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A Logística de viagem corporativa envolve o planejamento, a organização e o gerenciamento de todos os aspectos relacionados a deslocamentos de funcionários a negócios. Mais do que apenas reservar passagens aéreas e hotéis, essa área abrange um conjunto de processos complexos que visam otimizar custos, garantir a segurança e o bem-estar dos viajantes, e alinhar as viagens aos objetivos estratégicos da empresa.
Para as empresas, uma logística de viagens bem executada se traduz em maior controle financeiro e conformidade com as políticas de viagens corporativas internas.
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Com a adoção de sistemas de gestão de viagens, é possível monitorar gastos em tempo real, negociar tarifas corporativas vantajosas e gerar relatórios detalhados que ajudam a identificar oportunidades de economia.
Com o aumento da mobilidade corporativa e a expansão dos negócios em diferentes localidades, empresas que investem em uma logística de viagem corporativa bem estruturada conseguem não apenas economizar recursos, mas também fortalecer o relacionamento com clientes e parceiros.
Se você é um gestor de viagens que deseja gerenciar adequadamente sua logística de viagem corporativa, esse conteúdo é para você. Acompanhe agora mesmo nosso post completo!
O que é logística de viagem corporativa?
A logística de viagem, especialmente sob a perspectiva dos gestores de viagens, é um processo estratégico e integrado que envolve o planejamento, organização e controle de todas as etapas relacionadas ao deslocamento de colaboradores em viagens corporativas.
Este conceito abrange a definição de políticas de viagens, escolha dos tipos de transporte mais eficientes, roteirização cuidadosa para otimizar rotas e custos, além da gestão financeira da viagem, incluindo orçamento e realização de reembolsos de despesas.
Para os gestores, a logística de viagem é fundamental para garantir que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira inteligente, reduzindo custos operacionais e evitando imprevistos, enquanto proporciona uma experiência confortável e segura ao viajante corporativo.
Além disso, o gestor de viagens deve atuar de forma proativa na construção de parcerias sólidas com fornecedores e na análise de dados para aprimorar cada vez mais os processos logísticos. Abaixo listamos um passo a passo de como ter sucesso nesta ação. Confira:
Escolha o transporte ideal
São diversos os meios de transporte que podem ser usados na realização de viagens corporativas. E, levando em conta determinados critérios, a escolha é bastante facilitada.
Viagens para locais distantes são feitas, em geral, de avião. Já aquelas para lugares mais isolados podem ser realizadas de automóvel. Outras, mais curtas, mas que precisam necessariamente cruzar o mar para chegar ao ponto desejado, podem ser de barco ou navio — como viagens para ilhas e penínsulas, por exemplo.
Além do mais, a escolha do transporte ideal também está relacionada a fatores financeiros, como o valor das passagens ou os gastos com combustível.
Neste quesito, é importante que o gestor considere os veículos que podem ser usados e suas respectivas características durante o deslocamento. Comece pelos principais:
Carro
Transporte rápido, popular e muito utilizado, principalmente porque permite uma maior liberdade ao usuário, sendo muitas vezes o único possível em viagens de curta distância e em regiões em que o setor de transporte público não é tão desenvolvido.
Os custos envolvem a compra ou a locação do veículo e de equipamentos acessórios, como GPS, além de combustível e manutenção. Fora isso, ainda implica em responsabilidade civil e desgaste para o motorista.
Trem
Os trens são bem rápidos e relativamente baratos, mas têm horários determinados pela companhia ferroviária. É preciso comprar passagens com antecedência para garantir lugares e datas.
Os trens costumam ser bastante pontuais e, em alguns países, para viagens mais longas, eles oferecem comodidades aos passageiros, como restaurantes em vagões específicos, cabines para dormir e divisão de espaços por classes.
Avião
Atualmente é o mais veloz, seguro e cômodo meio de transporte existente. E a boa notícia é que as viagens de avião já podem ser realizadas a preços bastante acessíveis, devido às promoções cada vez mais frequentes das empresas aéreas, que buscam maior integração social na venda de suas passagens. É mais aconselhável para longas distâncias, mas pode oferecer alguns contratempos, como:
- Atrasos;
- Restrições na carga;
- Tempo perdido com conexões;
- Muitas escalas;
- Perda de bagagem.
