12 cuidados ao fazer uma viagem corporativa internacional

As viagens a negócios podem representar gastos significativos no orçamento de uma empresa. Por isso, o planejamento é uma palavra-chave para uma política de viagens corporativas bem-sucedida.

Quando tocamos no âmbito dos negócios internacionais, a questão torna-se ainda mais complexa, já que muitos colaboradores não têm experiência com cenários distintos e acabam por não agregar tanto para a empresa quanto poderiam. Prepará-los para uma missão de sucesso também é tarefa da organização que eles representam!

O preparo para uma viagem corporativa internacional requer cuidados que podem variar de empresa para empresa, mas alguns passos, contudo, são básicos. Confira a seguir o que nós preparamos para você!

1. Organize-se com antecedência

Embora esta dica pareça óbvia, uma boa parte das empresas ainda sofre com imprevistos gerados por uma viagem corporativa internacional organizada às pressas.

Alguns documentos, como o passaporte, levam tempo para serem emitidos, e os colaboradores podem precisar de treinamentos em idiomas, etiqueta, entre outros, para representarem bem a missão de sua empresa.

2. Forneça orientações sobre ética e valores de marca

Seus colaboradores representarão a sua empresa em outro país. É essencial, portanto, que eles encarnem os valores de sua companhia. O respeito aos colegas, aos funcionários de todos os setores, à cultura local, além de pontualidade e cordialidade, são imprescindíveis.

3. Oriente a sua equipe quanto ao orçamento

Além de preparar seus funcionários adequadamente para os negócios a serem realizados, é importante que eles sejam orientados também quanto ao orçamento disponível. Garantir diversão é importante para os colaboradores, mas a sua empresa não precisa arcar com excessos de frigobar e restaurantes caríssimos.

Vale lembrar que a empresa não precisa atuar sozinha na tarefa de buscar formas de economizar durante as viagens: os colaboradores são uma parte decisiva dentro dessa estratégia. Explique a importância do respeito ao orçamento para a saúde de toda a organização. Seja claro ao dizer o quanto as atitudes deles são fundamentais para o sucesso de toda a equipe.

Algumas empresas praticam a gratificação por economia. Nelas, são estabelecidas políticas de recompensa que oferecem prêmios como dias de folga, vouchers em compras ou aluguel de produtos e serviços. Outras preferem trabalhar com um limite pré-estabelecido e deixar o colaborador escolher como se locomover, onde se hospedar e quais restaurantes frequentar, para que eles tenham maior autonomia no controle de gastos. Dentro de uma política de recompensa por economia, essa alternativa pode gerar resultados interessantes.

4. Verifique a variação de câmbio

Outro fator importante para que sua empresa economize com as viagens é a variação do câmbio. Nem sempre é possível evitar a oscilação, mas em uma viagem preparada com antecedência, você pode antever variações e se preparar adequadamente.

5. Faça uma reserva em moeda estrangeira

Para economizar, a sua empresa pode adquirir um cartão pré-pago internacional e recarregá-lo aos poucos. Dessa forma, você compra moeda estrangeira respeitando a média de preços considerada em seu orçamento.

6. Faça um seguro de viagem internacional

Há países que exigem um seguro de viagem internacional. Esse tipo de serviço protege o viajante em caso de incidentes. Em caso de dúvidas, consulte uma agência especializada.

7. Incentive o turismo responsável

Dê liberdade e condições para que seus colaboradores possam explorar o local visitado, mas faça com que eles tenham responsabilidade nas ações de turismo também. Os excessos em uma noite podem ser extremamente prejudiciais para o desempenho do funcionário em uma palestra ou evento no dia seguinte, por exemplo.

8. Providencie o visto

Alguns países exigem a apresentação de visto. Seu planejamento deve incluir a emissão desse tipo de documento, já que alguns funcionários podem não tê-lo ainda.

9. Considere o prazo de emissão do passaporte

Outro documento importante e que requer atenção é o passaporte. Para viagens internacionais, é preciso que o passaporte tenha, pelo menos, seis meses de validade. É comum que as pessoas não prestem atenção à esse detalhe, o que pode impossibilitá-las de viajar.

10. Faça uma checklist de documentos

Em seu planejamento, considere também a verificação da documentação necessária para que seus funcionários entrem em outro país. Os documentos pessoais precisam estar em condições de regularidade.

É possível que, por um incidente ou outro, o viajante perca algum dos documentos. Por isso, indicamos que você hospede cópias digitais deles na nuvem. Nesse backup, você pode armazenar cópias das passagens aéreas, reservas, comprovações do seguro, convite do evento ao qual o colaborador vai comparecer e contatos de familiares no Brasil, para casos de emergência.

11. Fique atento à lista de vacinas

Alguns países exigem vacinação específica para que os visitantes mantenham-se seguros e doenças não se disseminem. As de febre amarela e malária estão entre as mais pedidas (ao todo, são 135 países que as exigem), mas, de acordo com a época do ano e a localidade, é importante ficar atento a demandas específicas. Considere também o fato de que algumas vacinas precisam de pelo menos 15 dias de antecedência da viagem para serem validadas.

Há locais que exigem a apresentação do Certificado Internacional de Vacinação ou Profilaxia (CIVP): fique atento! Ele é emitido gratuitamente nos Centro de Orientação para a Saúde do Viajante da Anvisa e em Unidades do Sistema único de Saúde credenciadas. Para emitir, basta apresentar o cartão de vacina e os documentos pessoais. Acesse aqui a lista de unidades emissoras de CIVP.

12. Conte com uma agência de viagens corporativas especializada

Uma agência em viagens corporativas é um apoio fundamental para empresas que desejam fortalecer suas estratégias de negócio e economizar. Além de criar roteiros para seus colaboradores e oferecer um pacote completo de hospedagem e outros serviços, elas também auxiliam com a estruturação de uma política de viagens.

Graças a essas agências, seus gestores e colaboradores ganham mais tempo e energia para se dedicar aos negócios que serão efetuados durante a jornada. Elas criam ainda uma vivencia coerente com as propostas de sua empresa para aquela ocasião.

As experiências proporcionadas aos colaboradores permitem que eles se mantenham motivados, e os parceiros de negócios interagem com uma marca mais forte, que se materializa em atitudes e propostas coerentes, o que é essencial em um mercado globalizado e altamente competitivo.

Organizar uma viagem corporativa internacional não é tarefa fácil. É preciso prestar atenção à documentação necessária, às vacinas exigidas, às experiências proporcionadas ao colaborador e em como prepará-lo adequadamente para representar a empresa em territórios estrangeiros. Uma ajuda especializada pode facilitar bastante essa missão, fazendo com que sua empresa ganhe mais tempo para se dedicar à estratégia de negócios.

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