O sistema de gestão de viagens é uma ferramenta essencial para otimizar e simplificar todo o processo de planejamento, reserva e controle de viagens corporativas.
O uso de um software especializado não apenas aumenta a eficiência operacional, automatizando tarefas repetitivas e burocráticas, mas também proporciona uma visão abrangente e em tempo real de todas as informações relacionadas às viagens, desde itinerários e reservas até despesas e relatórios.
Neste artigo, iremos trazer uma visão aprofundada dos softwares de gestão, quais são as funções básicas, e o que levar em consideração ao contratar, além de apresentar um estudo de caso do software Expense Management da Copastur. Confira!
Biosfera Copastur: simplificamos suas viagens com ferramentas projetadas e cocriadas para eficiência e comodidade
O que é um software de gestão de viagens?
Um sistema de gestão de viagens, também conhecido como software de viagens corporativas, é uma plataforma tecnológica projetada para facilitar todos os aspectos relacionados às viagens de uma empresa, desde o planejamento e compra das passagens aéreas corporativas, hospedagem e transporte terrestre até a gestão de despesas e conformidade com políticas internas.
Normalmente, esse programa é baseado em nuvem, o que permite aos usuários o acesso e gestão de informações em qualquer lugar e a qualquer momento, sendo altamente flexível e conveniente.
Além disso, essas plataformas costumam se integrar a outros sistemas de negócios, como de contabilidade e recursos humanos. Assim, é possível garantir uma experiência de viagem integrada e sem interrupções para as pessoas colaboradoras da empresa.
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Por que sua empresa precisa de um software de gestão de viagens?
Para você ter uma ideia da importância dessa tecnologia nos tempos atuais, o mercado global de software de gerenciamento de viagens e despesas foi avaliado em US$ 3 bilhões em 2022 e está projetado para atingir US$ 15,7 bilhões em 2032. A previsão é de que a taxa de crescimento anual seja de 18,3%, segundo levantamento da Valuates.
Solução digital
Vale destacar que o setor está em grande expansão devido ao uso de soluções digitais pelas empresas para automatizar e agilizar seus processos de gerenciamento de viagens e despesas. Com o apoio de tais ferramentas, as organizações alcançam:
- Maior produtividade;
- Redução de despesas de viagem;
- Diminuição de trabalho manual operacional;
- Queda no número de erros;
- Entre outros benefícios.
Necessidade de visibilidade e controle
Outro motivo para a crescente demanda de líderes e gestores(as) por softwares de gestão de viagens está na necessidade de maior visibilidade e controle sobre as operações e gastos.
Experiência do usuário e análise de dados
Por fim, a incorporação de novas tecnologias, como inteligência artificial (IA) e análise de dados nessas plataformas, ajuda a oferecer melhores experiências aos usuários nas funcionalidades, assim como gerar insights valiosos sobre os processos para as pessoas gestoras.
Inclusive, conforme pesquisa da PayStream Advisors, a maioria das empresas cita como razões para adotar os softwares de gestão de viagens:
- Dados manuais;
- Ineficiência dos processos;
- Falta de visibilidade das despesas corporativas.
Leia também: Business Intelligence (BI): como promover inovação para sua empresa
Quais são as funções básicas que um software de gestão de viagens precisa ter?
Um sistema de gestão de viagens completo deve oferecer um conjunto abrangente de funcionalidades para otimizar todo o ciclo de vida das viagens corporativas. Entre as funções básicas indispensáveis, podemos destacar as seguintes:
Reservas de viagem
Uma função fundamental de um sistema de gestão de viagens é facilitar as reservas para funcionários (as) da empresa. Isso inclui a capacidade de pesquisar e comparar opções de voos, hotéis e transporte terrestre, além de realizar reservas diretamente por meio da plataforma.
Gestão de despesas
O software deve permitir que as pessoas colaboradoras visualizem e gerenciem as suas despesas durante a viagem, incluindo a captura de recibos, categorização de gastos e submissão de relatórios para reembolso de despesas.
Gestão de políticas de viagem
O software ajuda a garantir que as reservas estejam em conformidade com as políticas de viagens corporativas, tendo funções como:
- Controle de orçamentos;
- Aprovações de gastos;
- Restrições e limites.
Com isso, é possível evitar gastos desnecessários e imprevistos.
Relatórios e análises
O sistema de gestão de viagens também deve oferecer recursos robustos de relatórios e análises, para que as empresas possam acompanhar e analisar os gastos com viagens. Essas funções são indispensáveis para identificar tendências, fazer previsões e otimizar as políticas de viagens.
O que considerar ao contratar um sistema de gestão de viagens corporativas?
Para escolher o melhor sistema de gestão de viagens para a sua empresa, é importante considerar diversos fatores para garantir que atenda às necessidades específicas da sua organização. Confira abaixo alguns pontos-chave a serem considerados!
Funcionalidades essenciais
Verifique se o software oferece recursos básicos, como reservas de voos, hotéis, aluguel de carros e outros, e se possui integração com diferentes fornecedores de viagens.
