A automatização de processos deixou de ser uma tendência para se consolidar como uma realidade no dia a dia das empresas. Com o avanço de tecnologias como RPA (Automação Robótica de Processos), inteligência artificial e integrações via API, organizações dos mais diversos setores têm adotado soluções que tornam suas rotinas mais ágeis, precisas e eficientes. Automatizar significa eliminar etapas manuais e repetitivas, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais estratégicas e que geram valor para o negócio.
De acordo com o estudo internacional denominado OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, 78% das empresas brasileiras já utilizam algum tipo de automação em seus processos, o que comprova o amadurecimento do mercado frente à digitalização. Esse movimento é impulsionado principalmente pela busca por mais produtividade, redução de custos e capacidade de escalar operações com mais inteligência.
Neste conteúdo, exploraremos em detalhes o que é a automatização de processos, seus benefícios e desafios, além de apresentar como essa prática pode ser aplicada especificamente no contexto da gestão de viagens corporativas. Continue com a leitura e saiba mais!
O que é automatização de processos
A automatização de processos refere-se ao uso de tecnologias, como softwares e máquinas, para executar tarefas repetitivas e rotineiras de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante.
Esse conceito envolve a implementação de sistemas que otimizam o fluxo de trabalho, aumentando a eficiência, reduzindo erros e liberando tempo para atividades mais estratégicas.
A automatização de processos pode ser aplicada em diversas áreas, como gestão, atendimento, logística, assim como na administração de viagens corporativas, onde permite padronizar rotinas, economizar tempo e minimizar erros.
As vantagens da automatização de processos em viagens corporativas
Economiza o tempo do gestor
Quando o gestor não conta com as ferramentas tecnológicas certas, ele pode levar muito tempo para conseguir chegar às melhores decisões de compras. Afinal, além do preço, é preciso levar em consideração diversos critérios, com o objetivo de conseguir o melhor custo-benefício para a viagem.
A tecnologia é uma aliada poderosa nesse cálculo. Com as ferramentas certas, o gestor de compras não precisa de tanto tempo para chegar a uma conclusão e, ao mesmo tempo, tem maiores chances de encontrar a opção ideal. Em outras palavras, a automatização de processos simplifica e otimiza as decisões, e o gestor tem mais tempo para se dedicar a outras atividades.
Torna as decisões mais acertadas
No item anterior, você já viu que a tecnologia aumenta as chances de o gestor de compras tomar boas decisões. Seria o suficiente dizer isso, mas vamos além. O que realmente acontece é que certas ferramentas oferecem informações valiosas para o gestor, de maneira que ele pode tirar conclusões embasadas em fatos, e não somente em uma percepção subjetiva.
Imagine, por exemplo, se você pudesse coletar os dados sobre todas as viagens corporativas que sua empresa já organizou e estruturá-los de uma maneira fácil de interpretar.
Seria possível identificar padrões de gastos, relações entre despesas projetadas e reais, alterações nos orçamentos e assim por diante, o que permitiria ao gestor fazer uma melhor gestão estratégica dos custos . Além de criar políticas de viagens adequadas, que realmente vão ajudar a colocar as despesas de viagens corporativas sob controle.
Se mesmo com os dados à sua disposição você tiver dúvidas na tomada de decisões, a empresa de gestão de viagens está aí para ajudá-lo. Os especialistas poderão usar sua experiência para guiá-lo na melhor direção, embora a palavra final continue com você.
Estabelece uma autonomia controlada
A automatização de processos e demandas tem uma vantagem muito importante e que você provavelmente ainda não conhece. Ela propicia um equilíbrio saudável entre a autonomia dos colaboradores e o controle do gestor de compras.
Sua empresa pode adotar softwares de gestão de viagens que possibilitam ao próprio colaborador que vai viajar fazer as solicitações das compras necessárias (passagens, hospedagem, traslados).
Porém, essas solicitações passam por um fluxo de aprovação, que compara as compras com as políticas de viagem da empresa. Assim, se algum item contrariar os parâmetros estabelecidos, a compra não é autorizada.
Para completar, como o fluxo de aprovação é automatizado, ou seja, o gestor não precisa empregar seu tempo analisando pessoalmente cada solicitação.
