e transparente aos colaboradores. Entenda: eles precisam saber exatamente quais são seus deveres e direitos. Caso contrário, qualquer cobrança de determinada postura se torna injusta.

Pensando nisso, vale a pena preparar um manual ou até mesmo um treinamento para formalizar a maneira como o reembolso é conduzido. Além disso, sempre que alguma alteração na política for feita, por menor que seja, é fundamental atualizar a equipe com essa informação.

9. Mantenha a imparcialidade na aplicação

Não é nada incomum que as empresas ofereçam mais liberdade em relação aos gastos quando a viagem envolve um gestor — permitindo principalmente voos, hotéis e restaurantes mais caros. O detalhe é que esses privilégios podem se transformar em um fator bem negativo, que prejudica a harmonia e o relacionamento dentro da empresa, comprometendo o clima organizacional.

Por esse motivo, para ter uma política bem-sucedida de reembolso, é necessário que ela seja única, válida para todos os colaboradores, independentemente do setor ou cargo que ocupam.

Por fim, agora que você conhece as 9 melhores práticas para criar uma política de reembolso em viagens corporativas, que tal se aprofundar em um assunto que certamente interessa sua empresa: a economia? Ficou interessado? Então aproveite para conferir também nosso post com estratégias para reduzir custos em viagens corporativas!

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