Palestrantes para eventos corporativos: guia prático de como escolher, fazer a logística e muito mais!

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No universo dos eventos corporativos, a escolha do palestrante certo é um dos pilares para o sucesso. Mais do que meros apresentadores de conteúdo, esses profissionais têm o poder de transformar um encontro, seja ele uma conferência, workshop ou seminário, em uma experiência memorável e impactante. 

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Um palestrante para evento corporativo inspirador e alinhado aos objetivos da ação pode motivar equipes, transmitir conhecimento relevante, estimular o debate e até mesmo impulsionar mudanças significativas dentro de uma organização, tornando o investimento em sua contratação um diferencial estratégico.

Outro ponto de atenção é o cuidado com a logística: garantir transporte, hospedagem, alimentação, estrutura técnica e alinhamento de horários é essencial para o bom desempenho do convidado. 

Uma organização eficiente evita imprevistos e assegura que o palestrante esteja focado em entregar o melhor conteúdo possível, contribuindo diretamente para o êxito do evento corporativo.

Se você deseja saber como escolher um palestrante para o evento corporativo da sua empresa, esse texto é para você! Aqui exploraremos desde o conceito, nomes que estão em alta e quais cuidados é preciso estar atento. Boa leitura!

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Qual a importância da escolha do palestrante para o evento?

Para os organizadores de eventos, a seleção de um palestrante é uma das decisões mais estratégicas e impactantes no sucesso de um evento corporativo

Mais do que preencher a  agenda, um bom palestrante é o catalisador do engajamento e o veículo principal da mensagem que a empresa deseja transmitir. Ele tem o poder de transformar um auditório passivo em uma plateia interativa e inspirada, elevando o nível de absorção do conteúdo e a satisfação dos participantes. 

Um palestrante alinhado aos valores e objetivos do evento não apenas entrega conhecimento relevante, mas também garante  motivação e credibilidade. Faz também com que o investimento da organização se traduza em resultados tangíveis, como o aprimoramento de habilidades, o fortalecimento da cultura organizacional ou a promoção de novas ideias. 

Assim, ignorar essa etapa ou subestimar sua importância é correr o risco de comprometer o ROI do evento e a percepção de valor por parte do público, transformando uma oportunidade de impacto em um gasto ineficiente.

Como escolher o palestrante para o evento?

Para escolher um bom palestrante para um evento corporativo, o organizador deve partir de uma análise clara dos objetivos do encontro, do tipo de evento corporativo e do perfil do público participante. 

O palestrante ideal é aquele que não apenas domina o tema proposto, mas que também possui capacidade de engajar, provocar reflexões e gerar valor prático para a audiência

Por isso, é importante avaliar a experiência anterior do profissional em eventos corporativos, assistir a vídeos de apresentações passadas, verificar referências e compreender seu estilo de comunicação são etapas essenciais do processo de curadoria. 

Além disso, é fundamental alinhar previamente o conteúdo da palestra, o tempo disponível e as expectativas da empresa para garantir coesão com a proposta do evento. 

A escolha criteriosa de um palestrante contribui diretamente para a entrega de uma experiência significativa e memorável ao público.

Como organizar palestras para eventos corporativos?

A primeira coisa a ser feita é decidir quem será o palestrante do evento. Afinal, a palestra deve apresentar um conteúdo realmente útil para a empresa e seus colaboradores. Hoje em dia, as temáticas focam cada vez mais na passagem de conhecimentos práticos e proveitosos para os participantes.

Depois de escolher um palestrante para seu evento, que seja realmente relevante para os convidados, é hora de convidá-lo formalmente e reservar a data. Assim você poderá organizar melhor as demais tarefas que vêm pela frente. Por isso, no convite é importante inserir uma mensagem pedindo a confirmação de presença, o RSVP.

Ao fechar a data, aproveite a ocasião para contar um pouco mais sobre o evento e a empresa.

