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A organização de eventos corporativos representa um dos principais pilares para o fortalecimento de relações empresariais, networking e geração de negócios no Brasil. Esse fator tem feito com que esse mercado viva um momento de forte crescimento, principalmente quando falamos de São Paulo.
Segundo matéria publicada no site Mercado e Eventos, no primeiro semestre de 2025, a capital paulista movimentou R$ 5,4 bilhões com eventos B2B, somando 612 eventos realizados e 3,2 milhões de visitantes.
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Esse avanço vem acompanhado de maior complexidade na organização. De acordo com dados da DataEventos, o mercado registrou um crescimento de 38,31% no volume de propostas de eventos corporativos e quase 20% de aumento nos eventos realizados entre 2024 e 2025.
Ao mesmo tempo, a queda na taxa de conversão evidencia um cenário mais competitivo, no qual planejamento, controle de custos, logística integrada do evento, experiência do participante e gestão de fornecedores se tornam pontos críticos para o sucesso de qualquer iniciativa.
Diante desse contexto, este conteúdo vai apresentar os principais pontos de atenção na organização de eventos corporativos, destacando os desafios mais comuns enfrentados pelas empresas em cada etapa do processo. Ao longo do texto, também será demonstrado como a Aquarela Agência, marca que faz parte da Biosfera Copastur, atua como parceira estratégica, oferecendo soluções completas, inteligência operacional e suporte especializado para transformar eventos em experiências bem-sucedidas, Confira!
Aquarela Agência: cada detalhe pensado por quem tem bagagem para criar experiências únicas em eventos, live marketing e incentivo.
Quais são os pontos críticos da organização de eventos corporativos?
Planejamento
O planejamento de eventos corporativos é uma das etapas mais importantes da preparação. Assim como para organizar praticamente tudo na vida, é preciso primeiramente planejar!
Nesse sentido, o primeiro passo consiste em refletir sobre as metas a serem atingidas com a promoção do evento. Qual é o propósito principal? Que tipo de resultados a empresa espera alcançar com essa ação?
Encontradas as respostas, você pode pular para o próximo passo: lidar com o orçamento do evento. Lembrando que a melhor forma de respeitar o orçamento que se tem em mãos para produzir um evento é justamente por meio de um bom planejamento.
Orçamento
Itens adquiridos ou serviços solicitados com antecedência podem ter um custo significativamente menor do que se forem orçados às vésperas do evento.
É claro que os custos não devem ser a única preocupação da organização, no entanto, a redução de custos de alguns deles é consequência evidente de ações bem planejadas.
Sem contar que esse quesito pode pesar (e muito) na hora de fechar a conta. Para não extrapolar o orçamento, é preciso muita atenção na hora de acompanhar os gastos. Daí a importância de tomar nota de todas as tarifas dos serviços.
É o registro organizado de cada informação que pode evitar surpresas desagradáveis e manter a saída de dinheiro sob controle.
Vale lembrar que tudo é garantido por meio de documentos, desde a segurança dos convidados à reserva do local escolhido para o evento, exigindo, portanto, um registro fiel e organizado das informações.
Se, por exemplo, um pagamento antecipado a um fornecedor é feito, mas não registrado com um documento comprovativo devidamente resguardado, como se lembrar dessa operação mais adiante ou mesmo comprová-la, se for o caso? Deslizes desse tipo podem minar seu orçamento.
Leia também o post sobre tipos de eventos corporativos
Calendário
É inevitável que as etapas também sejam divididas em partes. Essa é uma premissa básica para uma organização eficaz. Sabemos, afinal, que cada etapa possui objetivos próprios que não podem ser perdidos de vista.
E ao determinar esses objetivos, é fundamental combiná-los aos prazos de recebimento dos serviços ou produtos. Por isso é essencial preparar um calendário de prazos. Já quanto à data de realização do evento em si, é prudente definir algumas possibilidades e não apenas uma, pois podem surgir novos aspectos que comprometam a realização do evento em determinado dia.
Fornecimento
A escolha dos fornecedores é um daqueles aspectos que definitivamente não podem passar despercebidos pela organização do evento.
E é exatamente nesse ponto que se torna ainda mais evidente a vantagem de se optar pela contratação de uma empresa especializada.
Afinal, a experiência de quem já está habituado a lidar com esse universo pesa bastante. Pense bem: todo o material ou serviço que, de fato, tornará o evento possível depende da qualidade do que será entregue pelos fornecedores.
É de suma importância, portanto, conhecer previamente bons fornecedores, contando com uma rede de contatos atualizada. Ao tomar esse tipo de decisão apressadamente, o risco de receber produtos ou serviços de qualidade duvidosa aumenta muito, o que pode comprometer seriamente o sucesso do evento.
É preciso valorizar serviços e produtos de bons fornecedores, sabendo se o preço é condizente com a qualidade oferecida. É imprescindível ter uma boa noção da relação entre custo e benefício do que está disponível no mercado.
