Com vasta experiência em gestão de viagens corporativas no Brasil e certificada para dar suporte à realização de eventos corporativos, a Copastur é também especialista na gestão de viagens e despesas de grandes organizações, com soluções customizadas.

Uma das empresas beneficiadas por soluções oferecidas pela Copastur é uma organização norte-americana do estado da Virgínia, com grande presença no mercado de produtos químicos e metais — líder na produção de ácido.

Umas das necessidades dessa companhia era administrar com mais eficiência as despesas corporativas dos funcionários. E, nesse ponto, a Copastur fez grande diferença, levando a relação entre as empresas a se tornar um case de sucesso. Confira como tudo aconteceu!

Expense Management e gestão de despesas corporativas

A empresa não dispunha de um método eficiente para a realizar a prestação de contas dos funcionários, incluindo as despesas decorrentes das viagens corporativas. Sem ferramenta alguma, o controle era feito em planilhas, o que dificultava o efetivo cumprimento de políticas. Havia também a necessidade de conciliar as despesas dos cartões corporativos com o sistema. Foi partindo dessa dificuldade de integração que a relação entre Copastur e a organização norte-americana evoluiu.

Com cerca de 70 cartões de crédito envolvendo os gastos de 70 funcionários, era preciso fazer a prestação de contas separadamente — até mesmo daquelas despesas com papelaria. Isso sem contar que a empresa está presente em diversos outros países, como Argentina, México e Colômbia, o que amplia significativamente a complexidade da gestão das despesas corporativas.

Diante desse cenário, era preciso otimizar o processo de gestão dessas despesas. Para isso, a Copastur ofereceu o Expense Management, um software com funções específicas para ajudar nesse tipo de controle.

O sistema permite listar os gastos, organizando-os a partir de determinados parâmetros como data e local. Tornou-se possível, assim, controlar automaticamente o processo, ainda registrando o histórico das despesas, incluindo viagens corporativas, para posterior análise.

Outro benefício bastante relevante é a possibilidade de mensurar o custo total de uma viagem em uma única Ordem de Serviço. Como sabemos, a informação centrada no lugar certo traz agilidade aos processos, facilitando tanto o planejamento quanto o registro contábil das atividades da empresa.

O funcionamento desse sistema pode ser divididos em 3 etapas:

  1. solicitação: colaborador indica motivo e valores para adiantamento;
  2. aprovação: sendo aprovado, a empresa efetua o pagamento no modelo por ela adotado;
  3. prestação de contas: a prestação de contas fica disponível para salvar informações e finalizar o processo.

Com o sistema devidamente implementado, diretores e gestores passaram a ter acesso às informações sobre todas as despesas em deslocamentos corporativos, conhecendo inclusive a média de gastos em cada cidade — quilometragem percorrida, custos com combustível e pedágio, entre outros. Com essas informações em mãos, foi possível traçar uma política melhor quanto aos gastos, bem como responder com mais precisão aos investidores.

Resultados alcançados com o Expense Management

A empresa atendida pela Copastur conseguiu reduzir drasticamente o tempo gasto no controle das despesas corporativas, otimizando desde a prestação de contas até a aprovação e o respectivo pagamento.

Também conseguiu mais aderência para as políticas de alimentação e para a quilometragem rodada pela equipe comercial. É importante salientar que os gastos de todas as empresas do grupo na região sul-americana foram controlados e não apenas os das brasileiras.

O contraste entre como tudo funcionava antes e como passou a funcionar é impressionante. Para você ter uma ideia, o processo de prestação de contas, que era mensal, tornou-se quase diário. Sem contar que as políticas de orientação sobre gastos com refeição passaram a ser efetivamente cumpridas.

O grande benefício certamente é poder conciliar os cartões corporativos com o sistema que permite controlar os gastos em viagens.

No processo de conciliação, a partir do arquivo enviado pelo banco com os gastos do cartão de crédito corporativo, o funcionário descreve cada transação e presta contas, inclusive com a possibilidade de inclusão de notas fiscais. Todos os gastos que constam no cartão têm que ser justificados para registro no sistema. Enquanto isso não for feito, a conciliação não é concluída.

Na prática, a fatura de cada cartão se torna um arquivo, que é enviado para o sistema por upload. Os funcionários devem ter uma justificativa para cada despesa, fornecendo a nota fiscal correspondente. Só então o cartão está apto para utilização novamente, ainda existindo a possibilidade de sofrer bloqueio conforme a política de gastos da empresa.

