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A política de reembolso de despesas representa um dos pilares fundamentais na gestão financeira e de compliance de qualquer organização. Este documento não apenas estabelece as diretrizes para que colaboradores sejam ressarcidos por gastos corporativos, mas também atua como a principal ferramenta para mitigar riscos de irregularidades financeiras.
A urgência de uma política clara e robusta é comprovada por dados recentes: uma pesquisa, realizada pela empresa Flash e publicada no CNN, revelou que cerca de 20% dos pedidos de reembolso nas empresas já violam as normas corporativas estabelecidas. Tais deslizes, que podem variar entre despesas vencidas e valores que excedem os limites definidos, indicam uma vulnerabilidade significativa nos processos internos.
O problema se agrava quando a não-conformidade evolui para a esfera da fraude. Embora as irregularidades mais comuns incluam a ausência de comprovantes ou a potencial duplicação de pedidos, o risco de desvios intencionais é alto e oneroso.
No Brasil, o cenário é desafiador: um estudo da Grant Thornton Brasil apontou que 63% das empresas sofreram com fraudes corporativas, resultando em perdas financeiras expressivas.
A falta de atenção a uma política bem detalhada abre brechas para diversos tipos de fraudes, como o reembolso duplo, despesas infladas ou o mascaramento de gastos pessoais, transformando um processo rotineiro em um potencial foco de prejuízos. Estima-se que, em grandes empresas, o volume de gastos em desacordo com a política possa atingir milhões de reais, destacando a necessidade de controle rigoroso.
Neste contexto, este texto vai abordar sobre a importância da política de reembolso de despesas, apontar as fraudes mais comuns e como implementar uma política de sucesso. Continue a leitura!
O que é uma política de reembolso de despesas?
A política de reembolso nada mais é que um termo por meio do qual a empresa fica responsável por arcar com as despesas dos funcionários ao realizarem viagens a trabalho.
Basicamente, de acordo com essa política, a organização se compromete a devolver ao colaborador os valores de alguma forma relacionados à missão.
Nesse sentido, geralmente, são reembolsáveis despesas com deslocamento, transporte no local, acomodação e alimentação. Por outro, gastos pessoais (como compras) ficam de fora, já porque não são indispensáveis para a boa atuação profissional.
Quais as maiores vantagens da política de reembolso?
Para o funcionário, a grande vantagem de contar com uma política de reembolso consiste no fato de que ele não precisa custear de maneira definitiva quaisquer despesas com uma viagem a trabalho. Se essa política não existisse, seria como se o funcionário praticamente precisasse pagar para trabalhar, diminuindo bastante a lucratividade da sua atuação.
Já para a empresa, a vantagem de ter uma política de reembolso consiste justamente na redução de custos. Pense bem: se a empresa fornece os recursos de maneira contínua para o funcionário, corre o risco de ele gastar mais do que deveria.
Quando ocorre o reembolso, por outro lado, o funcionário só vai poder gastar aquilo que realmente possuir disponível, o que evita que a conta no retorno da viagem fique alta demais.
Para ambos, o principal benefício se traduz pela geração de satisfação. Para o funcionário, isso significa mais motivação e vontade de contribuir. Para a empresa, resulta em menos rotatividade e mais produtividade. Assim todos saem ganhando!
CLT e reembolso de despesas
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) aborda o tema de reembolso de despesas no Capítulo V da Seção II do Título IV, dedicado ao Salário Mínimo, Horas Extras e Descontos.
O artigo 457 da CLT define que as despesas do empregado em serviço, necessárias ao desempenho de suas funções, devem ser ressarcidas pelo empregador.
A legislação, no entanto, não define quais despesas são reembolsáveis, cabendo à empresa definir sua política de reembolso em seu regulamento interno ou acordo coletivo de trabalho.
Acesse também o conteúdo sobre os direitos de quem viaja a trabalho
Quais são as fraudes mais comuns em políticas de reembolso?
De acordo com o estudo da SAP Concur sobre tipos de fraudes em despesas corporativas, muitas empresas ainda enfrentam perdas significativas devido a práticas irregulares de colaboradores. A seguir, listamos os tipos de fraudes mais comuns identificados pela pesquisa:
- Despesas mascaradas: funcionários apresentam notas fiscais de despesas pessoais como se fossem relacionadas ao trabalho, como jantares de lazer apresentados como reuniões com clientes;
- Uso de verba da empresa para fins pessoais: colaboradores utilizam recursos fornecidos para despesas de viagem em benefício próprio, como gastar com alimentação pessoal e apresentar recibos falsificados;
- Desrespeito às políticas de viagem: alterações não autorizadas nas políticas de viagem, como escolher opções fora da conformidade de gastos, visando benefícios pessoais;
- Reembolso duplo: solicitações de reembolso duplicadas, como apresentar comprovantes de combustível e quilometragem rodada separadamente para o mesmo gasto;
- Despesas infladas: funcionários aumentam o valor das despesas, como apresentar notas fiscais de R$ 50 para itens que custaram R$ 30.
