A gestão de frotas envolvendo veículos corporativos ainda é uma questão desafiadora para muitas empresas. Dependendo do controle e do gerenciamento utilizados, podem ocorrer impactos reais nos custos operacionais do negócio, além do comprometimento da segurança das pessoas colaboradoras.
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Uma pesquisa recente realizada pela Trimble e divulgada pela LogWeb, com 350 profissionais da área de transportes e logística, apontou que o custo de combustível (53%) foi a principal preocupação do setor em 2024 e, depois, a mão de obra qualificada e as soluções tecnológicas.
Por isso, independentemente do segmento de atuação, as organizações que possuem frotas precisam implementar boas práticas de gestão para garantir:
- Maior economia;
- Aumento da eficiência da frota;
- Melhor experiência para funcionários(as) que usufruem desses veículos.
Neste post, iremos nos aprofundar no tema da gestão de frotas, abordando desde o conceito e desafios até dicas de como otimizar a gestão de veículos da sua empresa. Confira!
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O que é gestão de frotas?
Em suma, a gestão de frotas realiza todos os processos relacionados aos veículos de uma empresa. Esse gerenciamento engloba diversos aspectos, como combustível, manutenção, pneus, multas, entre outros.
Vale destacar que existem diferentes tipos de frotas conforme a finalidade, por exemplo:
- Frota para transporte de passageiros;
- Transporte de carga;
- Locação de veículos;
- Realização de serviços;
- Entregas e logística;
- Frota corporativa – que é o assunto deste post.
A frota corporativa conta com a utilização de veículos para objetivos comerciais, no caso de pessoas em deslocamentos a trabalho, seja para comparecimento a eventos, reuniões, almoços de negócios, consultorias, etc. Esses carros também podem ser de frota própria, terceirizada ou alugada.
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Quais são as vantagens de ter uma frota própria?
Atualmente, a frota nacional supera a marca de 115 milhões de veículos, segundo dados do IBGE. Os automóveis representam a maior parcela, com mais de 60,4 milhões de unidades.
Com uma frota própria, a empresa consegue centralizar a logística dos veículos e ter o controle de todos os processos referentes a esses carros. Consequentemente, é mais fácil olhar de perto para os gastos associados a eles e reduzir os procedimentos de solicitação de reembolsos, tendo também maior precisão e eficiência nas operações que usam tais veículos.
Outro ponto positivo é a facilidade de adaptar a frota às necessidades da empresa, pensando em tipos de veículos, possibilidades de rotas e até mesmo na flexibilidade de horários de atuação.
Por outro lado, a desvantagem é o fato de o investimento inicial ser alto, já que é necessário comprar várias unidades. No entanto, essa despesa se refletirá em economia a longo prazo, principalmente em organizações em que a demanda por transporte é constante.
A importância de um gerenciamento de frotas eficiente
Considerando esse cenário, é fundamental que as empresas realizem uma gestão de frotas eficiente. Imagine deixar os veículos sem o devido controle no dia a dia… A depreciação será gigante, assim como o risco de problemas nos itens dentro do carro, gerando insegurança para as pessoas ocupantes.
Então, com o gerenciamento correto, é possível conquistar muitos objetivos importantes, como:
- Garantir a disponibilidade dos automóveis às pessoas colaboradoras da empresa para viagens corporativas, eventos corporativos, reuniões com clientes e outras atividades;
- Otimizar o uso dos veículos, evitando utilizações desnecessárias e injustificadas;
- Promover uma maior eficiência operacional, com rotas otimizadas;
- Aumentar a segurança de motoristas e passageiros(as);
- Facilitar a rotina na reserva e no uso do transporte corporativo;
- Gerir os ativos da empresa de forma mais sustentável.
Principais desafios da gestão de frotas
Como o gerenciamento de frotas engloba vários aspectos e processos, os desafios também podem ser grandes, envolvendo, combustível, manutenção, multas, sustentabilidade corporativa e muito mais. Podemos afirmar que um dos principais obstáculos é o mau uso dos veículos.
Ainda que a sua empresa tenha procedimentos bem alinhados e ótimas ferramentas tecnológicas, se as pessoas colaboradoras não tiverem consciência de como utilizar tudo isso da melhor forma, não adianta.
É essencial investir no treinamento de profissionais para garantir a conscientização na adoção das boas práticas quanto ao uso dos veículos. Deve-se informar e comunicar à equipe, de maneira simples e clara, sobre as condições para a utilização do carro, evitando problemas e mal-entendidos.
Logo, uma política de frotas pode ser muito útil para orientar as pessoas colaboradoras. Vale a pena, também, realizar capacitações sobre a conservação adequada dos automóveis e direção responsável e segura.
Outro desafio cada vez mais presente é a questão da integração de tecnologias na gestão de frotas.
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Como fazer a gestão de frotas da sua empresa com qualidade?
Para solucionar os principais desafios e alcançar benefícios significativos, as empresas devem focar nas estratégias para aumentar a utilização dos veículos e minimizar os custos envolvidos na gestão de frotas corporativas. Isso vale para frotas de todos os tamanhos, desde poucos carros até dezenas de automóveis.