Reserve o hotel para o palestrante do evento

Palestrantes que residem em outra cidade, que não seja a do evento, precisam de acomodações. Independentemente de a estada ser apenas para o dia do evento ou para um período maior, é necessário fazer a reserva do hotel corporativo com o máximo de antecedência possível.

A precaução garantirá um bom quarto, em um hotel de qualidade e com boa localização. Vale ressaltar que essa tarefa inclui buscar acomodações próprias para cada tipo de palestrante. Sejam quais forem as exigências, certifique-se de que o lugar oferece tudo o que for acordado com o convidado.

Aqui vai um aspecto a se considerar: se o palestrante for a surpresa do evento, a empresa deve optar por hospedá-lo em um hotel separado dos demais, para não estragar a comoção dos participantes do evento.

Providencie as refeições que serão servidas no evento

É recomendado que a empresa providencie as refeições do palestrante, sejam elas realizadas no próprio hotel, no local do evento ou em restaurantes parceiros. Sendo o palestrante pago ou convidado, é válido definir todos os detalhes com antecedência.

Na hora de escolher o local da refeição, é preciso levar em conta se o profissional terá tempo suficiente para descansar antes de retomar as atividades. Outro detalhe importante: vale evitar locais que exijam deslocamentos apressados para que não haja imprevistos no trajeto.

Planeje a recepção e locomoção do palestrante com antecedência

Caso o convidado vá ao evento de avião, um elemento fundamental para assegurar a viagem é fazer a compra da passagem e das demais comodidades com antecedência. Também verifique questões como conforto, tempo de viagem, trajeto e segurança da viagem no percurso do convidado.

Nesse momento, lembre-se de reservar o hotel e o serviço de traslado de acordo com o horário de chegada previsto. Esperar muito tempo no saguão ou no corredor do hotel não é muito elegante. O ideal é que já haja um carro esperando o convidado para seguir diretamente ao hotel.

Cuide bem da organização dos traslados

É importante saber como o palestrante vai se locomover do aeroporto até o hotel, bem como dos locais de refeição ao local do evento corporativo. Para efetivar o traslado sem contratempos, certifique-se de que haverá uma pessoa responsável e um veículo à disposição para cumprir com o cronograma previamente organizado.

Se necessário, providencie um atendimento bilíngue

Se o palestrante for de outro país, é fundamental que na hora em que chegar no aeroporto, subir a bordo do translado, realizar o check-in no hotel ou até mesmo se comunicar com algum convidado no evento, haja um tradutor, recepcionista ou acompanhante bilíngue.

Esse cuidado é muito importante para garantir que ele também tenha uma boa experiência.

Prepare o material e equipamento para a hora da palestra

Muitas palestras necessitam de material extra ou mesmo de equipamentos especiais para atingirem todo seu potencial. Por esse motivo, é importante fazer um checklist para o evento, pedindo ao convidado do evento que envie uma lista de itens necessários para a apresentação. 

Assim é possível fazer o planejamento do evento e organizar tudo para não lidar com imprevistos no dia do evento.

Os materiais requisitados podem ser telão, projetor, notebook, acesso à internet, sala específica, um maior número de cadeiras, canetas e blocos de anotação e por aí vai. E é claro que essa lista pode variar bastante, de acordo com a palestra, tom do evento, número de participantes e a empresa propriamente dita.

Tenha atenção à acessibilidade

Caso o palestrante seja uma pessoa com deficiência física, é fundamental que os organizadores garantam acessibilidade plena em todas as etapas do evento, o que exige a realização de ações como verificar a existência de rampas, elevadores, banheiros adaptados e palco com acesso adequado, além de prever deslocamentos com veículos acessíveis, caso necessário. 

A estrutura técnica também deve ser revisada, considerando, por exemplo, altura do púlpito, posicionamento de microfones e espaço para cadeira de rodas. 

É recomendável manter um canal de comunicação direto com o palestrante antes do evento para compreender suas necessidades específicas e evitar improvisos. 