Outro fator de destaque é a vantagem que isso representa para o controle contábil, pois cada despesa fica associada a um tipo de conta (como a conta alimentação ou quilometragem), o que agiliza os processos. No caso da quilometragem percorrida, por exemplo, o controle é apoiado em um eficiente aplicativo com serviço de pesquisa e mapeamento online, levando o funcionário a decidir sempre pelo trajeto mais curto ou mais apropriado.

No final, ambas as partes ganham com o uso do sistema. Por um lado, a empresa otimiza o controle das despesas, por outro os funcionários contam com um processo simplificado, podendo operar inclusive pelo próprio celular.

Apoio de Business Intelligence

Os resultados oferecidos pelo Expense Management estão diretamente relacionados à implementação de Business Intelligence (BI). Essa é uma estratégia que permite organizar com inteligência informações da empresa e de seu mercado, oferecendo uma base de apoio para a tomada de decisões.

Com BI, perguntas importantes para o negócio podem ser respondidas em tempo hábil e com precisão máxima. Por isso, organizações que optam pelo Expense Management podem potencializar seus resultados, alcançando mais controle e agilidade nos processos.

Para as despesas corporativas, através de BI são conhecidos todos os gastos médios por localidade, como despesas com almoço, táxi, estacionamento ou combustível. Com essas informações, antes mesmo das viagens corporativas, a empresa é capaz de mensurar o quanto seus colaboradores tendem a gastar na cidade de destino.

E os resultados não se restringem às viagens. Quanto à política de gastos com refeição, por exemplo, entrará em cena o BI com foco nas necessidades específicas do cliente. Com isso, será possível controlar o impacto gerado por uma mudança na política — como no caso de decidir aumentar de 25 para 35 reais o valor permitido para almoços.

O cálculo de BI indica também os índices de desgaste ou de utilização de determinado material pelo funcionário. Seria possível, por exemplo, conhecer o gastos dos pneus de acordo com a média de quilômetros percorridos e o modelo de carro. Com soluções assim, é possível trabalhar com previsibilidade de gastos, inclusive com percentuais de ajustes, inflação e possíveis aumentos.

Vantagens de adotar gestão de despesas corporativas

Embora a efetiva implementação do Expense Management não seja uma unanimidade entre as empresas, sem dúvida existe bastante interesse quanto ao uso da ferramenta para melhorar a gestão das despesas corporativas, com efetivo controle dos gastos de cada funcionário e economia para a organização.

A empresa norte-americana relata que já tinha conhecimento da ferramenta no mercado, mas foi a apresentação comercial da Copastur que deu o estímulo necessário, evidenciando o potencial do software nesse controle. Antes dessa novidade, o custo das viagens era tido como difícil de mensurar. Mas essa realidade muda com a chegada da ferramenta, que, aliás, não se restringe às despesas de viagens, podendo abarcar toda espécie de gasto.

Imagine que um colaborador em trânsito precisa visitar um cliente e, para isso, percorre um determinado trajeto em quilômetros, bem como paga estacionamento, pedágios e, claro, sua alimentação. Todas essas quantias são relativas à vida corporativa, devendo ser relatadas na prestação de contas para o devido reembolso.

Com a grande demanda de informações sobre as viagens de cada funcionário (incluindo os recibos que vão embasar os ressarcimentos de acordo com a política da empresa), costuma ser bastante complexo administrar tudo isso sem contar com uma ferramenta para trazer eficiência.

Com o sistema Expense, a gestão fica organizada em etapas bem definidas, com as despesas sendo recebidas, classificadas e devidamente explicadas, passando para um fluxo de aprovação. Depois, já no setor financeiro, os depósitos são feitos seguindo estritamente essas informações.

Por fim, vale lembrar que os colaboradores ainda podem contar com a facilidade de informar os valores usando seus próprios smartphones, desde que conectados à internet. Alguma dúvida da praticidade desse processo?

Como você viu, a parceria entre Copastur e a empresa norte-americana mostra que alguns processos podem ser otimizados, beneficiando instituições e colaboradores. Então, o que ainda está esperando para entrar em contato conosco? Descubra como podemos aprimorar a gestão de processos na sua empresa!

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