Viagem de incentivo: que tal considerá-la para motivar sua equipe?

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Vencer em mercados competitivos sempre exigiu das empresas uma equipe formada por profissionais de alto padrão. Mas de uns tempos para cá, com o acirramento ainda maior da economia, as constantes crises e instabilidades comerciais, um novo componente passou de extra a absolutamente necessário: a motivação.

E uma das melhores formas de engajar os funcionários em prol dos objetivos da empresa é por meio da recompensa pelo desempenho — que é, aliás, um dos pilares da gestão de equipes. Acredite: por meio de bonificações variáveis, as empresas vêm apresentando resultados surpreendentes.

Na prática, o sucesso dessas ações motivacionais depende bastante das premiações oferecidas. A lógica é bem simples: quando o poder do efeito recall (capacidade de uma experiência ser memorável a longo prazo) é maior, os resultados tendem a ser ainda melhores.

Pois aí é que entra uma das premiações com maior efeito recall: a viagem de incentivo! Quer entender por que essa alternativa vem conquistando gestores de empresas de todos os portes? Então acompanhe agora mesmo nosso post!

O que é uma viagem de incentivo e por que ela motiva tanto?

Basicamente, uma viagem de incentivo nada mais é que uma premiação que motiva os profissionais a gerarem os resultados desejados pela empresa. No entanto, muito além da simples oferta de passagens, hospedagem e algumas atividades, uma viagem de incentivo deve proporcionar uma experiência ímpar.

Seja ela de cunho profissional, a lazer ou mista, a viagem deve marcar os beneficiados, fazendo com que compartilhem esse sonho para estimular os demais a se empenharem cada vez mais nas próximas campanhas. Isso além, é claro, da atração e retenção de talentos! Quer saber por que essa iniciativa é tão motivadora? Basta continuar acompanhando!

Oportunidade de desafiar a si mesmo

É fato: todo e qualquer profissional é motivado por algo. Para alguns, a promessa de crescimento na empresa funciona bem. Para outros, porém, é a oportunidade de desafiar a si mesmo a cada dia que os instiga. Aí entra a política de viagens de incentivo para fazer com que os profissionais se movimentem em prol do objetivo maior: obter resultados que possibilitem sua premiação com uma experiência diferenciada.

Oportunidade de fugir da rotina

Profissionais que já começam o ano sabendo que podem ser recompensados com a oportunidade de conhecer um lugar novo tendem a trabalhar mais estimulados. Só a possibilidade de sair um pouco do dia a dia estressante de trabalho ou de se capacitar sem ter qualquer despesa a mais já é um poderoso combustível para a motivação e o aumento da produtividade de colaboradores.

Oportunidade de explorar o novo

É seguro dizer que a maioria dos seres humanos tem o desejo de explorar novos lugares, entrar em contato com outras culturas, conhecer pessoas e viver experiências diferentes, certo? Muitos adiam ou mesmo deixam de realizar esse sonho por questões financeiras ou até pela velha desculpa da falta de tempo. Surgem aí as empresas que vão além do pacote tradicional de benefícios.

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Oferecendo oportunidades de crescimento pessoal e profissional para seus colaboradores, esses negócios ajudam a vencer barreiras, tornando os profissionais mais realizados e confiantes em si mesmos. Alguma dúvida de que essa motivação será positivamente refletida no trabalho?

Como potencializar o efeito recall?

As viagens de incentivo devem extrapolar o senso comum. Mas atenção: para isso, elas não precisam necessariamente ser caras. Para deixar ainda mais claro, vamos elencar aqui algumas questões que potencializam o efeito recall de uma viagem de incentivo. Então anote aí!

Conhecer o público

É importante lembrar que, a não ser que a experiência também envolva pessoas da gestão, quem vai usufruir da viagem é sua equipe. Por isso é tão essencial conhecer esse público. Por vezes, apenas sabendo a faixa etária dos colaboradores você já é capaz de moldar um roteiro. Mas o ideal mesmo é atentar para o histórico de viagens das pessoas e até para os gostos da maior parte dos envolvidos a fim de personalizar ao máximo a experiência.

Acertar no destino

É claro que o destino de sucesso para uma viagem de incentivo pode ser mais bem escolhido ao conhecer seu público. No entanto, dependendo da proposta da viagem (aprimoramento profissional ou lazer), você já tem meio caminho andado para tomar essa decisão.