Embarcações
São os barcos, navios e outros transportes aquáticos. Viagens muito longas exigem que os passageiros tomem um maior cuidado sobre o estado da embarcação e os serviços oferecidos. É um meio de transporte lento e sujeito a possíveis contratempos, mesmo que não frequentes. E sabia que hoje já existem cruzeiros corporativos marítimos, com o evento sendo realizado no próprio navio? Não parece uma ótima ideia?
Ônibus
Esse é outro transporte extremamente popular, que oferece certa agilidade e ótima acessibilidade a diferentes locais. Seu preço é bem mais acessível que outros transportes, mas o conforto é significativamente menor — apesar de já existirem ônibus com bastante comodidade. Os riscos de atrasos e contratempos na estrada são altos.
A segurança, portanto, não é seu forte. De toda forma, pode ser bem melhor optar pelo ônibus do que pelo automóvel em algumas viagens.
Quais são os contratempos que precisam ser considerados na logística de viagem?
Como já demos uma pincelada no tópico anterior, fato é que todos os meios de transporte podem apresentar contratempos. É necessário considerar tudo isso na logística das viagens corporativas. Então veja no que ficar de olho e se prepare:
- As passagens podem se esgotar;
- O atraso na saída pode comprometer a presença do passageiro no evento;
- O atraso do próprio passageiro podem levá-lo a perder o transporte;
- As distâncias mais longas podem implicar em muitas paradas e atrasos;
- Os trens e ônibus têm pontos específicos, de forma que equívocos no embarque podem resultar na perda do transporte;
- A retirada dos passaportes pode demandar mais tempo e preparo;
- O estado das estradas também podem gerar atrasos;
- As mudanças de um meio de transporte para outro podem gerar atrasos;
- Os imprevistos relacionados a acidentes, necessidade de manutenção e desvios, por exemplo, são sempre possíveis.
Qual é o investimento em logística?
Os gestores têm que se preocupar com o bem-estar, a segurança e a pontualidade de seus executivos e colaboradores de forma geral (Duty of Care).
Já pensou se os passageiros chegam estressados ao evento? Nesse cenário, a produtividade será muito afetada, causando um fator negativo para a empresa. Por isso, a empresa deve planejar de modo a fazer com que tudo corra satisfatoriamente para toda a equipe. É importante, por exemplo:
- No caso de deslocamentos planejados, comprar passagens com antecedência, garantindo não somente a presença de todos, mas aproveitando preços mais baixos oferecidos pelas companhias;
- No caso de uma viagem de última hora, é preciso agir de forma contrária, esperando mais para que as companhias reduzam o preço a fim de vender as passagens restantes;
- Sempre que possível, viajar na baixa temporada e no meio da semana, quando a movimentação é menor, economizando não somente com passagens, mas também com hospedagem e alimentação;
- Sempre pesquisar os horários para conseguir encontrar alternativas econômicas;
- Na medida do possível, adquirir pacotes promocionais que possam ser aproveitados em viagens corporativas;
- Sempre pesquisar bastante antes de escolher, investigando bem qual é o melhor meio de transporte a usar, qual a melhor companhia e comparando os preços e as ofertas on-line.
Por que contratar uma empresa especialista em logística de viagem?
Uma empresa especializada na gestão de viagens corporativas tem todo o conhecimento necessário para comandar a logística dos deslocamentos empresariais e traçar a melhor rota para cada caso, liberando os gestores de maiores preocupações e desgastes emocionais. A empresa poderá escolher o melhor tipo de transporte, a melhor companhia, os melhores preços (inclusive obtendo descontos maiores), comprar as passagens no tempo certo e fazer tudo para que todos estejam presentes no evento.
Pense bem: por trabalharem diariamente na área, as empresas especializadas na gestão de viagens têm uma ligação bem mais estreita com as companhias de viagens, conhecendo os melhores pacotes promocionais, os horários e dias mais viáveis para o deslocamento e inúmeros outros pontos.
Dessa forma, será possível fazer um deslocamento com maior segurança, conforto e menores custos, resultando em melhor produtividade da equipe.
Como a Copastur pode ajudar na logística de viagens da sua empresa?
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A Copastur realiza consultoria dedicada para cada realidade empresarial, promovendo uma gestão inteligente das despesas de viagens, o que pode representar uma economia de até 30% nesses custos.
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