O foco deve ser sempre fazer o máximo para melhorar a operação. Reunimos 5 dicas indispensáveis para te ajudar:
Invista na elaboração de uma política de frotas assertiva
Assim como a política de viagens traz todos os parâmetros, direitos e deveres das pessoas colaboradoras e da empresa nos deslocamentos a trabalho, a política de frotas é um documento igualmente importante.
Por meio dessa política, é possível orientar sobre o uso correto dos veículos da organização, compartilhando o documento com todas as áreas e profissionais envolvidos na solicitação de carros para utilização.
Inclusive, ao envolver departamentos de recursos humanos (RH) e compliance, por exemplo, você consegue assegurar uma maior assertividade no cumprimento das regras pelos funcionários(as).
Monitore os custos com a manutenção da frota
Ter uma frota de veículos demanda um olhar cuidadoso para a conservação dos automóveis, fazendo as manutenções preventivas previstas a fim de evitar sustos e surpresas. Além disso, corrigir erros nos veículos com antecedência diminui o agravamento do problema, reduzindo custos para a empresa que poderiam ser maiores caso nada fosse feito.
Portanto, defina uma política de manutenção preventiva e acompanhe os prazos para a sua realização, facilitando a previsão de gastos.
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Capacite e treine motoristas e pessoas colaboradoras com regularidade
O treinamento de motoristas da frota ajuda a promover maior segurança no transporte. As capacitações podem englobar temas como manutenção, legislação de trânsito, a própria segurança, processos da empresa, etc. É essencial lembrar que a qualificação deve ser contínua e constante, até porque as leis são atualizadas com frequência.
É positivo também treinar as pessoas colaboradoras da empresa, caso não haja motoristas profissionais e os(as) próprios(as) funcionários(as) sejam responsáveis por reservar e dirigir os veículos.
Otimize as rotas para garantir uma operação mais eficiente
Com sistemas de roteirização e análise de dados, é possível otimizar as rotas de deslocamento, encurtando a distância percorrida e o tempo de viagem e, assim, economizando até mesmo no combustível.
Use a tecnologia a seu favor na gestão de frotas
As ferramentas tecnológicas podem auxiliar bastante na operação e gestão de frotas! Aplicativos com soluções integradas facilitam a experiência do usuário no agendamento de automóveis, e dos(as) gestores(as) no gerenciamento dos veículos.
O superapp C+ da Copastur oferece o Minha Frota, um produto de mobilidade corporativa que simplifica o gerenciamento de reservas/retiradas de veículos da frota própria da empresa.
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Benefícios da ferramenta de gestão de frotas da Copastur
Com a tecnologia Minha Frota, as pessoas colaboradoras da sua empresa podem selecionar dia, horário e local para a retirada e devolução de veículos disponíveis na frota própria. Isso permite programar melhor as reservas e planejar as atividades que precisem de deslocamento.
Gestores(as), por sua vez, podem gerenciar os locais de reserva, veículos disponíveis, agendamentos feitos por funcionários(as) e visualizar relatórios gerenciais. Como resultado, Minha Frota promove diversos benefícios na gestão de frotas:
- Facilidade no planejamento e gerenciamento de reservas/retiradas;
- Melhor organização do fluxo de agendamentos/retiradas;
- Aumento da produtividade das pessoas responsáveis pela gestão de frotas;
- Check-in de controle do veículo na retirada e na devolução, com imagens;
- Gestão dos gastos do carro integrado ao Expense Management e a viagens da pessoa colaboradora;
- Integração com o CopasturCard para despesas com veículos;
- Integrações com sistemas de Rastreamento (caso a empresa tenha e queira incluir no processo);
- Integração com sistemas de risco, ou seja, duty of care (contratados separadamente ou do próprio cliente);
- Gerenciamento de múltiplos locais e tipos de veículos.
Conheça outras ferramentas do superapp C+
No entanto, vale destacar que a ferramenta Minha Frota é um complemento na jornada de gestão de mobilidade corporativa do seu negócio. Com o superapp C+, é possível ir além da gestão de frotas e ter acesso a várias soluções integradas, como:
- Mobilidade: solicite corridas com motoristas dos principais apps de transporte, salve destinos frequentes e tenha um histórico de viagens centralizado;
- CopasturCard: monitore e faça o gerenciamento de despesas corporativas diretamente pelo app, incluindo pedidos de reembolsos;
- Minhas Viagens: acesse todas as informações e reservas de viagens corporativas em um só lugar;
- Gestão de Milhas: gerencie as milhas corporativas de forma otimizada, com economia de até 10%;
- E muito mais.
Leia também: Aplicativo para viagens: 5 motivos para usar o superapp C+
O C+ integra as diversas marcas, serviços e produtos da Biosfera Copastur para viagens corporativas, eventos empresariais, incentivo, live marketing, intercâmbios e outros – sendo um parceiro estratégico para facilitar deslocamentos e o gerenciamento de despesas. Temos soluções 360° para as suas necessidades em um só contrato.
Agora que você já sabe tudo sobre gestão de frotas, aproveite para conhecer também a agência de viagens corporativas da Copastur e descobrir como podemos otimizar as viagens da sua empresa com economia de até 30%!
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