Concentra todos os gastos de viagem em um lugar só
A organização é um fator muito importante para a eficiência e, portanto, vale a pena usar uma ferramenta para concentrar toda a informação sobre gastos em um único lugar. Se essa é uma boa prática até mesmo para as despesas pessoais, não poderia ser diferente com as despesas de viagens corporativas!
Gera relatórios personalizados
Quando você deixa um colaborador encarregado de produzir os relatórios de viagem (RDV), está perdendo produtividade da equipe, porque a produção de relatórios em si é uma atividade que ocupa muito tempo, mas não agrega valor. O que interessa realmente é o uso da informação contida nos relatórios para a tomada de decisões coerente, como você já viu.
Felizmente, existem tecnologias capazes de gerar relatórios, tabelas e gráficos com apenas alguns cliques. Porém, essa não é a melhor parte. A grande vantagem, de fato, é que os relatórios podem ser personalizados de várias maneiras. Assim, você tem acesso às informações que realmente importam, não ficando limitado a relatórios genéricos e superficiais.
Fica ainda melhor quando esses relatórios estão nas mãos da empresa de gestão de viagens, porque esses profissionais sabem como interpretar os relatórios para extrair insights relevantes. Assim, os relatórios realmente fazem a diferença para implementar melhorias constantes nas viagens corporativas da sua
organização.
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Soluções tecnológicas que sua empresa pode adotar
Agora que você conhece as principais vantagens de automatizar processos e demandas de viagens corporativas, provavelmente está se perguntando quais são as ferramentas que sua empresa pode adotar. Aqui estão algumas sugestões de soluções.
OBT
Online Booking Tool, ou OBT de turismo, é uma solução para que os colaboradores realizem o próprio agendamento de viagens online. Uma boa ferramenta de OBT permite a criação de parâmetros, seguindo as políticas da empresa, para evitar que o selfbooking leve a um descontrole nas despesas de viagens corporativas.
Aplicativos móveis
A ideia de adotar um aplicativo para organizar viagem é aumentar a conveniência dos processos e demandas e, portanto, torná-los mais eficientes. O OBT, por exemplo, pode ser implementado na forma de um app que os seus colaboradores terão no próprio smartphone. Assim, o selfbooking é muito mais ágil.
Os aplicativos também podem ser úteis durante a viagem, para que o colaborador possa registrar seus gastos e, assim, produzir um relatório de despesas mais preciso. Existem até aplicativos que permitem digitalizar os recibos, o que é bem mais prático do que guardar os papéis, além de facilitar o processo de reembolso das diárias.
Business intelligence
Business Intelligence, ou BI, é um processo focado em informação para dar suporte à gestão. Ele envolve 4 ações básicas: coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento. Pode usar informações internas, da própria empresa (por exemplo, sobre o seu histórico de gastos corporativos com viagens corporativas) ou externas, do mercado.
Devido à sua complexidade, Business Intelligence vem em geral acompanhado por Big Data, que são as soluções pensadas para lidar com grandes volumes de dados.
Mas lembramos que você não precisa providenciar sozinho a implementação de tecnologias na sua empresa. Em vez disso, pode optar pela contratação de uma empresa de gestão de viagens, que fornece toda a infraestrutura tecnológica para otimizar os processos.
Sem dúvidas, essa é uma alternativa mais eficiente, já que, em vez de obter somente a ferramenta, você terá todo o suporte para garantir que as viagens da sua empresa sejam planejadas e executadas corretamente. Assim, é possível sistematicamente reduzir as despesas, sem comprometer outros fatores importantes, como o bem-estar de seus colaboradores.
Como implementar a automatização de processos na sua empresa
Identificação e Mapeamento de Processos
O primeiro passo para a automatização é realizar uma análise detalhada dos processos existentes na empresa, que envolve a identificação de cada etapa do processo, os responsáveis por cada tarefa, os documentos e informações envolvidas, os tempos de execução e os pontos onde podem ocorrer gargalos ou ineficiências.
O mapeamento visual, como fluxogramas, pode ser uma ferramenta útil para entender o fluxo completo do processo e identificar oportunidades de melhoria e automação.
