Fornecedores para eventos: guia completo para organizadores

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Os fornecedores para eventos são responsáveis por disponibilizar os recursos e serviços necessários para que uma conferência, reunião ou feira de negócios tenha sucesso. Estes prestadores são essenciais para garantir a segurança e a higiene do local do evento, além de fornecer apoio logístico e operacional. 

Ao escolher fornecedores de confiança, os organizadores podem deixar os detalhes operacionais aos cuidados da empresa contratada. Assim, é possível se concentrar em outras tarefas estratégicas, como a comunicação com os convidados e a gestão do conteúdo do evento.

A verdade é que selecionar fornecedores para eventos corporativos sem levar em consideração alguns critérios essenciais pode fazer com que você se equivoque (ou mesmo seja enganado). E isso pode trazer grandes dores de cabeça. 

Neste artigo, vamos falar sobre os fornecedores para eventos, abordando tópicos, que envolvem os principais tipos de prestadores, como escolher e manter um bom relacionamento. Continue a leitura!

Leitura recomendada: Como reduzir custos em eventos ao escolher fornecedores preferenciais?

O que é um fornecedor de eventos?

Um fornecedor de eventos é uma empresa ou profissional que presta serviços essenciais para a realização de um evento. Eles são responsáveis por fornecer produtos e serviços específicos que ajudam a criar e executar um evento com sucesso. 

Esses fornecedores abrangem uma ampla gama de categorias, incluindo:

  • Catering;
  • Decoração;
  • Equipamentos de som e iluminação;
  • Locação de mobiliário;
  • Produção audiovisual;
  • Segurança;
  • Entre outros.

Quais são os tipos de fornecedores para eventos corporativos?

Locação de Espaço

A depender do tipo de evento corporativo, há uma série de fornecedores que oferecem o serviço de locação de espaço. Os principais são:

Hotéis e centros de convenções

São ideais para grandes conferências e seminários, oferecendo comodidades como salas de reuniões equipadas, serviços de catering e acomodações. 

Espaços corporativos e salas de conferências 

São perfeitos para eventos menores e mais formais, proporcionando um ambiente profissional e equipado com tecnologia audiovisual básica. 

Espaços ao ar livre e alternativos

Eventos mais informais ou que desejam um toque de inovação podem ser realizados em espaços ao ar livre ou em locais alternativos, como galerias de arte e pátios, que oferecem uma atmosfera única e memorável.

Leia também: 8 dicas para acertar na escolha do local de um evento corporativo

Serviços de Catering

Os serviços de catering são responsáveis por fornecer alimentos e bebidas de qualidade, além de toda a estrutura necessária para garantir a alimentação em eventos, como utensílios domésticos, ingredientes, equipamentos, mão de obra e até mesmo a limpeza. As empresas envolvem:

Buffets 

Oferecem uma ampla variedade de opções, desde pratos principais até sobremesas, atendendo a diferentes paladares e restrições alimentares. 

Serviços de coquetel

São especializados em fornecer bebidas alcoólicas e não alcoólicas, além de aperitivos elegantes, perfeitos para eventos de networking. 

Food trucks e estações de comida 

Este tipo de serviço em eventos corporativos proporciona uma experiência gastronômica diferenciada e divertida, sendo uma escolha popular para eventos mais descontraídos e ao ar livre.

Audiovisual e Tecnologia

Os fornecedores de audiovisual e tecnologia garantem que a apresentação e a comunicação durante o evento ocorram sem problemas. Equipamentos de som e iluminação são essenciais para que palestras, apresentações e entretenimento sejam vistos e ouvidos com clareza, proporcionando uma experiência imersiva para os participantes. 

Saiba mais: Como Fazer Programação de Evento e Criar a Melhor Experiência?

Decoração e Ambientação

Empresas de design de eventos e decoração transformam espaços comuns em ambientes temáticos e atraentes. Eles cuidam da estética geral do evento, escolhendo cores, temas e elementos decorativos que alinhem com a marca e os objetivos do evento. 

