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A experiência em eventos é um dos principais pilares responsáveis por garantir a realização de projetos memoráveis, que encantam e geram memórias marcantes nos participantes.
Um evento bem-sucedido não é apenas lembrado, mas sentido, e essa conexão emocional é o que transforma simples encontros em experiências inesquecíveis.
Mais do que infraestrutura e logística, criar experiências em eventos exige compreender o público-alvo, antecipar expectativas e oferecer interações que despertem sensações positivas. Isso envolve pensar em elementos como ambientação, conteúdo, tecnologia e atendimento, garantindo que cada momento seja relevante e envolvente. Para a pessoa organizadora, o desafio está em alinhar criatividade e estratégia, mantendo a coerência entre a proposta do evento e a percepção do público.
Além de fortalecer a imagem da marca ou organização por trás do evento, oferecer uma experiência diferenciada também contribui para engajamento, fidelização e retorno sobre investimento.
Se você é uma pessoa organizadora de eventos que deseja melhorar a experiência em eventos e construir ações memoráveis, esse conteúdo é para você. Aqui apontaremos todos os detalhes que irão transformar os eventos da sua empresa. Continue a leitura!
Qual a importância da experiência em eventos?
Imagine que sua empresa decide realizar um evento corporativo. E para isso, constroi um planejamento detalhado do evento, contrata os fornecedores, define e organiza todos os detalhes, No dia, não ocorre nenhum imprevisto e o evento transcorre exatamente como o esperado.
Mesmo assim, os participantes vão embora com uma percepção negativa, porque não encontraram no evento tudo o que esperavam. O que faltou foi, provavelmente, uma preocupação maior com Customer Experience.
Coloque-se no lugar dos participantes: há uma grande oferta de eventos corporativos no mercado. Cursos, palestras, workshops e feiras prometem as últimas tendências, conhecimentos que podem levar a novos patamares na carreira e negócios imperdíveis.
Como evitar o sentimento de estar perdendo alguma coisa? Escolhendo os melhores eventos, é claro!
No entanto, quando eles não atendem às expectativas dos participantes, não fazendo jus ao investimento, o sentimento de frustração é grande. E não podemos tirar a razão do cliente nesse quesito.
É assim que a prática de Marketing de Relacionamento pode ajudar. Ela permite aumentar as chances de êxito de um evento, alinhando todo o processo de organização com as expectativas reais dos participantes.
Aqui merece destaque o termo “expectativas reais”. Em outras palavras, não se trata daquilo que a empresa acha que os clientes querem, mas daquilo que eles realmente desejam. As expectativas são identificadas por métodos eficazes, evitando que a empresa tome decisões equivocadas.
Como aplicar Customer Experience nos eventos corporativos?
Você já entendeu a teoria por trás de Customer Experience. Agora, é hora de conhecer algumas formas de colocar esse conceito em prática nos eventos corporativos.
Esclareça quais são os valores da marca
Para alinhar expectativas e traçar uma estratégia de divulgação coerente com o que a sua marca deseja oferecer, é preciso conhecer o DNA da sua marca. Procure entender quais são os valores que dão sustentação a ela, o que norteia suas ações e o que vale ser enfatizado estrategicamente.
A partir disso, procure formas de alinhar esses valores com o que o público demanda. Se a sua marca não está se voltando para os interesses do público, é possível que, aos poucos, ela perca mercado. Caso você se sinta perdido(a) ao mapear isso, é porque está na hora de fazer uma boa e velha pesquisa de mercado.
Faça pesquisas de mercado
Caso a sua empresa ainda não se sinta preparada para responder o que o mercado espera dela, antes de começar a se organizar para o evento corporativo, é preciso que ela faça uma boa pesquisa de mercado. Se ela não tiver os meios necessários para tal, ela pode contar com uma empresa especializada nesse tipo de serviço, para que as amostragens realmente correspondam ao que está acontecendo.
A mesma atenção aplicada na etapa de conhecer as expectativas do mercado também deve ser utilizada após os eventos. Ouvir é a melhor maneira de aprender quais são as expectativas dos clientes. Porém, simplesmente procurá-los para perguntar o que eles esperam de um evento, sem nenhum contexto, certamente não é a melhor estratégia.
Em vez disso, é mais produtivo descobrir qual foi a percepção em relação a eventos passados e usar essa informação, especialmente as críticas, para aprimorar os próximos.
Então, depois de cada evento organizado por sua empresa, faça pesquisas com os participantes, para descobrir o que eles acharam da experiência. Assim, você transforma os problemas em oportunidades para o futuro.
Aplique uma pesquisa de cliente oculto
Outra técnica eficiente para avaliar a relação de sua empresa com as expectativas do mercado é fazer uma pesquisa de cliente oculto. Esse tipo de análise é bastante utilizado por empresas de prestação de serviço e comércio e também oferece insights importantes no setor de eventos corporativos.
Por meio dela, você contrata uma pessoa para comparecer ao evento, fingindo ser apenas um participante e fazendo todas as atividades que esse participante faria.