- Extravio de comprovantes: colaboradores alegam perda de comprovantes para justificar valores não comprovados, permitindo reembolsos superiores aos gastos reais;
- Benefícios a terceiros: funcionários utilizam reservas corporativas para beneficiar familiares ou amigos, aproveitando-se da autonomia nas reservas de passagens e hospedagens;
- Gastos camuflados como “diversos”: despesas pessoais são incluídas como “diversas” em viagens corporativas, dificultando a identificação de gastos não relacionados ao trabalho.
Como criar essa política na empresa?
Para criar uma política de reembolso eficiente, o primeiro passo é conhecer quais despesas devem ser cobertas pela empresa — como transporte, hospedagem, alimentação, credenciamento em eventos, combustível e demais custos diretamente ligados ao trabalho.
Com essas informações, é possível estimar o valor médio das viagens e planejar melhor o orçamento, evitando surpresas no fechamento do mês. É importante também prever despesas imprevistas, como diárias extras, cancelamento de voos ou extravio de bagagem.
Os colaboradores devem ser orientados sobre os valores previstos e a necessidade de prestar contas. Exigir notas fiscais e recibos garante um controle financeiro mais preciso. Em seguida, é fundamental definir um fluxo de reembolso claro, com etapas de conferência e liberação de valores pelo setor financeiro. Quanto mais rápido o processo for concluído, maior será a satisfação dos funcionários.
Hoje, ferramentas tecnológicas integradas podem automatizar esse processo, tornando o controle de gastos e o reembolso mais ágil e transparente.
Quais são as melhores práticas para construir uma política de reembolso?
Defina limites
Se você quer desenvolver a política de reembolso em viagens corporativas, é imperativo definir um limite para os gastos dos colaboradores.
Essa medida serve, basicamente, para evitar que os colaboradores usem as viagens corporativas como pretexto para atividades pessoais, perdendo a produtividade. Você pode, por exemplo, impor limites a gastos com restaurantes e compras.
Estabeleça prazos para o reembolso
A empresa tem o direito de definir limites para os reembolsos, mas o colaborador também precisa saber quando receberá o valor de volta — e esse prazo não deve ser longo. Afinal, ele usou recursos próprios para custear uma atividade de interesse da empresa.
Os prazos definidos devem ser cumpridos com rigor. Para evitar atrasos, é importante planejar para que o pagamento seja antecipado caso a data caia em finais de semana ou feriados.
Faça uma projeção financeira
Você pode até achar que, porque escolheu trabalhar com reembolso, não precisa fazer projeções de gastos da viagem. Na verdade, essa projeção é necessária independentemente do método com o qual você vai lidar com os gastos, seja entregando dinheiro ao colaborador antes da viagem ou fazendo o reembolso depois.
Faz-se necessário, então, incluir a projeção do orçamento de viagem no orçamento geral do setor ou da empresa. Inclusive porque, dependendo do valor, essa despesa pode gerar um forte impacto sobre a lucratividade do negócio no período.
Prepare uma reserva cambial
Muitas viagens corporativas exigem câmbio, o que para brasileiros significa custos extras — tanto pela taxa da operação quanto pela desvalorização do real frente a moedas como dólar, euro e libra.
Por exemplo, se um colaborador gastar 100 dólares nos EUA, o reembolso será de pelo menos R$ 450. Esse valor pode ser ainda maior se as despesas forem pagas no cartão de crédito, que aplica tarifas adicionais para transações internacionais.
Assim, o montante final a ser reembolsado pode ultrapassar bastante o valor nominal gasto.
A lição que deve ser aprendida com isso é que, caso viagens internacionais façam parte da realidade da sua empresa, é melhor incluir uma reserva adicional no provisionamento de reembolsos ou optar por cartões corporativos.
Registre os gastos em um sistema de controle
Uma das maiores burocracias da política de reembolso em viagens corporativas é a comprovação dos gastos. Por mais que seja uma prática importante para garantir a devolução apenas do valor devido, essa comprovação causa um grande desperdício de tempo na preparação de relatórios além da dificuldade de guardar todos os cupons e as notas fiscais.
Nesse caso, sempre que um colaborador fizer uma viagem, abra um novo caderno, no qual poderá anexar fotos dos comprovantes ou fazer anotações especificando data, valor e justificativa do gasto. Lá na empresa, alguém pode acompanhar o valor acumulado para reembolso. Nesse cenário, quando o colaborador voltar, o relatório já estará pronto!