Fornecedores de mobiliário, estruturas e cenografia proporcionam itens essenciais, como mesas, cadeiras, tendas e palcos, criando um ambiente confortável e funcional para os participantes. 

Entretenimento e Atividades

Fornecedores de entretenimento e atividades adicionam um elemento de diversão e engajamento aos eventos corporativos. Nesta categoria, entram os músicos e bandas e também os palestrantes e moderadores e os mestres de cerimônia.

Logística e Transporte

Na categoria de transporte, entram serviços como:

  • Empresas de transporte: oferecem soluções como aluguel de vans, ônibus e carros para facilitar o deslocamento dos participantes;
  • Serviços de armazenamento e logística: cuidam do transporte e montagem de equipamentos, materiais promocionais e estruturas, assegurando que todos os itens estejam prontos e disponíveis quando necessário.

Segurança e Atendimento Médico

Empresas de segurança privada fornecem profissionais treinados para monitorar o evento, controlar acessos e lidar com quaisquer incidentes de segurança.  

Já as organizações que oferecem serviços médicos e de emergência garantem a presença de profissionais de saúde capacitados para oferecer primeiros socorros e atender a emergências médicas.

Materiais Gráficos e Brindes

Aqui podemos citar as empresas de:

  • Design e impressão: são as empresas que produzem itens como credenciais, banners, programas e folhetos, que são essenciais para a organização e comunicação visual do evento. 
  • Brindes corporativos: empresas que vendem produtos como canetas, cadernos, e outros itens personalizados, que são distribuídos aos participantes, servindo como lembranças tangíveis e reforçando a marca da empresa. 

Consultoria e Gestão de Eventos

Consultores e planejadores de eventos são profissionais especializados que ajudam na organização, execução e gestão de todos os aspectos do evento. Eles oferecem serviços de planejamento estratégico, coordenação e gerenciamento de fornecedores, garantindo que tudo esteja alinhado com os objetivos e expectativas do cliente. 

Como escolher os fornecedores para eventos?

1. Pesquise em sites de eventos e nas redes sociais

    Sabia que na internet existem diversos portais de eventos especializados em indicar fornecedores para a prestação dos mais diversos tipos de serviço? O melhor é que a busca pode ser refinada por região, agilizando bastante o processo. Assim, você pode entrar em contato apenas com aquelas empresas que fazem o fornecimento mais próximo de sua empresa ou do local escolhido para sediar o evento. Esse fator pode ser determinante para o sucesso da organização, já que diminui o risco de atrasos na entrega dos produtos.

    As redes sociais também são uma ótima ferramenta na busca por fornecedores de qualidade, pois há muitos grupos organizados exatamente com esse propósito. Lá, então, você pode encontrar boas indicações e referências sobre qualquer tipo de serviço ou empresa. Além disso, você ainda pode identificar ótimas informações de serviços já prestados por determinado fornecedor e as opiniões a respeito da satisfação dos clientes.

    2. Busque referências na internet e com conhecidos

      Geralmente, é possível ter acesso a depoimentos de pessoas ou empresas que já contrataram os serviços nos próprios sites dos fornecedores. Mas outra possibilidade de avaliar a qualidade do serviço é o Reclame Aqui. Nele, consumidores e clientes podem relatar situações de mau atendimento ou problemas com a prestação do serviço. A empresa é procurada pelos desenvolvedores da plataforma, podendo então se defender. 

      Como as informações das reclamações são públicas, você pode fazer uma busca rápida, simplesmente digitando o nome de cada fornecedor, a fim de conferir se há alguma queixa sobre os serviços.

      Além disso, se você já participou de algum evento corporativo anteriormente ou mesmo foi a um casamento que tinha um serviço de buffet excelente, por exemplo, não hesite em escrever ou ligar perguntando sobre o fornecedor e a qualidade do serviço. Indicações assim costumam ser as mais confiáveis, pois vêm de quem efetivamente experimentou os serviços e pode dar um feedback honesto, recomendando ou não.