Na prática, mesmo que seu orçamento seja farto, procure manter um equilíbrio entre o destino e as atividades oferecidas. Pense bem: pouco adianta mandar seu funcionário para a França se a passagem não for acompanhada de ingressos para espetáculos, museus e restaurantes, por exemplo.

De fato, por mais que as passagens e a hospedagem geralmente comprometam a maior parte do orçamento, é praticamente um pecado oferecer uma viagem de incentivo e não potencializar a experiência com serviços de qualidade! E se sua proposta é oferecer uma viagem de negócios ou mista, fique atento aos destinos mais procurados para esse fim!

Planejar atividades interessantes

Muito provavelmente, sua avaliação para uma viagem durante a qual você praticamente não saiu do hotel não será das melhores, correto? Por isso, para que a experiência conquistada com tanto esforço por sua equipe seja inesquecível, é importante rechear a viagem com atividades interessantes, definidas conforme o objetivo da ação.

Se a viagem tem foco profissional, por exemplo, providencie a participação em congressos, oficinas, workshops e até mesmo visitas de benchmarking — aquelas feitas a empresas de setores diferentes para buscar as melhores práticas do mercado. Já se a viagem for a lazer, nada de economizar nas cortesias para shows, museus, restaurantes e até parques de diversão!

Motivar o compartilhamento

Aqui vai uma dica que nem sempre é executada pelas empresas, mas que dá um gás extra para as próximas iniciativas: motivar o beneficiado pela viagem de incentivo a compartilhar suas experiências. Seja por fotos, textos de blog ou curtos depoimentos, tal ação potencializa a vontade de ser o próximo, trazendo resultados ainda melhores nas campanhas seguintes.

Divulgar a campanha

Você se deu ao trabalho de bolar um roteiro espetacular com atividades incríveis e não divulgou o projeto e a premiação durante a execução do seu programa de benefícios? Concorda que perdeu aí uma oportunidade e tanto? Pois então capriche na comunicação e deixe os profissionais empolgados com a possibilidade de usufruir daquela viagem de incentivo que foi especialmente planejada para eles!

Quais são os principais desafios da gestão de viagens de incentivo?

A verdade é que organizar e oferecer uma viagem de incentivo aos colaboradores não costuma ser nada fácil. Nesse contexto, muitas empresas podem inclusive se deparar com disputas internas e brechas no orçamento. Geralmente, porém, os maiores desafios nesse sentido são relacionados à gestão e à organização da viagem. Confira alguns exemplos para entender melhor!

Fazer um bom planejamento

Como a maioria das empresas não conta com profissionais especializados (e exclusivamente dedicados) em gestão de viagens, a tendência é que colaboradores de outras áreas sejam designados para essa função — que não é nada fácil.

Pensar no deslocamento como um todo, na hospedagem e na logística, negociar preços e organizar todos os detalhes de uma viagem de incentivo: essa rotina pode trazer muita dor de cabeça. Afinal, qualquer probleminha no planejamento pode colocar os viajantes em maus lençóis, até comprometendo a imagem da empresa.

Sem a devida experiência no assunto, os funcionários acabam gastando muito tempo para dar conta dessa organização — e não podemos esquecer que eles ainda precisam realizar suas atividades de trabalho normais! Sem poder de barganha, o preço final fica mais caro. Sem know-how, imprevistos não são sanados a tempo. Sem ajuda, portanto, o que era para ser um sucesso pode se transformar rapidamente em fracasso.

Comunicar a política de viagens

É importante não só definir de forma clara qual é a política de viagens da empresa como incluir os colaboradores. Explicar tudo o que se pode ou não pode fazer é importante para que essa iniciativa traga benefícios e não dores de cabeça. A falta de uma exposição sobre custos, objetivos e para quem as iniciativas são destinadas gera margem para dúvidas e até conflitos internos entre os colaboradores.

Negociar os melhores preços

O período de organização de uma viagem de incentivo é o mais dramático para as empresas — mais ainda para aquelas que contam com um orçamento limitado. O que é importante ressaltar aqui é que, muitas vezes, contratar o barato acaba saindo caro. Para complicar, nem sempre é fácil negociar os melhores preços. Por isso, a antecedência é tão importante.