Esse profissional contratado deve registrar todos os pontos positivos e negativos da experiência que teve e relatá-los a você ou a seus gestores. Alguns aspectos importantes a serem avaliados são:
- Acessibilidade do evento e locomoção;
- Comodidade do ambiente;
- Interação com o público;
- Conhecimento dos funcionários sobre as atividades propostas;
- Gentileza no atendimento ao participante;
- Conhecimentos dos palestrantes do evento e mentores;
- Clareza das informações disponíveis.
Como esse tipo de pesquisa só pode ser efetivado durante o evento, é interessante que você a aplique logo nos primeiros dias e repasse as informações à sua equipe. Com isso, ficará mais fácil minimizar e solucionar eventuais problemas.
Explore o lado emocional
O Customer Experience sobre o evento não se constroi apenas a partir dos elementos objetivos. Como já dissemos, um evento pode transcorrer muito bem do ponto de vista objetivo, mas ainda não atender às expectativas dos clientes.
Quando isso acontece, é muito provável que o item faltante para garantir uma excelente experiência tenha sido um elemento de percepção mais emotiva.
Por isso, quando estiver organizando um evento corporativo, vá além dos elementos objetivos. Escolher bem o local do evento, definir uma data conveniente, pensar no transporte e cuidar da segurança do evento, tudo isso é muito importante.
Porém, pergunte-se também como agregar um apelo emocional ao momento. A maneira como isso será feito depende do tipo de evento corporativo, mas uma boa direção geral é apostar em interatividade e inovação no evento. Com isso, todos que comparecerem vão se sentir realmente participantes — e não apenas espectadores.
Treine a sua equipe
Conhecendo os valores que sustentam a marca e o que o público deseja, está na hora de preparar a sua equipe. Ela deve entender a importância da experiência em eventos e oferecer um serviço bem alinhado à sua marca e ir além das expectativas dos participantes.
Para manter os colaboradores engajados na ideia de oferecer a melhor experiência de público possível, você pode criar metas e pequenas premiações. Nesse atendimento, é preciso que haja simpatia e pronta resolução das demandas.
Estabeleça e monitore métricas
A gestão da experiência do cliente requer o acompanhamento de algumas métricas fundamentais. Com elas, você avalia a percepção do seu público sobre o evento e obtém dados para aprimorar, cada vez mais, as suas entregas.
Um dos principais indicadores de eventos é o Net Promoter Score (NPS). Baseado em uma escala simples de satisfação, ele mede a lealdade do público em relação à marca. Para isso, são feitas duas perguntas aos participantes, sendo uma quantitativa e a outra qualitativa, conforme mostramos a seguir.
- De 0 a 10, o quão satisfeito você está com o evento?
- Quais fatores foram influentes para a sua nota?
A partir disso, os clientes são divididos entre detratores (notas de 0 a 6), neutros (7 a 8) e promotores (notas de 9 a 10). Assim, você observa quais participantes não viram benefícios no evento, quais tiveram uma experiência regular/indiferente e os que ficaram muito satisfeitos.
Para calcular o NPS, é só diminuir o número de clientes detratores do número de promotores. Em seguida, você divide o valor obtido pelo total de respostas, tendo, então, a porcentagem da métrica, conforme a fórmula abaixo:
(nº de promotores – nº de detratores) ÷ total de respostas = % NPS.
Os bons índices de NPS ficam entre 51 a 100, conforme a relação abaixo:
- 51 a 75 — denominada Zona de Qualidade. Nesse nível, a empresa tem mais clientes neutros e promotores do que detratores.
- 76 a 100 — conhecida como Zona de Excelência. Aqui, a empresa tem um alto índice de clientes promotores e poucos detratores.
Seja criativo(a) e diferencie seus eventos dos outros
Se você quer oferecer uma experiência capaz de deixar uma ótima impressão, descubra maneiras de diferenciar os seus eventos corporativos dos outros. Não basta entregar ao público aquilo que ele deseja. É preciso encantar seus participantes. Por isso, em qualquer ponto de contato com seus clientes e com os frequentadores do evento, busque inovar.
A mesma lógica é normalmente aplicada ao Customer Experience em produtos. As empresas realizam benchmarking para descobrir qual é a experiência dos clientes com os produtos dos concorrentes.
Não se trata de copiar os eventos de outras empresas. Em vez disso, você deve encontrar meios de superar os principais aspectos desses eventos. Ou seja, faça melhor que o melhor.
Muitas vezes, esse aprimoramento está em aspectos relativamente simples, como o formato do evento, o uso de uma tecnologia específica para diminuir o tempo de espera nas filas ou contar com espaços cômodos para os frequentadores se sentarem e discutirem os conteúdos que viram.
Entenda que Customer Experience não é uma ciência exata
Como já visto, a organização dos aspectos mais objetivos de um evento pode ser feita com um alto nível de sucesso. A prova disso é que você pode encontrar checklists completos de eventos para preparar os itens essenciais que compõem um evento corporativo.
Por outro lado, a experiência dos participantes vai muito além desses itens, já que conta com um componente mais emocional, subjetivo.