      3. Faça vários orçamentos e analise as propostas com cuidado

      Por mais que algum fornecedor ofereça um preço extremamente atrativo, jamais deixe de lado a busca por outras empresas que ofereçam o mesmo tipo de serviço. Isso fará com que você não gaste excessivamente com nenhum fornecedor. 

      Analise cada proposta recebida minuciosamente, a fim de verificar se o pacote de serviços cabe no que você está buscando para o evento. E atenção: tenha em mente que nem sempre o fornecedor mais barato é necessariamente a melhor escolha! Observe o que cada empresa oferece e opte pela oferta com o melhor custo-benefício.

      Além disso, jamais fique com qualquer dúvida pendente sobre o serviço prestado por determinado fornecedor. Faça todas as perguntas que considerar necessárias, seja por e-mail, por telefone ou, se tiver a oportunidade, até pessoalmente.

      Aliás, a agilidade na resposta já pode ser vista como um bom (ou mau) indicativo da idoneidade da empresa fornecedora. Sanadas as dúvidas, tendo escolhido os fornecedores, é importantíssimo que tudo o que foi acordado seja oficialmente firmado. 

      Esse documento deve prever, inclusive, as cláusulas de quebra de contrato e suas consequências. Essa é a maneira mais segura de proteger sua empresa contra eventuais contratempos.

      Leia também: 4 Dicas Para Aprender a Gerenciar Contratos com Fornecedores

      4. Procure se certificar pessoalmente da qualidade do serviço

      Se você é o responsável pela organização do evento corporativo, após contatar os diversos fornecedores necessários para sua realização, agende uma visita às empresas que parecerem ser as melhores. Conversar pessoalmente com o responsável pela prestação do serviço pode ser muito vantajoso, inclusive na hora de conseguir um bom preço. Mas a intenção é mesmo comprovar a qualidade dos serviços.

      Se o evento contar com um serviço de buffet, por exemplo, agende uma prova do que será servido no dia, para atestar a qualidade e o sabor dos pratos oferecidos. O mesmo vale para a contratação de um DJ ou de uma banda. Peça ao menos que eles enviem o setlist com o que pretendem tocar no dia do evento. Assim, você pode se certificar de que a seleção é mesmo adequada.

      Como melhorar o relacionamento com os fornecedores de eventos

      1. Alinhe os processos

      Antes de qualquer coisa, é imprescindível que sua empresa e os fornecedores estejam na mesma página, pois isso será a base de tudo o que virá a seguir.

      Para tanto, a negociação deve ser completa e bem estruturada, permitindo que os processos estejam alinhados desde o início.

      Por isso, a organização pré-evento é tão importante. Monte planilhas com tudo o que for necessário para a ocasião. Com essas informações em mãos, fica mais fácil saber o que exigir dos fornecedores, o que será um adicional e o que não pode de jeito nenhum ficar de fora.

      O alinhamento dos processos permite que o relacionamento com fornecedores para eventos comece com o pé direito. Dessa forma, o que vier pela frente deverá acontecer com maior dinamismo e eficiência. Para que a relação seja duradoura, a negociação deve ser benéfica e vantajosa para ambos os lados.

      2. Alinhe as expectativas e estude as condições oferecidas

      No momento da primeira conversa com um fornecedor em potencial, você deve saber o que quer para seu evento. A empresa em questão é capaz de fornecer isso? Se não, o que ela oferece em troca? Atente-se aos detalhes, especialmente no que diz respeito a formas de pagamento, prazos e quantidades.

      Como acontece com qualquer contrato, as informações devem ser destrinchadas, para que não surjam surpresas desagradáveis.

