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O Back-office é indispensável para o sucesso e o funcionamento de qualquer instituição e diz respeito a todas as atividades que acontecem nos bastidores de um negócio.
Para gestores de viagens e eventos corporativos, compreender e otimizar as atividades internas de back office é essencial para controlar despesas, garantir conformidade com as políticas e proporcionar uma experiência fluida para os colaboradores e participantes.
As atividades da área abrangem desde a conferência de reservas e faturamentos até o tratamento de dados, relatórios e suporte administrativo, garantindo que cada detalhe operacional esteja alinhado com os objetivos do negócio.
Ao concentrar esforços nesses processos, gestores podem antecipar desafios, minimizar erros e acelerar a tomada de decisões baseada em informações precisas.
Investir na organização e automação do back office permite aos gestores de viagens e eventos não só economizar tempo e recursos, mas também focar em aspectos estratégicos que impactam diretamente a produtividade e a satisfação das equipes envolvidas.
Se você deseja se aprofundar no conceito de back office e saber como aplicá-lo às áreas de viagens corporativas e eventos, neste texto iremos abordar todos esses itens. Continue a leitura!
O que é back-office?
O back-office é a parte da empresa invisível aos olhos dos clientes. Ou seja, é composto por processos internos e administrativos imprescindíveis para o andamento de um negócio — independentemente do seu segmento — e para que os processos fluam sem problemas. Faz parte do back-office setores como:
- Financeiro;
- Compras;
- Recursos Humanos;
- Estoque e Logística;
- Viagens e Eventos;
- Entre muitos outros.
Mesmo que muitos não conheçam o termo, o back-office sempre existiu e continuará fazendo parte das empresas. À medida que a instituição cresce, é necessário o suporte de uma equipe maior para gerenciar essas operações.
Nos dias de hoje, é praticamente impensável falar dessa área corporativa sem mencionar a integração de softwares que otimizam e automatizam diversas tarefas do setor, como o sistema ERP .
A função desse sistema é ajudar gestores a lidar com os recursos e ativos de uma empresa e encontrar a melhor maneira de usá-los. Com ele, empresas usufruem de agilidade e precisão e ainda evitam erros e atrasos nos procedimentos operacionais.
Além disso, gestores têm mais controle e podem identificar com facilidade, em poucos cliques, praticamente tudo que acontece na corporação e conduzir avaliações de desempenho periódicas que guiam suas tomadas de decisão.
Robusto e completo, o ERP é composto por módulos e extensões que atendem a diferentes segmentos dentro da empresa.
Quais os benefícios de investir em tecnologia de back office?
Investir em tecnologia de back office traz benefícios estratégicos para empresas que buscam mais eficiência, agilidade e inteligência na gestão de processos internos. Ao automatizar tarefas repetitivas e centralizar informações, as empresas reduzem erros, ganham tempo e conseguem tomar decisões mais assertivas. Veja os principais benefícios:
- Automação de processos – elimina tarefas manuais e repetitivas, aumentando a produtividade da equipe.
- Redução de custos operacionais – A redução de custos gera menos retrabalho, menos papelada e melhor uso dos recursos.
- Melhoria na precisão dos dados – informações centralizadas e integradas, diminuindo erros e inconsistências.
- Maior agilidade nas decisões – acesso a relatórios e indicadores em tempo real.
- Melhoria da comunicação interna – integração entre setores e maior colaboração entre equipes.
- Escalabilidade – processos prontos para acompanhar o crescimento da empresa sem perda de eficiência.
- Conformidade e segurança – maior controle sobre dados e aderência às normas regulatórias.
Como o Back office pode ser usado em eventos corporativos?
O back office é fundamental para o sucesso de eventos corporativos, pois garante que toda a operação por trás das câmeras funcione de forma eficiente. Ele envolve processos como gestão de contratos com fornecedores, controle de orçamentos, emissão de notas fiscais, logística de materiais e acompanhamento de pagamentos, permitindo que a equipe de front office foque na experiência dos participantes.
Na prática, o back office também cuida de tarefas como o gerenciamento do credenciamento para evitar filas, o controle de coffee breaks e refeições (catering) para garantir que não falte nada, a coordenação de transporte e hospedagem de palestrantes e convidados, além do follow-up pós-evento, enviando relatórios e pesquisas de satisfação.
Com um back office bem estruturado, é possível evitar imprevistos, otimizar recursos e garantir que cada etapa do evento — do planejamento à execução — seja realizada com precisão e dentro do prazo.