Por isso, apesar das métricas e muita pesquisa, a Customer Experience não é uma ciência exata, não segue passos nem fórmulas. O que pode ser uma experiência fantástica na percepção de uma pessoa talvez seja simplesmente comum, ou até insuficiente, na visão de outra. E nenhuma empresa pode controlar percepções.
A dica, portanto, é não se iludir na busca por uma solução absoluta para gerar uma boa experiência do participante. Em vez disso, invista na construção de momentos que você quer oferecer, mas esteja sempre preparado(a) para ouvir críticas e transformá-las em melhorias. O processo de evolução é tão importante quanto o acerto.
Seguindo essas dicas práticas, você tem o que precisa para começar a trabalhar em Customer Experience para que os eventos corporativos da sua empresa sejam ainda mais bem-sucedidos. E quando a experiência nos eventos é positiva, os participantes também se aproximam mais da própria organização.
Além disso, tenha em mente que um evento de sucesso pode beneficiar vários outros relacionamentos da empresa. É um caminho para cultivar laços com seus fornecedores, investidores e, até mesmo, com os colaboradores.
Quais são os elementos para uma boa experiência em eventos?
Abaixo listamos os principais elementos para criar uma ótima experiência em eventos, separados por etapa de realização:
Antes do Evento
- Comunicação clara e constante: desde o primeiro contato, forneça informações detalhadas e fáceis de encontrar. Crie um site ou uma página do evento com a agenda, os palestrantes, as instruções de chegada e as perguntas frequentes. Envie e-mails ou mensagens com lembretes e atualizações para manter o público engajado e bem informado.
- Processo de inscrição simples: a inscrição deve ser rápida e intuitiva. Evite formulários longos com perguntas irrelevantes. Use plataformas confiáveis que ofereçam diferentes métodos de pagamento e envio de confirmação imediata.
Durante o Evento
- Ambiente agradável e confortável: o local do evento é um dos quesitos que impactam na experiência dos participantes. Garanta que o espaço seja bem iluminado, climatizado e com acústica adequada. Ofereça assentos confortáveis e áreas de descanso para que os participantes possam relaxar entre as sessões. Além disso, construa uma sinalização clara e visível para que todos se orientem facilmente.
- Conteúdo relevante e de qualidade: as palestras, workshops e atividades devem ser de alto valor para o público-alvo. Pesquise os interesses dos participantes e selecione palestrantes e temas que gerem insights e aprendizado. A qualidade do áudio e da projeção também é fundamental para uma boa experiência.
- Oportunidades de networking estruturadas: o networking em eventos é um dos principais motivos pelos quais as pessoas participam de eventos. Crie momentos e espaços específicos para a interação, como intervalos para café, happy hours ou atividades em grupo. Incentive o uso de aplicativos de eventos que permitam que os participantes se conectem uns com os outros.
- Equipe de apoio e suporte visível: tenha uma equipe de voluntários ou funcionários bem treinados e fáceis de identificar. Eles devem estar prontos para ajudar com qualquer dúvida ou problema, como encontrar uma sala, resolver questões técnicas ou fornecer informações sobre o evento. Uma equipe prestativa faz toda a diferença na percepção de organização.
Após o evento
- Coleta de feedback estratégico: não espere o próximo evento para entender o que funcionou e o que pode ser melhorado. Envie pesquisas de satisfação logo após o evento para coletar feedback sobre o conteúdo, a organização e a experiência geral. As respostas são uma fonte valiosa de dados para futuros eventos.
- Conteúdo pós-evento: mantenha o público engajado mesmo após o evento ter terminado. Envie links para as apresentações, fotos e vídeos das palestras ou crie um grupo online para que a comunidade continue a se conectar e a discutir os tópicos abordados.
Isso prolonga a vida útil do seu evento e constroi uma comunidade fiel.
Como a Copastur promove experiência nos eventos corporativos?
A Copastur promove experiências únicas e inesquecíveis em eventos corporativos por meio de sua agência de brand experience, a Aquarela, que une estratégia, criatividade e brasilidade para criar eventos que não apenas comunicam, mas fazem as pessoas vivenciarem os valores da marca.
A empresa organiza diversos tipos de eventos, que variam desde convenções, lançamentos de produtos, workshops, até eventos híbridos e digitais com experiências imersivas, sempre com foco em engajamento, conexão e resultados para clientes, colaboradores e parceiros.
Um diferencial importante da Copastur é sua área dedicada de Customer Experience (CX). Essa área estratégica promove uma cultura centrada no cliente (H2H – human to human) e utiliza ferramentas de atendimento omnichannel que integram comunicação, dados e atendimento em tempo real para oferecer uma jornada única e hiperpersonalizada ao cliente. Essa estrutura de CX permite à Copastur interagir com os clientes enquanto a experiência ainda está ocorrendo, ajustando ações para garantir máxima satisfação e resultados.
Conheça agora mesmo nossa empresa de eventos corporativos e transforme a forma de realizar as ações da sua empresa!