Usabilidade e interface amigável
Certifique-se de que o software pode se integrar facilmente com outros sistemas que a sua empresa já utiliza, como sistemas de RH, contabilidade e folha de pagamento.
Suporte ao cliente
Analise a qualidade do apoio ao cliente oferecido pelo fornecedor do software. É importante ter acesso a um suporte técnico confiável e ágil para resolver problemas rapidamente.
Segurança e conformidade
O sistema deve atender aos padrões de segurança da informação e conformidade regulatória relevantes para a sua empresa, especialmente se lidar com informações sensíveis ou confidenciais.
Feedback dos usuários
Antes de tomar uma decisão final, solicite feedbacks e depoimentos reais dos usuários do software para entender vantagens, desvantagens, necessidades e preferências. Isso pode ajudar a garantir que o sistema escolhido atenda às expectativas e requisitos da equipe.
Continue lendo para conhecer um case que mostra os benefícios do Expense Management da Copastur, o software de gestão de despesas de viagens da Biosfera Copastur!
Case real do Expense Management da Copastur
Uma das diversas empresas beneficiadas pela solução da Copastur é uma organização norte-americana do estado da Virgínia, com grande presença no mercado de produtos químicos e metais — líder na produção de ácido.
A principal necessidade dessa companhia era administrar com mais eficiência as despesas corporativas das pessoas colaboradoras. Foi aí que entramos e solucionamos essa questão, o que se tornou mais um case de sucesso. Saiba como tudo aconteceu!
O desafio da gestão de despesas corporativas
A empresa em questão não possuía um método eficiente para a realizar a prestação de contas de funcionários(as), incluindo as despesas decorrentes das viagens corporativas. Sem ferramenta alguma, o controle era feito em planilhas preenchidas manualmente, dificultando o efetivo cumprimento de políticas internas.
Havia também a necessidade de conciliar as despesas dos cartões corporativos com o sistema. Foi partindo dessa dificuldade de integração que a relação entre Copastur e a organização norte-americana evoluiu. Com cerca de 70 cartões de crédito envolvendo os gastos de 70 pessoas colaboradoras, era preciso fazer a prestação de contas separadamente, até mesmo daquelas despesas com papelaria.
Isso sem contar que a empresa está presente em diversos outros países, como Argentina, México e Colômbia. Isso amplia significativamente a complexidade da gestão das despesas corporativas. Mas qual foi a solução que oferecemos?
A solução: Expense Management para otimizar o controle
Diante desse cenário, era preciso otimizar o processo de gestão dessas despesas. Para isso, a Copastur ofereceu o Expense Management, um software com funções específicas para ajudar nesse tipo de controle.
O sistema permite listar os gastos, organizando todos a partir de determinados parâmetros como data e local. Tornou-se possível, assim, controlar automaticamente o processo e, ainda, registrar o histórico das despesas, incluindo viagens corporativas, para posterior análise.
Outro benefício bastante relevante é a possibilidade de mensurar o custo total de uma viagem em uma única Ordem de Serviço. Como sabemos, a informação centrada no lugar certo traz agilidade aos processos, facilitando tanto o planejamento das viagens corporativas quanto o registro contábil das atividades da empresa.
O funcionamento desse sistema pode ser divididos em 3 etapas:
- Solicitação: pessoa colaboradora indica motivo e valores para adiantamento;
- Aprovação: sendo aprovado o custo, a empresa efetua o pagamento no modelo adotado;
- Prestação de contas: a prestação fica disponível para salvar informações e finalizar o processo.
Com o sistema devidamente implementado, diretores(as) e gestores(as) passaram a ter acesso às informações sobre todas as despesas em deslocamentos corporativos em um só lugar, conhecendo inclusive:
- Média de gastos em cada cidade;
- Quilometragem percorrida;
- Custos com combustível e pedágio, entre outros.
Com esses dados em mãos, foi possível traçar uma política melhor quanto aos gastos, bem como responder com mais precisão aos investidores.
Assista à live gravada: Expense Management: qual a importância e porque este é o momento certo para implementar?
Assista ao vídeo abaixo e conheça a solução de Expense Management da Copastur!
Resultados alcançados com o sistema de gestão Expense Management
A empresa atendida pela Copastur reduziu drasticamente o tempo gasto no controle das despesas corporativas, otimizando desde a prestação de contas até a aprovação e o pagamento dos reembolsos. Também conseguiu mais aderência às políticas de alimentação e quilometragem rodada pela equipe comercial.
É importante destacar que os gastos de todas as empresas do grupo na região sul-americana foram controlados – e não apenas os custos das filiais brasileiras. O contraste entre como tudo funcionava antes e como passou a funcionar é impressionante.
Para você ter uma ideia, o processo de prestação de contas, que era mensal, tornou-se automatizado e quase diário. Sem contar que as políticas de reembolso de despesas sobre gastos com refeição passaram a ser efetivamente cumpridas!
Conciliação de cartões corporativos
O grande benefício certamente é poder integrar os cartões corporativos ao sistema que permite controlar os gastos com viagens. No processo de conciliação, a partir do arquivo enviado pelo banco com os gastos do cartão de crédito corporativo, a pessoa colaboradora descreve cada transação e presta contas, inclusive com a possibilidade de inclusão de notas fiscais.
