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O gerenciamento de viagens corporativas assume cada vez mais um papel estratégico nas organizações que buscam equilibrar mobilidade, conveniência e controle orçamentário — sem abrir mão da segurança e do bem-estar dos colaboradores.
Dados do setor mostram que as passagens aéreas representam 34% das despesas, seguidas por hospedagem (28%), alimentação (15%) e transporte local (12%), enquanto taxas e imprevistos somam 11%.
Nesse contexto, compreender o impacto que cada elemento tem no orçamento de viagens é o primeiro passo para uma gestão mais estratégica — sobretudo quando consideramos que o desafio vai além de reduzir despesas.
Hoje, as empresas também precisam mitigar riscos, monitorar deslocamentos em tempo real, garantir a integridade física dos viajantes e oferecer suporte em situações de emergência, reforçando práticas de duty of care.
Neste texto, exploramos os principais desafios e estratégias para tornar o gerenciamento de viagens mais eficiente e seguro. Continue a leitura!
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Quais são os principais desafios atuais do gerenciamento de viagens?
Conforme mencionamos anteriormente, os desafios do gerenciamento de viagens corporativas vão muito além do controle de despesas. Eles envolvem a gestão de riscos, a garantia de segurança e o cuidado com os viajantes, além do equilíbrio entre orçamento e metas de negócio.
Todo esse cenário se torna ainda mais complexo diante de variáveis imprevistas — como questões de saúde, incidentes de segurança e eventos geopolíticos — que podem alterar planejamentos de última hora.
Outro ponto crítico é o uso estratégico de dados. A falta de centralização das informações, a baixa visibilidade sobre gastos e a ausência de painéis unificados dificultam análises consistentes e sobrecarregam os gestores.
Dessa forma, quando os processos continuam manuais, desde aprovações até reembolsos de despesas, o resultado é retrabalho, lentidão operacional e maior risco de decisões pouco embasadas.
A pressão por custos elevados, especialmente em tarifas aéreas e hoteleiras adquiridas de última hora ou em períodos de alta demanda, também continua sendo um obstáculo recorrente.
Soma-se a isso a necessidade de oferecer suporte rápido e eficiente em situações críticas — como atrasos, cancelamentos ou emergências — algo que muitas empresas ainda têm dificuldade em assegurar.
Diante desse cenário, exploraremos a seguir como implementar um gerenciamento de viagens capaz de lidar com esses desafios de forma estratégica, eficiente e segura.
Como fazer o gerenciamento de viagens da empresa de forma estratégica?
1- Defina uma política de viagens clara, flexível e alinhada ao compliance
O primeiro passo é estabelecer uma política de viagens que traga clareza sem criar barreiras desnecessárias. Ela deve orientar limites de gastos, fornecedores preferenciais, regras de adiantamento, prazos de solicitação e procedimentos de prestação de contas — tudo alinhado à governança e ao compliance.
Uma política eficiente precisa equilibrar controle e agilidade, permitindo respostas rápidas a imprevistos sem perder a disciplina financeira e operacional.
2. Estruture um planejamento amplo e antecipado
O planejamento é essencial para controlar custos, evitar compras urgentes e garantir previsibilidade. Manter relatórios de viagens (RDV) sobre destinos frequentes, sazonalidade, principais rotas e volumes de viagem permite negociações mais vantajosas com fornecedores.
Além disso, um cronograma trimestral ou semestral facilita a reserva antecipada, reduz tarifas e contribui para decisões mais estratégicas.
3. Centralize dados e informações de viagem em uma única plataforma
Informações espalhadas entre planilhas, e-mails e sistemas diferentes geram baixa visibilidade e sobrecarregam o gestor. A centralização permite acompanhar gastos em tempo real, identificar desvios, padronizar processos, reduzir fraudes e tomar decisões com base em dados confiáveis.
Uma visão unificada aumenta o controle orçamentário e reduz a ocorrência de erros operacionais.
4. Automatize aprovações, reservas e reembolsos
Processos manuais, como fluxos de aprovação e reembolsos, criam gargalos, geram retrabalho e favorecem inconsistências. A automação torna o processo mais rápido, simples e seguro, evitando atrasos e garantindo conformidade com a política de viagens.
Com a adoção de sistemas de workflows inteligentes, o gestor ganha tempo para atividades estratégicas e reduz falhas humanas.
