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O custo das viagens corporativas costuma ter um impacto significativo para as empresas, influenciando diretamente seus orçamentos e, por consequência, a rentabilidade geral. De acordo com uma pesquisa divulgada pelo InfoMoney, o Brasil movimentou cerca de US$ 30,3 bilhões com viagens corporativas em 2023, o que evidencia a relevância e o peso financeiro desse segmento no mercado.
Despesas excessivas em hospedagem, transporte e alimentação podem representar uma fatia considerável dos gastos operacionais. Portanto, pensar estrategicamente em formas de economizar durante as viagens é crucial para otimizar o orçamento corporativo.
Quer saber como alcançar esse objetivo? Então confira agora mesmo algumas alternativas que, se efetivamente colocadas em prática, permitirão que as viagens corporativas se tornem menos onerosas, sem que, para isso, tenha-se prejuízo ou perda de qualidade do serviço prestado aos viajantes.
Como calcular o custo estimado de viagem corporativa?
Calcular o custo estimado de uma viagem corporativa exige uma análise criteriosa de todas as variáveis envolvidas, com o objetivo de garantir previsibilidade orçamentária e otimização dos recursos da empresa.
O processo começa com a definição do objetivo da viagem e a elaboração de um itinerário, contemplando destino, datas, duração e compromissos envolvidos.
Com esses dados em mãos, é importante listar todas as despesas de viagem previstas, segmentando-as em custos fixos (como passagens, diárias de hotel e inscrições em eventos) e variáveis (alimentação, transporte local e extras).
Recomenda-se pesquisar valores médios para cada item, utilizando dados históricos da empresa, consultas em plataformas de gestão ou comparadores de preços, para garantir estimativas mais próximas da realidade.
Além disso, é fundamental incorporar políticas de viagens corporativas, como tetos para reembolso de despesas e preferências de fornecedores homologados, garantindo o alinhamento com as normas internas.
Após somar todos os valores previstos, adiciona-se uma margem de segurança — geralmente entre 10% e 15% — para cobrir imprevistos ou oscilações de preços.
Outra dica, é utilizar sistemas de gestão de viagens ou planilhas detalhadas que permitam simular diferentes cenários, considerando políticas internas da empresa, acordos com fornecedores e limites de reembolso.
Como reduzir custos em viagens corporativas?
As instabilidades em tarifas de transporte, preços de hospedagem e taxas cambiais são alguns exemplos de variáveis que dificultam a previsão precisa dos gastos com viagens corporativas. Por isso, é fundamental que a empresa realize algumas ações com base em reduzir os custos.
Abaixo listamos as principais ações. Acompanhe!
6 dicas de como reduzir custos em viagens corporativas
Criar e colocar em prática uma política de viagens
Criar e implementar uma política de viagens é fundamental para empresas cujos colaboradores realizam viagens de negócio frequentemente. Afinal de contas, essa política é responsável por estabelecer parâmetros que nortearão a realização dos deslocamentos corporativos, seja em território nacional ou internacional.
Uma boa política de viagens deve resguardar os interesses da empresa, ao mesmo tempo em que também se preocupa com questões relacionadas à segurança, ao bem-estar e ao conforto dos funcionários viajantes e evita qualquer desconforto com os funcionários.
E para realmente funcionar como uma ferramenta de auxílio na redução de despesas, a política de viagens precisa contemplar as ocasiões específicas em que uma viagem corporativa é necessária, o orçamento destinado aos deslocamentos, os valores das diárias de viagem, o tipo de hospedagem e transporte a ser disponibilizado para viajantes dos mais diversos cargos da empresa, dentre outras informações.
Negociar com fornecedores e prestadores de serviço
O processo de negociação com os fornecedores e prestadores de serviço vai muito além da conquista dos melhores preços e dos melhores descontos. Um dos maiores desafios, nesse cenário, é ser capaz de fazer o máximo possível com o menor orçamento à disposição.
Para tanto, discutir com os fornecedores sobre condições e prazos de pagamento, bonificações e benefícios adicionais pode influenciar a análise da melhor proporção entre custo e benefício, ajudando a fazer com que as decisões relacionadas à logística das viagens sejam mais vantajosas tanto ao orçamento e aos interesses da empresa como também ao viajante.
