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A política de eventos corporativos é um instrumento fundamental para padronizar, organizar e garantir a eficiência na realização de eventos, garantindo que cada ação, seja ela uma conferência, seminário ou confraternização da empresa, esteja alinhada com a visão e os valores da organização.
Ela não só otimiza o uso de recursos e minimiza riscos do evento, mas também fortalece a imagem da marca e garante um retorno claro sobre o investimento. Dessa forma, sem diretrizes claras, a organização de eventos pode se tornar um processo caótico, com decisões inconsistentes e desperdício de tempo e dinheiro.
Assim, uma política formaliza os padrões de qualidade, os procedimentos de aprovação, os orçamentos e as responsabilidades, transformando o que poderia ser uma dor de cabeça logística em uma vantagem competitiva. Sendo portanto, uma ferramenta que assegura que todos os envolvidos, do planejamento à execução, estejam na mesma página, trabalhando para o mesmo objetivo: o sucesso do evento e da empresa.
Neste texto, vamos explorar os principais elementos de uma política de eventos corporativos, sua importância para o sucesso das ações institucionais e como implementá-la de forma eficaz na rotina da empresa. Acompanhe!
O que é uma política de eventos corporativos?
Uma política de eventos corporativos é um documento estratégico que define normas, processos e responsabilidades relacionados à organização, execução e avaliação de eventos promovidos por uma empresa.
Ela abrange desde a definição dos objetivos de cada evento — como fortalecer relacionamento com stakeholders, fazer o lançamento de produtos, treinar equipes ou celebrar conquistas — até aspectos práticos como escolha de fornecedores para o evento, logística do evento, comunicação, gestão de riscos e conformidade legal.
Ao estabelecer regras claras para aprovações, responsabilidades e critérios de seleção, a política assegura que os eventos estejam alinhados com os valores e metas organizacionais (definidas no planejamento estratégico), promovam a imagem institucional e contribuam para o fortalecimento da cultura interna. Além disso, o documento inclui mecanismos para avaliação de resultados e coleta de feedback, permitindo a melhoria contínua dos processos
Outro ponto importante é que essa política estabelece os papeis e responsabilidades entre as áreas envolvidas — como marketing, recursos humanos, financeiro e logística —, o que evita sobreposição de tarefas, reduz falhas de comunicação e garante maior previsibilidade no planejamento.
Qual a importância de estabelecer uma política de eventos?
Para que um evento seja realmente um sucesso e traga o retorno esperado pela empresa, é importante determinar detalhadamente as diretrizes que irão orientar toda a criação da ação. Só assim será possível controlar ao máximo as questões que surgirem, evitando imprevistos, equívocos e estouros de orçamento.
É exatamente esse o objetivo do estabelecimento de uma política de eventos! Quando bem estruturado, esse documento descreve, orienta e determina com detalhes todas as questões referentes à criação, à organização e à estruturação dos eventos corporativos. O resultado? Eventos de sucesso, que cumprem totalmente os objetivos para os quais foram criados, trazem retornos financeiros e respeitam o orçamento previamente determinado.
O que uma política de eventos deve ter?
Quer saber o que deve ser levado em consideração na hora de criar uma política de eventos para que esse documento seja realmente eficaz? Então confira a partir de agora os pontos principais!
Traçar objetivos claros
Eventos corporativos podem ser estruturados com os mais diferentes fins: promover um melhor relacionamento e engajamento dos colaboradores, celebrar datas comemorativas ou o alcance das metas corporativas anuais, fidelizar clientes antigos, prospectar novos consumidores, fechar parcerias e acordos com fornecedores, ampliar o networking, entre muitos e muitos outros.
Como não poderia deixar de ser, dependendo do que se deseja alcançar com o evento, a oferta da empresa pode mudar completamente de figura. Pensando nisso, a política deve prever com exatidão como deve se dar a definição dos objetivos de cada ocasião. Nesse sentido, perguntas como o que, quando, onde, por que e como podem ser de grande auxílio. Respondendo a essas questões antes mesmo de começar o planejamento, as ações necessárias para que a iniciativa seja um sucesso ficarão muito mais claras!
Determinar a frequência
A política de eventos também deve esclarecer com exatidão a frequência com que os eventos corporativos deverão acontecer. Será que é melhor planejar anualmente (como uma festa de final de ano), a cada semestre ou 3 vezes ao ano?
Determinar na política a periodicidade dos eventos permite que a equipe responsável pela organização possa se planejar, dividir tarefas e agir com uma antecedência viável para que tudo corra bem. Além do mais, também é interessante tentar determinar algumas diretrizes para o planejamento de eventos de última hora. Afinal, nunca se sabe quando será necessário celebrar ou oferecer algo que não estava previsto, não é mesmo?
