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A prestação de contas de viagens corporativas é um processo essencial para manter a transparência e o controle financeiro na empresa. Mais do que apenas conferir valores, ela é uma fonte estratégica de dados, capaz de revelar padrões de consumo, identificar oportunidades de economia e otimizar viagens futuras.
Quando integrada a ferramentas digitais e sistemas de gestão, essa prática se torna ainda mais eficiente, reduzindo erros, acelerando processos e permitindo uma visão ampla e em tempo real das despesas corporativas. Nesse contexto, estruturar uma política clara de prestação de contas – com prazos, formatos e critérios bem definidos – evita inconsistências e retrabalho, além de reforçar a cultura de conformidade dentro da organização.
Se você deseja saber como fazer a prestação de contas de viagens corporativas da sua empresa da forma correta, esse post é para você. Além de explicar o conceito, vamos abordar sua importância, principais erros e passo a passo. Continue a leitura!
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O que é prestação de contas de viagens corporativas?
A prestação de contas de viagens corporativas é o processo pelo qual pessoas colaboradoras registram, documentam e justificam todas as despesas realizadas durante uma viagem a trabalho, assegurando que cada gasto esteja em conformidade com a política de viagem interna da empresa e com as normas fiscais.
Esse procedimento ocorre geralmente após o retorno de funcionários(as) da viagem, dentro de um prazo estipulado pela organização, que pode variar de alguns dias até um mês, conforme a política interna.
O processo funciona a partir da coleta de todos os comprovantes, como notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento, que são anexados a um relatório detalhado de despesas de viagem.
Esse relatório é, então, submetido à gestão ou ao departamento financeiro, que realiza a análise e a aprovação, verificando se as despesas estão de acordo com as diretrizes estabelecidas. Após a validação, é feito o reembolso ou o ajuste de valores (em casos de adiantamento).
Por que a prestação de contas de viagens corporativas é importante?
A prestação de contas de viagens corporativas é essencial por diversos motivos estratégicos e operacionais. Veja, a seguir, os principais:
- Controle orçamentário: permite acompanhar e controlar as despesas de viagens, garantindo que se mantenham dentro do orçamento planejado e evitando despesas excessivas;
- Tomada de decisão estratégica: oferece dados valiosos sobre os padrões de gastos, permitindo identificar oportunidades de economia, negociar melhores tarifas com fornecedores e otimizar as políticas de viagens;
- Conformidade e transparência: garante que todas as despesas estejam em conformidade com as políticas internas da empresa, regulamentações fiscais e leis trabalhistas, minimizando riscos de fraudes e auditorias;
- Reembolso eficiente: agiliza o processo de reembolso de despesas para os colaboradores e colaboradoras, garantindo que recebam de volta os gastos elegíveis de forma rápida e precisa, o que aumenta a satisfação e a produtividade;
- Otimização de processos: uma prestação de contas bem estruturada e, idealmente, automatizada, reduz a carga de trabalho manual, tanto para viajantes quanto para o departamento financeiro, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Quais são os principais erros na prestação de contas de viagens corporativas?
Os erros na prestação de contas de viagens corporativas podem gerar retrabalho, prejuízos financeiros e insatisfação entre as pessoas colaboradoras. Os mais comuns incluem:
- Falta de comprovantes ou comprovantes incompletos: esse é um dos erros mais frequentes, que acontece quando o(a) viajante perde, esquece ou não solicita o comprovante da despesa (nota fiscal ou recibo), ou o documento está ilegível, rasurado ou não contém todas as informações necessárias (CNPJ do fornecedor, discriminação do serviço e valor) – o que impede o reembolso e a dedução fiscal do gasto;
- Despesas fora da política de viagens: quando a pessoa colaboradora gasta em itens não elegíveis, excede os limites de gastos estabelecidos para refeições durante a viagem a trabalho, hospedagem ou transporte, ou utiliza serviços que não estão contemplados na política da empresa, gera glosas (recusas de reembolso por parte da corporação) e atritos;
- Atraso na entrega da prestação de contas: adiar a entrega dos documentos pode resultar na perda de comprovantes, esquecimento de detalhes da viagem corporativa e atrasos nos reembolsos, impactando o fluxo de caixa e a organização financeira;
- Erros de lançamento e cálculos: inserir valores incorretos, duplicar despesas, errar no cálculo de conversão de moedas estrangeiras ou na soma total das despesas são erros que podem ser tanto acidentais quanto, em casos mais graves, indícios de má-fé;
- Falta de detalhamento e justificativa: não descrever adequadamente a finalidade do gasto, quem estava presente em uma refeição de negócios ou por qual motivo um determinado serviço foi necessário dificulta a aprovação e a auditoria;
- Uso inadequado de cartões corporativos: realizar compras pessoais com o cartão corporativo, não apresentar a devida justificativa para todas as transações ou exceder os limites estabelecidos, misturando despesas pessoais e profissionais, são mais alguns erros;
- Desconhecimento da política de viagens: muitas falhas surgem da falta de familiaridade da equipe com as regras estabelecidas pela empresa, o que ressalta a necessidade de comunicação e atualização clara e constante da política de viagens;
- Não utilização de sistemas integrados: a prestação de contas feita manualmente ou por planilhas aumenta a chance de erros e perda de dados e dificulta a padronização das informações.