Planejar viagens com a maior antecedência possível
O planejamento prévio das viagens corporativas permite, por exemplo, que caso mais de um funcionário precise viajar para a mesma região no mesmo período, providencie-se uma forma comum de serviço de transporte terrestre (como no caso da locação de um veículo), utilização de aplicativos de mobilidade corporativa como o Mobilidade que está presente no Superapp C+ da Copastur, ou até mesmo se obtenha vantagens adicionais no ato da compra de passagens corporativas ou na reserva da hospedagem. Assim, as possibilidades de conseguir um melhor negócio com menor custo aumentam drasticamente.
Trabalhar na elaboração de relatórios de viagem detalhados
A elaboração de relatórios de viagem (RDV) pode fornecer um panorama muito mais realista, demonstrando como o dinheiro da empresa é gasto durante os deslocamentos.
Esse estudo concede informações preciosas às organizações, demonstrando se a política de viagens vem sendo seguida a contento e se sua aplicabilidade tem sido efetivamente benéfica aos objetivos e às finalidades da instituição.
Estabelecer padrões para os processos
Ao adotar padrões para a realização das viagens empresariais, os colaboradores poderão se preparar melhor, acostumando-se aos poucos.
O uso de um formulário de solicitação de viagem e a exigência de antecedência para a escolha dos voos, por exemplo, são formas de fazer o planejamento trabalhar a favor da empresa. Afinal, com dados sobre o colaborador e previsão antecipada, é possível conseguir preços e condições significativamente melhores.
Um ponto importantíssimo é deixar claro quais situações serão cobertas pela organização. Assim, gastos com transporte para compromissos pessoais, multas por infração de trânsito e outros contratempos devem ser, desde o princípio, entendidas como situações cujo ônus não compete à empresa. Vale a pena rever e alertar sobre as responsabilidades dos colaboradores e da organização.
Outro aspecto para ficar alerta diz respeito aos bilhetes aéreos não usados. Existe uma política de reembolso que garanta uma porcentagem do valor desses bilhetes? É preciso que a empresa fique atenta para que esses valores não sejam desperdiçados por puro esquecimento ou descuido.
Com isso, os responsáveis pela gestão de viagens corporativas terão à sua disposição ferramentas capazes de auxiliar na identificação de eventuais aspectos passíveis de otimização na política de viagens. E tudo isso se dá tendo como objetivo diminuir custos e oferecer o melhor serviço possível aos viajantes.
Usar cartões corporativos e ferramentas tecnológicas
Com cartões corporativos, a gestão das despesas decorrentes de cada viagem acaba sendo facilitada, pois os gastos ficam melhor discriminados. O uso de um software deve ser considerado se a empresa tem muitos dados para administrar.
Hoje em dia, já se sabe que não é possível manipular um grande volume de dados usando apenas planilhas simples. É preciso que a gestão desse conteúdo seja mais dinâmica, menos suscetível a erros e, sobretudo, que esses dados gerem informações claras, que possam ser usadas a favor da empresa na tomada de decisões.
Por fim, vale lembrar que a tecnologia tende a custar caro. Por isso, se for adquirida, deve ser usada. Daí a importância de refletir antecipadamente sobre os prós e os contras dessa opção, considerando o perfil e as necessidades da empresa.
Como se vê, com algumas estratégias é possível empregar bem o orçamento da instituição e gerar economia.
Como a Copastur pode ajudar a reduzir os custos com viagens corporativas?
A Copastur pode ajudar significativamente a reduzir os custos com viagens corporativas por meio de uma gestão estratégica e inteligente de todo o processo, desde o planejamento até a prestação de contas.
Por meio de tecnologia avançada, a Copastur centraliza o controle das despesas, proporciona relatórios detalhados e negocia tarifas exclusivas com fornecedores, como companhias aéreas e hotéis. Além disso, o atendimento 24/7 e o suporte na resolução de imprevistos também contribuem para maior eficiência operacional, evitando custos extras relacionados a alterações e cancelamentos de vôos.
Com essas ações, a Copastur potencializa a racionalização dos recursos financeiros destinados a viagens empresariais, sem comprometer a segurança e o bem-estar dos colaboradores.
Conheça agora mesmo a agência de viagens corporativas da Copastur e otimize os custos da sua empresa!