Todos os gastos que constam no cartão têm que ser justificados para registro no sistema. Enquanto isso não for feito, a conciliação não é concluída. Na prática, a fatura de cada cartão se torna um arquivo, que é enviado para o sistema por upload. Os(as) funcionários(as) devem ter uma justificativa para cada despesa, fornecendo a nota fiscal correspondente. Só aí o cartão fica apto para utilização novamente, ainda existindo a possibilidade de sofrer bloqueio conforme a política de gastos da empresa.
Controle contábil
Outro fator de destaque é a vantagem que isso representa para o controle contábil, pois cada despesa fica associada a um tipo de conta (como a conta alimentação ou quilometragem).
No caso da quilometragem percorrida, por exemplo, o controle é apoiado em um aplicativo eficiente com serviço de pesquisa e mapeamento online, levando a pessoa colaboradora a decidir sempre pelo trajeto mais curto ou mais apropriado.
No final, ambas as partes ganham com o uso do sistema de gestão. Por um lado, a empresa otimiza o controle das despesas e, por outro, a equipe conta com um processo simplificado, podendo operar inclusive pelo próprio celular.
Saiba mais: Como otimizar a Gestão de Despesas Corporativas com o Expense Management
Apoio de Business Intelligence (BI)
Os resultados oferecidos pelo Expense Management estão diretamente relacionados à implementação de Business Intelligence (BI). Essa é uma estratégia que permite organizar com inteligência as informações da empresa e do seu mercado, oferecendo uma base de apoio para a tomada de decisões.
Com BI, perguntas importantes para o negócio podem ser respondidas em tempo hábil e com precisão máxima. Por isso, organizações que optam pelo Expense Management podem potencializar resultados, alcançando mais controle e agilidade nos processos.
Por intermédio do BI, todos os gastos médios podem ser conhecidos por localidade e categorizados como despesas com almoço, táxi, estacionamento ou combustível. Com essas informações, antes mesmo das viagens corporativas, a empresa é capaz de mensurar o quanto as pessoas colaboradoras tendem a gastar na cidade de destino.
E os resultados não se restringem às viagens! Quanto à política de gastos com refeição, por exemplo, entra em cena o BI com foco nas necessidades específicas de cada empresa. Com isso, é possível controlar o impacto gerado por uma mudança na política, como no caso de decidir aumentar de R$ 25 para R$ 35 o valor permitido para almoços.
O cálculo de BI indica também os índices de desgaste ou de utilização de determinado material pelo(a) funcionário(a). É possível, por exemplo, conhecer os gastos dos pneus de acordo com a média de quilômetros percorridos e o modelo do carro. Com soluções assim, trabalha-se com previsibilidade de gastos, incluindo percentuais de ajustes, inflação e possíveis aumentos.
Vantagens de adotar uma gestão de despesas corporativas
Existe bastante interesse das empresas quanto ao uso da ferramenta de Expense Management para melhorar a gestão das despesas corporativas, com efetivo controle dos gastos de cada pessoa da equipe e economia para a organização.
Nossa cliente norte-americana relatou que já tinha conhecimento da ferramenta no mercado, mas foi a apresentação comercial da Copastur que deu o estímulo necessário para a decisão final, evidenciando o potencial do software nesse controle. Antes da contratação, o custo das viagens era tido como difícil de mensurar. Porém, a realidade mudou com a chegada da ferramenta, que, aliás, não se restringe às despesas de viagens, podendo abarcar todo tipo de gastos.
Imagine que uma pessoa colaboradora em trânsito precisa visitar um cliente e, para isso, percorre um determinado trajeto em quilômetros, assim como paga estacionamento, pedágios e, é claro, sua alimentação. Todas essas quantias são relativas à vida corporativa, devendo ser relatadas na prestação de contas para o devido reembolso.
Com a grande demanda de informações sobre as viagens de cada funcionário(a), incluindo os recibos que vão embasar os ressarcimentos de acordo com a política da empresa, costuma ser bastante complexo administrar tudo isso sem contar com uma ferramenta para trazer eficiência.
Com o sistema Expense, a gestão fica organizada em etapas bem definidas, com as despesas sendo recebidas, classificadas e devidamente explicadas, passando para um fluxo de aprovação. Depois, já no setor financeiro, os depósitos são feitos seguindo estritamente essas informações.
Por fim, vale lembrar que a equipe da empresa ainda pode contar com a facilidade de informar os valores usando o próprio smartphone, desde que conectado à internet. Com certeza, um processo super prático!
Conheça a Copastur e como podemos te ajudar
Como você deve ter percebido neste post, a parceria entre Copastur e a cliente norte-americana mostra que muitos processos podem ser otimizados, beneficiando empresas e suas pessoas colaboradoras.
Agora que você já sabe tudo sobre sistemas de gestão de viagens, o que ainda está esperando para entrar em contato conosco? Fale com um(a) especialista da agência de viagens corporativas da Copastur e descubra como a nossa biosfera de marcas com soluções 360° pode melhorar os resultados da sua empresa!