Contar com fornecedores qualificados contribui para a excelência do resultado final, pois a qualidade do produto ou serviço entregue é o principal fator influenciador da satisfação dos convidados.
E ainda há outros pontos importantes quanto à escolha dos fornecedores, como sua capacidade para cumprir prazos, a recomendação de outros clientes, a agilidade na entrega e a flexibilidade diante de imprevistos. Vale ficar atento a tudo isso!
Confira também o post sobre checklist de eventos
Comunicação
O ideal é que a comunicação do evento tenha início, no mínimo, cerca de 40 dias antes da efetiva data de realização. No entanto, essa estimativa pode variar, especialmente dependendo do porte do evento.
O que é preciso ter em mente é que sem público não há celebração. Assim, o sucesso da ação depende também do comparecimento dos convidados. Então trate de comunicá-los!
Tecnologia
Já no quesito tecnologia, a inovação é o que mais pode surpreender os convidados. Fazer parcerias para eventos e usar alternativas criativas apoiadas em ferramentas tecnológicas têm se provado ser ótimas opções para propor experiências surpreendentes aos participantes dos eventos.
Não se esqueça, afinal, de que a tecnologia tem o poder de otimizar os recursos disponíveis e trazer ainda melhores resultados! E uma grande parcela do mérito da tecnologia na preparação de eventos está relacionada à inovação em eventos.
O uso de aplicativos , QR code para eventos e outros mecanismos geram engajamento do público, mostrando que a proposta entregue está alinhada com os novos tempos.
Outro ponto interessante nesse sentido é o uso das redes sociais para reforçar a comunicação do evento e promover interação no ambiente virtual.
A divulgação de eventos nesses meios traz mais clareza à comunicação e gera intimidade com os participantes. É possível, por exemplo, disseminar pistas sobre o que encontrar no evento, criando expectativa e motivando o interesse pela participação.
Acompanhamento
Definitivamente não dá para dispensar um cronograma para acompanhar cada passo planejado, além de não descuidar de itens importantes no dia da realização do evento, como a segurança dos arranjos elétricos e da montagem do cenário, por exemplo.
Quando há atrações, é importante também ter atenção à fase dos ensaios e, claro, incluir tudo isso no cronograma. São os ensaios técnicos e artísticos que podem antecipar a percepção de possíveis problemas na estrutura, evitando maiores dores de cabeça.
Feedback
Realizar uma pesquisa de satisfação do evento é uma etapa de suma importância, porque promove o relacionamento com os participantes. Se houver divulgação nas redes sociais, lá mesmo pode começar a propagação de vídeos e fotografias, por exemplo.
Assim você poderá avaliar mais de perto as percepções sobre o evento e que impressões causou nos convidados. É importante cumprir as propostas, enviando todo o material prometido e garantindo que os participantes o receberão dentro do prazo prometido.
Como a Aquarela Agência pode apoiar em cada uma dessas etapas?
A Aquarela Agência atua como uma parceira estratégica que integra planejamento, gestão, tecnologia e inteligência em todas as etapas do evento, reduzindo riscos operacionais e ampliando os resultados para a empresa.
Abaixo listamos como ela pode atuar em cada um dos pontos acima:
Planejamento
A Aquarela atua como o braço estratégico que transforma o propósito do evento em metas mensuráveis, utilizando o suporte de tecnologias como o BI (Business Intelligence) para garantir uma análise de dados precisa e eficaz.
Essa abordagem permite que o planejamento deixe de ser intuitivo e passe a ser orientado por dados, garantindo que a definição de orçamentos e objetivos seja realista, técnica e voltada para o máximo retorno sobre o investimento (ROI do evento).
Fornecimento
A Aquarela oferece acesso a uma rede de contatos homologada e curada pela Copastur. Isso garante a contratação de fornecedores qualificados e confiáveis, mitigando riscos de qualidade e assegurando que os serviços entregues estejam alinhados à excelência esperada pelos convidados.
Outras ações que a Aquarela pode apoiar na organização de eventos corporativos
Além da organização tradicional de eventos corporativos, a Aquarela pode apoiar outras ações estratégicas que ampliam o impacto e o valor das iniciativas das empresas.
Com soluções completas para eventos, viagens e ativações, atua no desenvolvimento de experiências de live marketing, focadas em engajamento e awareness, conectando marcas ao público de forma memorável e mensurável.
Também cria ações de incentivo que vão além da premiação, estruturando campanhas, viagens e experiências com estratégia, capazes de motivar equipes, reconhecer resultados e impulsionar a performance.
Esse portfólio se complementa com a criação de eventos corporativos como convenções, treinamentos, feiras e encontros estratégicos, sempre com atuação integrada do planejamento à execução, garantindo consistência, surpresa e fortalecimento da marca em todos os pontos de contato.
Agora que você já sabe os pontos críticos da organização de eventos, conte com a Aquarela Agência, marca de brand experience da Biosfera Copastur e transforme as suas ações em verdadeiras experiências!