      O evento tem uma organização rigorosa a cumprir e o fornecedor deve ser capaz de acompanhar essa demanda. Portanto, analise cuidadosamente as condições oferecidas, a fim de acomodá-las no planejamento da ocasião.

      3. Busque por diferenciais

      Hoje, praticamente toda empresa antenada com o atual momento do mercado e do público organiza eventos corporativos. De que maneira o seu vai se destacar? Os fornecedores são grandes aliados no que diz respeito a oferecer diferenciais e inovações para a equipe e para os convidados do grande dia, fazendo com que o evento seja inesquecível.

      A tecnologia, por exemplo, pode ser um diferencial na forma como sua mensagem é transmitida ao público e também na inovação do evento. Mais ainda, recursos modernos aprofundam a interação dos participantes com tudo o que acontece no evento.

      Por isso, o alinhamento do fornecedor com a empresa não deve ser apenas quanto aos processos, mas também quanto à cultura organizacional e ao perfil do seu negócio.

      Dessa maneira, o fornecedor compreende melhor o que você e seu público valorizam e, então, se torna capaz de oferecer diferenciais relacionados.

      4. Fortaleça a comunicação

      Um diálogo forte e honesto é a base para qualquer tipo de relacionamento, seja em nossas vidas pessoais ou no mundo corporativo.

      Portanto, não deixe de buscar essa qualidade nos fornecedores para eventos. Quando a comunicação é eficaz, o planejamento, a execução, o pós-evento e os realinhamentos para as próximas ocasiões são aprimorados.

      Comunicação gera confiança. Imprevistos e complicações de última hora podem acontecer em qualquer evento, mas é fundamental saber que há um fornecedor capacitado pronto para agir e evitar que o problema se espalhe e afete a experiência dos participantes.

      Portanto, inclua os fornecedores nas reuniões e priorize as empresas que oferecem diversos canais de comunicação e que contem com um excelente suporte e atendimento.

      5. Seja organizado

      Contar com um checklist de eventos é fundamental para  ter uma visão ampla do que virá pela frente e de todos os passos necessários para garantir o sucesso do evento.

      Quanto ao relacionamento com fornecedores, a organização permite que quaisquer inconsistências ou gargalos sejam detectados com a maior antecedência possível e, portanto, sejam solucionados antes que se tornem problemas.

      Descobriu que a empresa responsável pelas mesas e cadeiras não terá estoque suficiente no dia do evento? Com uma organização bem feita e completa, dá tempo de trocar de fornecedor ou de encontrar um segundo parceiro para complementar o número necessário.

      Além disso, uma boa organização permite que você se mostre um bom cliente, algo fundamental para o relacionamento com o fornecedor. O respeito aos prazos exigidos vale para as duas empresas, e é muito importante para uma parceria bem-sucedida entre elas.

      O parceiro deve saber com antecedência, por exemplo, a quantidade de cadeiras de que você vai precisar e quando elas deverão ser entregues. O número exato pode ser informado de modo antecipado se houver uma boa organização da lista de confirmações.

      Saiba mais: Fornecedores de Eventos — Como a Escolha Impacta os Seus Resultados?

      Qual a importância de ter bons fornecedores para eventos?

      Contratar fornecedores experientes e especializados oferece diversas vantagens significativas na organização de eventos. Em termos de redução de custos, por já possuírem contato com parceiros e locais, eles conseguem negociar o valor e até mesmo obter descontos.

      Outra vantagem é que essas empresas possuem experiência e conhecimento sobre a logística do processo, o que  ajuda a evitar problemas e dores de cabeça durante a organização.

      Sem contar que fornecedores especializados podem ajudar a planejar e organizar todos os detalhes do evento, desde a escolha do local até a decoração e o buffet, tornando mais fácil a gestão do evento e garantindo que tudo ocorra de forma profissional e eficiente.

      Agora que você já sabe quais são e como escolher os fornecedores, aproveite para conhecer a área de consultoria e eventos da Copastur e tenha sucesso no seu evento!

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