Definição de Objetivos da Automatização
Após o mapeamento, é importante definir os objetivos que se deseja alcançar com a automatização. Esses objetivos podem incluir a redução de custos operacionais, o aumento da eficiência e da produtividade, a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços, a diminuição de erros humanos, a otimização do tempo dos colaboradores para tarefas mais estratégicas ou a melhoria da experiência do cliente.
Ter objetivos claros ajudará a direcionar a escolha das ferramentas e a medir o sucesso da implementação.
Escolha de Ferramentas e Tecnologias Adequadas
Com os processos mapeados e os objetivos definidos, o próximo passo é selecionar as ferramentas e tecnologias que melhor se adequam às necessidades da empresa e aos processos a serem automatizados.
Existem diversas opções disponíveis, desde softwares de Robotic Process Automation (RPA) para tarefas repetitivas, plataformas de Business Process Management (BPM) para fluxos de trabalho complexos, sistemas de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning para tarefas que exigem análise de dados e tomada de decisão, até ferramentas específicas para áreas como marketing, vendas e atendimento ao cliente.
É importante considerar a integração com os sistemas já existentes na empresa para garantir um fluxo de dados eficiente.
Implementação Gradual e Treinamento dos Colaboradores
A implementação da automatização deve ser realizada de forma gradual, começando por processos mais simples ou com maior potencial de retorno. Todos os colaboradores precisam ser envolvidos desde o início, explicando os benefícios da automação e como ela afetará seus trabalhos.
O treinamento adequado é vital para que os funcionários possam utilizar as novas ferramentas e se adaptar aos novos processos.
Monitoramento de Resultados e Ajustes Contínuos
Após a implementação, é essencial monitorar os resultados da automatização, comparando os indicadores de desempenho (KPIs) definidos nos objetivos iniciais.
Isso permitirá identificar se os resultados esperados estão sendo alcançados e se há necessidade de realizar ajustes ou otimizações nos processos automatizados.
Automatização da Gestão de Viagens Corporativas
1. Implementação de um Software de Gestão de Viagens
O ponto de partida para automatizar a gestão de viagens corporativas é a adoção de um software especializado. Essa plataforma centraliza todas as etapas do processo de viagem, desde a solicitação e aprovação, passando pela reserva de voos, hotéis e carros, até o gerenciamento de despesas.
Um bom software de gestão de viagens oferece funcionalidades como catálogos de fornecedores integrados, políticas de viagem configuráveis e fluxos de aprovação personalizáveis, facilitando a organização e o controle das viagens.
2. Integração com Cartões Corporativos e ERP
Integrar o software de gestão de viagens com os com os sistemas de cartões corporativos e o sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) da empresa, irá agilizar o lançamento e a conciliação de gastos com viagens.
Essa integração automatiza a captura das transações realizadas com os cartões corporativos e o lançamento das despesas no sistema financeiro, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando erros.
3. Definição de Políticas de Viagem e Fluxos de Aprovação Automatizados
A automação da gestão de viagens permite a definição clara e a aplicação consistente das políticas de viagem da empresa.Assim, é possível configurar regras para limites de gastos, classes de voo e categorias de hotéis, garantindo a conformidade com as diretrizes estabelecidas.
A automatização dos fluxos de aprovação garante que as solicitações de viagem sejam encaminhadas aos responsáveis de forma eletrônica e que as aprovações sejam registradas de maneira eficiente, agilizando o processo e mantendo o controle.
4. Automação da Geração de Relatórios e Monitoramento de Gastos
A automatização da geração de relatórios de despesas e o monitoramento em tempo real dos gastos com viagens proporcionam uma visão clara e atualizada dos custos das viagens corporativas.
O software de gestão de viagens pode gerar relatórios detalhados por centro de custo, projeto ou período, facilitando a análise e a identificação de oportunidades de economia.
Como a Copastur pode ajudar na automatização de processos da sua empresa
A Copastur pode ajudar na automatização de processos ao oferecer soluções tecnológicas que integram todas as etapas da gestão de viagens corporativas — desde a solicitação e aprovação até o faturamento e prestação de contas.
Com plataformas inteligentes e personalizáveis, a Copastur automatiza tarefas repetitivas, reduz erros manuais e melhora a eficiência operacional. Além disso, proporciona visibilidade em tempo real dos gastos e políticas de viagem, garantindo mais controle, compliance e economia para a sua empresa.
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