5. Utilize dashboards e indicadores de performance (BI)
A tomada de decisão estratégica depende de informações estruturadas. Dashboards permitem acompanhar métricas como economia por negociação, destinos mais onerosos, compliance em viagens por centro de custo, variação tarifária, tempo médio de aprovação e total de despesas por categoria.
Com esses dados, é possível identificar oportunidades de redução de custos e melhorar continuamente a gestão.
6. Estruture um programa de Duty of Care para garantir segurança e suporte
Cuidar dos viajantes é uma responsabilidade corporativa. Um programa robusto de duty of care inclui protocolos de segurança, canais de comunicação, orientações pré-viagem, contatos de emergência, amparo psicológico e monitoramento dos deslocamentos.
Essas ações reduzem riscos, aumentam a confiança do colaborador e demonstram responsabilidade da empresa com o bem-estar de quem viaja a trabalho.
7. Implemente práticas de gestão de riscos e planos de contingência
Questões de saúde, instabilidade política, clima, desastres naturais e mudanças regulatórias podem impactar os deslocamentos. Mapear cenários, analisar riscos por destino, definir planos B e preparar a equipe para responder rapidamente a imprevistos é fundamental para manter a operação protegida e eficiente — especialmente em viagens corporativas internacionais
8. Contrate uma agência especializada em viagens corporativas
Agências especializadas (TMCs) oferecem agilidade, acordos exclusivos com fornecedores, suporte 24h e atendimento em situações críticas.
Além de otimizar custos, elas disponibilizam tecnologias que centralizam reservas, monitoram riscos e fornecem relatórios completos.
O resultado é mais segurança, eficiência e menos sobrecarga para o time interno.
9. Tenha um seguro viagem corporativo adequado ao perfil da empresa
O seguro viagem corporativo é uma peça-chave na estratégia de gestão de riscos. Ele protege a saúde do colaborador, previne despesas inesperadas e cobre situações como acidentes, extravios, emergências médicas e atrasos.
Avaliar as cláusulas com atenção — especialmente quando o benefício está atrelado ao cartão corporativo — é essencial para evitar lacunas de proteção.
10. Pesquise os destinos e prepare orientações para os viajantes
Conhecer a cultura, legislação, documentação exigida, riscos locais e exigências sanitárias ajuda a evitar imprevistos e reforça a segurança do colaborador.
Guias com recomendações de alimentação, transporte, comportamento e pontos de atenção tornam a viagem mais tranquila e evitam gastos desnecessários.
Esses pontos contribuem para uma boa representação da empresa em reuniões e eventos.
11. Ofereça suporte 24h e canais diretos para situações emergenciais
Cancelamentos, atrasos, problemas de saúde e extravios podem ocorrer a qualquer momento. Por isso, ter um canal dedicado — via agência, aplicativo ou central interna — garante atendimento rápido e reduz impactos no cronograma, nos custos e na segurança do colaborador viajante. Esse suporte é indispensável para uma gestão de viagens moderna e responsável.
12. Utilize ferramentas de monitoramento em tempo real
Tecnologias de rastreamento e alertas globais permitem acompanhar condições climáticas, riscos geopolíticos, incidentes de segurança e alterações de voos.
Esses insights ajudam na tomada de decisão imediata e fortalecem a proteção do viajante.
Por que a Copastur é a melhor opção para ajudar as empresas no gerenciamento de viagens?
A Copastur é a melhor opção para ajudar as empresas no gerenciamento de viagens corporativas por vários motivos que se destacam pela experiência, inovação, tecnologia e atendimento personalizado e humanizado.
A empresa oferece uma gestão completa que combina tecnologia de ponta, e atendimento 360, o que garante a otimização dos processos e um cuidado humanizado com cada viajante.
Essa abordagem integrada permite reduzir até 30% dos custos das viagens corporativas por meio de uma gestão inteligente das despesas, consultoria dedicada e parcerias estratégicas que simplificam cada etapa da viagem.
Outro diferencial da empresa é o Superapp C+, uma plataforma que integra várias soluções corporativas, como mobilidade, controle de despesas, gestão de frotas e organização de viagens em uma única interface amigável, personalizável e disponível para dispositivos móveis, o que facilita a gestão de viagens, desde reservas até transporte e acompanhamento em tempo real.
Essa combinação de experiência, tecnologia, serviços integrados e atendimento diferenciado faz da Copastur a melhor escolha para empresas que buscam excelência no gerenciamento de viagens corporativas.
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