Selecionar datas estratégicas
A seleção de datas para eventos corporativos é praticamente uma arte. Embora à primeira vista não pareça, pode acreditar: essa é sim uma questão estratégica. Quando mal escolhidas, as datas podem simplesmente arruinar um evento por dificultar o comparecimento dos convidados.
Assim, uma política de eventos deve orientar sobre a seleção de datas estratégicas para essas ações: em datas comemorativas, como Natal ou Páscoa? Ao final de cada ano, a fim de comemorar os resultados atingidos e premiar colaboradores que se destacaram? A cada lançamento de produto ou serviço? Semestralmente, para os clientes fieis? É bom pensar direitinho sobre o assunto.
Estruturar o planejamento
Evento de sucesso é aquele planejado com a máxima antecedência possível. Afinal, são inúmeras as questões a serem determinadas e resolvidas para que tudo corra bem. E é imprescindível ter tempo suficiente para isso!
Com esse alerta em mente, vale estruturar cuidadosamente já na política de eventos a antecedência ideal para o planejamento dos eventos da companhia. Nesse tópico podem estar contemplados, por exemplo, os prazos máximos para a contratação de serviços, o aluguel de espaços e a busca por atrações.
Pensar na divulgação
De nada adianta planejar um evento incrível se ninguém ficar sabendo que ele acontecerá, não é verdade? Por isso, a política de eventos pode delinear como a equipe responsável pelo marketing e pela divulgação das ações deve proceder.
Por quais meios os convidados serão avisados? Como se dará a promoção do evento nas redes sociais e nas mídias impressas? Quais são as diretrizes para a criação de logos e da arte gráfica de banners e folders? Como pedir a confirmação de participação (RSVP)? Tudo isso (e muito mais) deve estar especificado no documento.
Ajustar diretrizes ao orçamento
Obviamente, cada empresa tem suas limitações financeiras e determinado budget destinado à organização dos eventos corporativos. E é claro também que esses valores devem estar muito bem esclarecidos na política de eventos!
Só com essa diretriz é que a equipe organizadora pode agir para adequar a ação ao orçamento disponível. Do contrário, estouros de limites financeiros (que, aliás, acontecem até mesmo em eventos altamente bem estruturados) acabam se tornando frequentes e prejudicando seriamente o alcance dos resultados.
Esclarecer ações posteriores
Embora sejam negligenciadas por muitas empresas, as ações pós-evento são extremamente importantes quando se trata de oferecer experiências cada vez melhores e mais alinhadas tanto ao que a empresa quer quanto ao que os convidados esperam.
Pedidos de feedback e para responder uma pesquisa de satisfação do evento, mensagens de agradecimento aos convidados que compareceram ou até mesmo criação de páginas para compartilhamento de fotos tiradas durante a ação: as ações pós-evento ajudam a estreitar os laços com os convidados, a melhorar pontos fracos e corrigir equívocos e falhas. Justamente por isso, a política de eventos também deve esclarecer como essas ações deverão ser estruturadas e colocadas em prática.
Como elaborar uma política de eventos da empresa?
Para elaborar uma política de eventos corporativos eficaz, comece definindo os objetivos que devem ser alcançados, como promoção da marca, engajamento de funcionários ou geração de leads, e o tipo de evento corporativo que será realizado.
Em seguida, estabeleça um orçamento detalhado e um processo claro para aprovação de despesas. É importante determinar as responsabilidades de cada departamento ou indivíduo envolvido, desde o planejamento até a execução e avaliação.
Inclua diretrizes para a seleção de fornecedores, segurança, aplicação do conceito de sustentabilidade em eventos e conformidade legal (por exemplo, privacidade de dados e licenciamento de eventos).
Por fim, crie um sistema para avaliar o sucesso dos eventos pós-realização, usando métricas predefinidas para garantir que os objetivos foram atingidos e para identificar oportunidades de melhoria contínua.
Como a Copastur pode ajudar na gestão de eventos das empresas?
A Copastur, através de sua Agência Aquarela, oferece soluções completas para a gestão de eventos, desde o planejamento inicial até a execução e o pós-evento.
Um diferencial da Aquarela é que ela é focada em brand experience e live marketing, o que permite transformar eventos e ativações em experiências emocionais e criativas, que conectam marcas e pessoas. Assim, cada detalhe é cuidadosamente planejado e executado, proporcionando eventos memoráveis e eficientes.
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