Como o Back office se aplica a viagem corporativa?
Para otimizar o fluxo de viagens corporativas, algumas soluções podem ser integradas ao módulo travel e expense management do back-office e facilitar ainda mais a gestão dos deslocamentos de colaboradores, permitindo maior controle de dados e gastos. O Online Booking Tools (OBT) é um ótimo exemplo dessas extensões.
Um dos maiores desafios do gestor de compras é garantir mais savings nessas movimentações, contribuir para aumentar os lucros da empresa e elevar a eficiência desse departamento.
Nesse sentido, para aprimorar resultados, o OBT é um grande aliado. Ele é um sistema que foi desenvolvido para suprir as necessidades de corporações que possuem colaboradores constantemente em trânsito.
Ele coordena processos sobre aprovação e controle de despesas, fornecedores e políticas de viagens corporativas desenvolvidas pela companhia, com o intuito de aperfeiçoar a performance da gestão de viagens e assegurar maior eficiência e economia.
Quais as vantagens de usar a solução OBT?
Uma prioridade para gestores de compras é saber, verdadeiramente, se estão fazendo boas ou más aquisições. Em relação às viagens corporativas, é importante saber se as passagens ou hotéis escolhidos apresentam bom custo-benefício.
Contar com tecnologia qualificada para automatizar esse processo é vital para ter mais visibilidade, produtividade e assegurar o cumprimento das políticas estabelecidas. Abaixo listamos as 4 principais vantagens dessa solução:
1. Economia de tempo e custos
O sistema OBT viabiliza um domínio superior dos gastos e minimiza situações de despesas de viagens corporativas que estejam fora das políticas determinadas pela instituição.
Essa tecnologia usa dados do mercado e possibilita que gestores negociem melhores taxas, descontos e passagens por meio de uma pesquisa automatizada de preços.
Além do mais, o OBT simplifica e agiliza o processo de aquisição de serviços de viagem — traslados, hotéis corporativos, passagens etc. — de ponta a ponta, proporcionando uma experiência mais inteligente para o funcionário.
2. Mais produtividade e autonomia
Com o OBT, os profissionais de compras não precisam lidar com cada passo do agendamento de uma viagem, que é automatizado pela ferramenta, e podem focar em questões mais estratégicas do setor. A ferramenta é configurada especialmente para atender às políticas e necessidades da empresa.
É possível contar com funções pré-aprovadas, nas quais um funcionário tem liberdade de escolher entre as opções de sua preferência — que já foram selecionadas de acordo com as normas e o orçamento para viagens corporativas.
3. Garante o compliance
Mais uma vez, cumprir as regras internas sobre viagens corporativas é fundamental para reduzir custos e otimizar o fluxo dos deslocamentos.
Como falamos, o OBT é desenhado levando em conta os limites de preço, fornecedores preferenciais e outros fatores relevantes para o negócio. Dessa forma, esse programa atua reforçando a conformidade com as normas (compliance em viagens corporativas) e reduzindo drasticamente erros e prejuízos financeiros.
4. Praticidade
Ferramentas de back-office como o OBT, em geral, podem ser usadas em dispositivos móveis.
Desse jeito, um colaborador em viagem que teve seu voo cancelado ou não conseguiu um meio de transporte para se locomover em determinado local consegue entrar no sistema e buscar por alternativas possíveis e aprovadas pela empresa que resolvam seu problema, independentemente de onde ele esteja, desde que tenha conexão à internet.
O back-office abrange uma série de atividades administrativas em uma empresa, o que inclui as viagens corporativas. Para aprimorar a gestão desses deslocamentos e torná-la mais eficaz e funcional, o OBT é a extensão perfeita para potencializar resultados e assegurar altos savings para o setor.
Como a Copastur ajuda a otimizar o Back office das empresas?
A Copastur ajuda a otimizar o Back office das empresas ao oferecer uma gestão integrada e personalizada de viagens corporativas, eventos e despesas, simplificando processos internos e reduzindo a complexidade operacional.
Por meio de soluções tecnológicas, como o CopasturCard, a empresa facilita o controle e a administração financeira das viagens e eventos, garantindo o cumprimento das políticas corporativas e evitando retrabalhos.
Além disso, a Copastur atua com consultoria especializada, gerenciando recursos e processos de forma transparente, o que permite maior eficiência na alocação de tempo e budget das equipes de apoio.
Conheça agora mesmo as soluções para viagens corporativos e eventos da Copastur e impulsione os resultados da sua empresa!
