Fornecedores para eventos corporativos: como escolher os ideais

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No competitivo mundo dos negócios, cada vez mais empresas estão adotando os eventos corporativos como uma maneira de promover sua marca, alavancando as vendas do produto ou serviço que oferecem. Isso sem contar que, seja um congresso, uma feira, um ciclo de palestras, uma grande convenção ou um coquetel, esses eventos ainda promovem o networking entre pessoas de diferentes ramos, além de engajar clientes e parceiros.

E exatamente porque o objetivo principal é promover a imagem da empresa e passar seu posicionamento e seus princípios aos participantes que se deve ter bastante zelo na hora de organizar um evento corporativo. Por isso, todo o cuidado é pouco na hora de contratar serviços terceirizados. E é aí que entram os fornecedores.

A verdade é que escolher fornecedores para eventos corporativos sem levar em consideração alguns critérios essenciais pode fazer com que você se equivoque (ou mesmo seja enganado), de tal forma que os serviços prestados acabam não correspondendo aos padrões do evento. E isso pode trazer grandes dores de cabeça. Pois foi pensando nesse cenário que resolvemos dar dicas valiosas de como escolher os melhores fornecedores para eventos. Então confira:

Pesquise em sites de eventos e nas redes sociais

Sabia que na internet existem diversos portais de eventos especializados em indicar fornecedores para a prestação dos mais diversos tipos de serviço? E o melhor é que a busca pode ser refinada por região, agilizando bastante o processo. Assim você pode entrar em contato apenas com aquelas empresas que fazem o fornecimento mais próximo de sua empresa ou do local escolhido para sediar o evento. Como diminui o risco de atrasos na entrega dos produtos, esse fator pode ser determinante para o sucesso da organização.

As redes sociais também são uma ótima ferramenta na busca por fornecedores de qualidade, já que há muitos grupos organizados exatamente com esse propósito. Lá, então, você pode encontrar boas indicações e referências sobre qualquer tipo de serviço ou empresa. Além disso, você ainda pode encontrar ótimas informações de serviços já prestados por determinado fornecedor e as opiniões a respeito da satisfação dos clientes.

Busque referências na internet e com conhecidos

Por mais que geralmente seja possível ter acesso a depoimentos de pessoas ou empresas que já contrataram os serviços nos próprios sites dos fornecedores, outra possibilidade que pode dar uma boa ideia sobre a qualidade do serviço é o Reclame Aqui. Nele, consumidores e clientes podem relatar situações de mau atendimento ou qualidade do serviço. A empresa é contatada pelos desenvolvedores da plataforma, podendo então se defender. Como as informações das reclamações são públicas, você pode fazer uma busca rápida, simplesmente digitando o nome de cada fornecedor a fim de conferir se há alguma queixa sobre os serviços por eles prestados.

Além disso, se você já participou de algum evento corporativo anteriormente ou mesmo foi a um casamento que tinha uma serviço de buffet excelente, por exemplo, não hesite em escrever ou ligar (se você tiver intimidade o bastante para isso) perguntando sobre o fornecedor e a qualidade do serviço. Indicações assim costumam ser as mais confiáveis, pois vêm de quem efetivamente experimentou os serviços e pode dar um feedback honesto, recomendando ou não.

Explore também o conhecimento dos grandes buscadores

Quando você já tiver uma seleção mais enxuta em mãos, tendo conferido os sites dos fornecedores, dos portais de eventos e as comunidades das redes sociais, é importante buscar os nomes das empresas terceirizadas que está pensando em contratar nos grandes buscadores (como o Google e o Bing, por exemplo). Assim você poderá encontrar alguma informação importante sobre a empresa que não se encontra em nenhuma das ferramentas anteriormente citadas, evitando que contrate fornecedores que não têm a qualidade, a seriedade ou a pontualidade desejadas.

Faça vários orçamentos e analise as propostas com cuidado

Por mais que algum fornecedor ofereça um preço extremamente atrativo, jamais deixe de lado a busca por outras empresas que ofereçam o mesmo tipo de serviço. Isso fará com que você não gaste excessivamente com nenhum fornecedor. Analise cada proposta recebida minuciosamente, a fim de analisar se o pacote de serviços oferecidos cabe no que você está buscando para o evento. E atenção: tenha em mente que nem sempre o fornecedor mais barato é necessariamente a melhor escolha! Observe o que cada empresa oferece e opte pela que ofertar o melhor custo-benefício.

Além disso, jamais fique com qualquer dúvida pendente sobre o serviço prestado por determinado fornecedor. Faça todas as perguntas que considerar necessárias, seja por e-mail, por telefone ou, se tiver a oportunidade, até pessoalmente. Aliás, a agilidade na resposta já pode ser vista como um bom (ou mau) indicativo da idoneidade da empresa fornecedora. Sanadas as dúvidas, tendo escolhido os fornecedores, é importantíssimo que tudo o que foi acordado seja oficialmente firmado. Esse documento deve prever, inclusive, as cláusulas de quebra de contrato e suas consequências. Essa é a maneira mais segura de proteger sua empresa contra eventuais contratempos.

Procure se certificar pessoalmente da qualidade do serviço

Se você é o responsável pela organização do evento corporativo, após contatar os diversos fornecedores necessários para sua realização, agende uma visita às empresas que parecerem ser as melhores. Conversar pessoalmente com o responsável pela prestação do serviço pode ser muito vantajoso, inclusive na hora de conseguir um bom preço. Mas a intenção é mesmo comprovar a qualidade dos serviços.

Se, por exemplo, o evento contará com um serviço de buffet, agende uma prova do que será servido no dia, para atestar a qualidade e o sabor dos pratos oferecidos. O mesmo vale para a contratação de um DJ ou de uma banda. Peça ao menos que eles enviem o setlist com o que pretendem tocar no dia do evento. Assim você pode se certificar de que a seleção é mesmo adequada.

Contratar bons fornecedores para eventos corporativos é uma maneira de garantir que a qualidade do serviço será excelente, direcionando o brilho e a credibilidade à sua marca. Mas e você, já organizou algum evento corporativo? Que tal comentar aqui e compartilhar suas experiências conosco? Participe e enriqueça nosso post!

Sobre o autor

Formado em Administração Pública pela Unesp e Pós Graduação em Administração e Gestão de Eventos pelo Senac SP, Alexandre Kida é responsável pela área de eventos & incentivos na Copastur. Com experiência de 17 anos na área, é apaixonado pelo que faz, compromissado com a excelência na entrega dos serviços e satisfação plena dos clientes.

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