Garantir essas condições não só vai garantir a acessibilidade do evento, mas também assegura a participação plena do profissional, e reforça o compromisso da organização com a inclusão e o respeito à diversidade.

Agradeça a sua participação

Receber uma homenagem ou um mimo ao fim das atividades certamente fará com que o seu palestrante para evento lembre-se da sua empresa com carinho. Pode ser um certificado, uma cesta com petiscos ou o que for mais viável para o negócio. Além de demonstrar o reconhecimento pelo trabalho feito, isso poderá incentivá-lo a frequentar futuros eventos da sua empresa.

Como a Copastur pode ajudar a organizar as palestras da sua empresa?

A Copastur pode ser a parceira estratégica na organização das palestras da sua empresa, oferecendo uma solução completa e otimizada.

Com expertise em gestão de eventos corporativos e diferentes formatos (presenciais, virtuais e híbridos), ela pode cuidar de toda a logística do evento, incluindo transporte, hospedagem, credenciamento, cenografia e suporte tecnológico, garantindo que palestrantes e participantes tenham uma experiência positiva e sem imprevistos.

Com soluções integradas e personalizadas, a Copastur transforma cada palestra em uma oportunidade de engajamento, networking e fortalecimento da cultura organizacional.

Entre em contato agora mesmo com a Aquarela, a agência de eventos corporativos da Copastur e tenha sucesso na sua ação!

Copastur fortalece protagonismo interno com programa de formação de palestrantes

Além de apoiar empresas na organização de eventos com palestrantes externos, a Copastur também investe ativamente na formação de seus próprios talentos como palestrantes corporativos. Em 2024, a Copastur, referência em inovação no setor de viagens e eventos corporativos, deu mais um passo estratégico ao lançar o programa Estrelas, iniciativa dedicada à formação de porta-vozes capazes de representar a marca com excelência em eventos por todo o Brasil.

Segundo Elaine Dantas, Chief Human Resources Officer da Copastur, o programa nasceu do entendimento de que investir no desenvolvimento humano é essencial para ampliar a influência institucional e fortalecer a cultura de protagonismo dentro da empresa. Liderada por especialistas de mercado que, a jornada de capacitação com foco em oratória, storytelling, presença de palco e inteligência emocional, preparou 23 colaboradores para atuarem como palestrantes e representantes oficiais da marca.

Em 2025, o programa avança para uma nova etapa. A Copastur dará continuidade ao investimento com uma mentoria personalizada, focada no aprimoramento da comunicação estratégica. Nessa fase, os participantes receberão acompanhamento para desenvolver habilidades como linguagem verbal e não verbal, uso da voz como instrumento de influência, posicionamento pessoal e construção de narrativas autênticas.

“Nosso objetivo é formar profissionais que não apenas dominem os conteúdos, mas que se comuniquem com empatia, clareza e confiança. A comunicação é uma competência essencial e pode ser desenvolvida com treino e apoio certo”, afirma Elaine Dantas.

A iniciativa da companhia integra uma visão mais ampla da Copastur sobre liderança humanizada, visibilidade interna e posicionamento estratégico da marca por meio das pessoas. Ao preparar seus profissionais para compartilharem conhecimento e inspirarem audiências, a empresa reforça seu compromisso com a valorização do capital humano como diferencial competitivo.

Mais do que um programa de capacitação, o treinamento de palestrantes se consolida como uma estratégia de impacto e crescimento, que amplia o alcance institucional da Copastur, fortalece conexões com o mercado e revela talentos com potencial transformador dentro da própria organização.

Com esse programa de treinamento, a Copastur deseja também motivar outras companhias a enxergarem o poder transformador da comunicação interna e a investirem no desenvolvimento de seus talentos como palestrantes e embaixadores das marcas que representam. Afinal, quem melhor para contar a história de uma empresa do que quem a vive todos os dias? 

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