Adote uma postura flexível
Pode parecer contraditório falar em limites e prazos e, ao mesmo tempo, pedir flexibilidade — mas é exatamente isso. Imprevistos acontecem, e a política de reembolso precisa considerar essas situações.
O desafio é equilibrar o controle para evitar abusos sem desmotivar os colaboradores ou tornar as viagens corporativas uma fonte de frustração.
Seja transparente na comunicação
De nada adianta ter uma boa política de reembolso se ela não for comunicada de forma clara e transparente aos colaboradores. Eles precisam entender exatamente seus direitos e deveres, caso contrário, qualquer cobrança pode parecer injusta.
Por isso, é recomendável criar um manual ou oferecer treinamentos para explicar como o reembolso funciona. Sempre que houver mudanças na política, mesmo que pequenas, é essencial informar toda a equipe.
Mantenha a imparcialidade na aplicação
É comum que empresas deem mais liberdade de gastos a gestores — como permitir voos, hotéis e restaurantes mais caros. No entanto, esses privilégios podem gerar insatisfação e comprometer o clima organizacional.
Por isso, uma política de reembolso eficiente deve ser única e aplicada igualmente a todos os colaboradores, independentemente do cargo ou setor.
Como deve ser uma boa política de reembolso de despesas?
Para que a política seja efetiva, ela precisa ir além de regras soltas. Deve englobar pontos que garantam seu funcionamento e tragam clareza para colaboradores e gestores. Confira os principais:
- Documentação de reembolso:
- Especifique quais documentos são aceitos (notas fiscais, recibos, etc.);
- Defina em nome de quem os comprovantes devem ser emitidos (funcionário ou empresa);
- Inclua qualquer outra exigência necessária para validação interna.
- Forma de report:
- Determine como os documentos devem ser enviados (sistema de reembolso, entrega física ao gestor/financeiro ou envio digital por e-mail);
- Estabeleça prazos claros para entrega — durante a viagem ou após o retorno;
- Foque na desburocratização para facilitar o cumprimento das regras;
- Considere sistemas de controle e automação para reduzir erros e agilizar o processo.
- Pré-aprovação de gastos:
- Liste quais tipos de despesas são pré-aprovadas (deslocamentos, alimentação, hospedagem);
- Defina tetos para cada tipo de gasto com base em valores de mercado;
- Utilize dados de viagens anteriores ou pesquisas para ajustar os limites de forma realista.
Quais ferramentas ajudam no controle e automação da política de reembolso?
- Sistemas de gestão de despesas corporativas (Expense Management): ferramentas como o Expense Management automatizam envio, aprovação e controle de reembolsos; exemplos: SAP Concur e o Expensify.
- Plataformas de ERP integradas: sistemas de ERP permitem centralizar informações financeiras, facilitando a conferência de gastos e relatórios.
- Aplicativos de captura de comprovantes: tiram fotos de notas fiscais e recibos, anexando automaticamente ao sistema de reembolso.
- Cartões corporativos e virtuais: registram despesas em tempo real, evitando erros de lançamentos manuais.
- Automação de workflows: a automatização de processos define regras de aprovação e alertas para garantir que despesas não escapem do controle.
- Dashboards de monitoramento: oferecem visão consolidada dos gastos, ajudando gestores a identificar desvios e padrões de despesas.
Como a Copastur pode ajudar na elaboração e na gestão das políticas de reembolso de despesas?
A Copastur pode ajudar significativamente na elaboração e gestão das políticas de reembolso de despesas por meio de soluções tecnológicas integradas e serviços personalizados.
A empresa oferece ferramentas como o superapp C+, que unifica processos de mobilidade corporativa, controle de despesas, gerenciamento de frotas e organização de viagens corporativas, tudo em uma única plataforma amigável.
Essa integração permite maior controle e transparência sobre os gastos, facilitando a aplicação das diretrizes definidas na política de reembolso e reduzindo os riscos de fraudes e erros na prestação de contas.
Além disso, a Copastur conta com sistemas específicos para gestão eficiente de despesas corporativas, como o Expense Management, que possibilita a automatização do processo de reembolso, análise detalhada dos gastos e auditoria para garantir conformidade com a política da empresa.
Através dessas soluções, as companhias podem monitorar em tempo real todas as transações, separar despesas por centros de custo e usuário, além de otimizar processos financeiros internos, economizando até 70% do tempo gasto nesses procedimentos.
A consultoria especializada da Copastur também garante que a política de reembolso esteja alinhada com as necessidades e realidade de cada empresa, promovendo governança e segurança.
Descubra como a agência de viagens corporativas da Copastur pode otimizar suas viagens e potencializar os resultados da sua empresa!