Pensando nos detalhes com tempo de sobra em mãos, é possível fazer mais orçamentos, procurando por opções mais em conta, bem como usar essa previsão de receita como argumento para conseguir descontos ou condições de pagamento mais favoráveis. Antecipação: esse é o grande segredo para aliviar os cofres da empresa — e, claro, fugir de imprevistos!

Lidar com imprevistos

Por falar neles… Atraso no voo, extravio de bagagem, perda de passaporte, falta de direcionamento ao chegar no destino: esses são apenas alguns dos possíveis imprevistos que podem surgir nas viagens de incentivo. E cabe a quem fica responsável pela organização tentar resolvê-los.

Temos, assim, um dos principais desafios da estratégia de incentivo, uma vez que esse tipo de acontecimento exige rapidez e eficiência máximas. Caso contrário, todo o objetivo da viagem (melhorar a motivação do colaborador) pode ir por água abaixo, trazendo estresse e preocupação em vez de relaxamento e diversão.

Garantir a segurança

Um dos aspectos mais preocupantes para as empresas em relação às viagens de incentivo é garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores durante a experiência. Afinal, mesmo que a viagem oferecida tenha como objetivo proporcionar lazer, a empresa ainda é responsável por seus profissionais. É isso mesmo! Assaltos, agressões e outras questões até mais graves acabam caindo na conta do negócio. Por isso, exigem atenção redobrada.

O grande desafio aqui está, portanto, em tentar evitar esses problemas. Para isso, vale fazer uma pesquisa a respeito do nível de segurança no local de destino a fim de escolher um hotel bem localizado e com boas referências. Também é bom garantir o transporte do colaborador e, claro, contratar um seguro que cubra qualquer situação mais séria.

Controlar os gastos

Normalmente, o controle de gastos é uma das maiores preocupações das empresas durante as viagens. Afinal, como saber se os colaboradores estão usando a verba disponível da melhor forma? O ideal é que os gestores consigam acompanhar as finanças em tempo real para não correrem grandes riscos. E essa não é uma tarefa fácil de ser gerida.

No fim das contas, como enfrentar esses desafios?

Depois de ler o tópico anterior, você pode estar achando a organização e a gestão de uma viagem de incentivo muito complicadas, não é mesmo? Muita calma nessa hora! Esse sentimento não pode desmotivar o investimento nessa estratégia, que é tão importante para a produtividade, a capacitação e o desenvolvimento dos funcionários.

No dia a dia, muitos gestores e analistas veem o fato de não ter profissionais dedicados exclusivamente à compra de passagens e reservas de hotéis como um impeditivo para a adoção dessa prática. No entanto, todos os problemas citados anteriormente podem ser facilmente resolvidos com a contratação de uma empresa especializada!

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O detalhe é que, quando falamos em contratação de serviços, inevitavelmente pensamos que tal ação demanda investimentos astronômicos, certo? Errado! O principal intuito de empresas que atuam na organização de viagens de incentivo é justamente o contrário: trazer economia e redução de gastos para seus clientes. Isso porque a falta de conhecimento de quem não tem experiência na área pode levar a um planejamento inadequado, resultando em decisões mais custosas.

O que você deve entender é que os profissionais que atuam diretamente nesse setor se tornam responsáveis por toda a gestão das viagens corporativas, oferecendo pacotes exclusivos e personalizados de acordo com a ação proposta e o orçamento disponível. E isso vale inclusive para pequenas e médias empresas, viu? Trata-se de uma alternativa não só bastante viável como bem vantajosa por conta das parcerias que esses serviços estabelecem, reduzindo consideravelmente o investimento.

O trabalho desses especialistas se pauta em elementos essenciais, como a compra de passagens, a escolha de um hotel de qualidade, a contratação de serviços de transporte e o controle das despesas da viagem, mas ainda vão além. Essas empresas ainda funcionam como centrais de atendimento 24 horas, com o intuito de orientar seus clientes da melhor forma possível diante de eventuais emergências.

Na prática, tudo mais que pode a surgir passa a ser de responsabilidade da empresa de gestão — obviamente com o negócio contratante tendo acesso aos dados a qualquer momento. Esse apoio integral diminui as preocupações tanto de quem viaja como também daqueles responsáveis pelo bem-estar desses colaboradores. Com isso, o sucesso da viagem é praticamente garantido!

Agora que você já entende melhor a importância e os desafios de organizar uma viagem de incentivo para os colaboradores, não deixe de entrar em contato conosco para descobrir as melhores opções de serviços para sua empresa!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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