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Como fazer a prestação de contas de viagem corporativa?
Estruture uma política de viagens
Se sua empresa ainda não possui uma política de viagens, chegou a hora de pensar seriamente nisso. Comece determinando as regras que vão nortear seus investimentos nessa área, desde a identificação da necessidade do deslocamento até a prestação de contas ao financeiro.
Mapeie os setores envolvidos, as pessoas responsáveis por cada otimização de processo e as falhas que estão impactando nos custos. O segredo está na estruturação de um fluxo de trabalho livre de barreiras e impedimentos.
Vale lembrar que a política de viagens corporativas não só pode – como deve – ser constantemente atualizada, além de devidamente comunicada a todo o quadro de funcionários(as). Assim, a empresa cria uma cultura de atendimento às normas estabelecidas, assegurando que os custos vão ser mantidos sob controle.
Planeje suas reservas
Antecipar custos é uma das melhores formas de reduzir as inconsistências na prestação de contas de viagens corporativas. Afinal, com essa tática, sua empresa sabe de antemão quanto vai gastar, sem ter que lidar com grandes imprevistos.
Podemos citar como exemplo uma boa gestão de reserva de passagens aéreas e de hotéis. Mesmo que uma empresa tenha regras e uma política de viagens adequada, elas podem não ser cumpridas se não houver um planejamento antecipado eficaz.
A compra antecipada de passagens, por exemplo, traz benefícios claros, como a redução significativa dos custos, já que as tarifas tendem a ser mais baixas quando adquiridas com antecedência, além de garantir maior disponibilidade de datas e horários mais convenientes para as pessoas colaboradoras.
Isso contribui para o cumprimento da política de viagens, evita gastos excessivos e permite que o(a) profissional organize melhor sua agenda, assegurando uma viagem mais produtiva e confortável. Além disso, o planejamento prévio facilita a negociação com fornecedores, possibilitando condições especiais e descontos que impactam positivamente o orçamento corporativo.
Preveja deslocamentos adicionais
Imagine que um(a) profissional da sua equipe vai se deslocar até determinada localidade a trabalho, como uma capital, mas vai ter que ir para outras cidades também.
Nesse caso, uma boa tática é organizar essa viagem com antecedência para que seja possível contratar um serviço de mobilidade mais barato e ter acesso a mais opções disponíveis.
Procure fazer convênios e parcerias
Pensando principalmente nos deslocamentos e na alimentação, sua empresa pode realizar convênios com estabelecimentos locais em regiões onde há sempre muita demanda de viagens corporativas.
A simples troca da refeição do hotel por um restaurante regional pode significar economia para o negócio e facilitar a prestação de contas de viagens corporativas no final do mês, com uma fatura que venha consolidada em uma única nota fiscal.
Escolha uma forma de controle
Esperar que cada viajante traga todas as notas fiscais e os recibos relativos à viagem pode não ser a melhor forma de manter o controle de custos desses deslocamentos. Afinal, entre idas e vindas, qualquer documento pode ser perdido ou até mesmo esquecido. No entanto, existem formas mais assertivas de manter este tipo de controle dentro da sua empresa!
Você pode apostar nas planilhas eletrônicas compartilhadas, por exemplo. Nesse caso, ao final de cada dia, a pessoa viajante insere as despesas e sua empresa pode acompanhar o que está sendo gasto.
Para evitar extrapolar o orçamento de viagem, novas orientações podem ser passadas enquanto o(a) profissional ainda está viajando. Outra maneira de fazer o controle das despesas de viagens corporativas é um sistema de gestão de viagens, como é o caso do Expense Management da Copastur.
Com essa ferramenta que oferecemos para os nossos clientes, é possível inserir e categorizar as despesas, compartilhar relatórios e gráficos de acompanhamento e muito mais. Assim, o controle fica bem mais fácil e sua empresa pode monitorar melhor os gastos, comparando-os mês a mês para melhorar sua capacidade de planejamento e decisão.
Crie um fluxo de aprovação
O fluxo de aprovação é necessário para que mais de uma pessoa consiga avaliar se a viagem é realmente necessária e se os custos estão dentro do orçamento.
Nada de liberar viagens sem qualquer restrição! Ao mesmo tempo, evite envolver muitos níveis hierárquicos no processo, a fim de não comprometer a agilidade e a eficiência das aprovações. O ideal é incluir apenas a pessoa gestora da área solicitante, uma pessoa de compras e outra do financeiro.
Incentive as melhores práticas
Se você quer que as pessoas colaboradoras da sua empresa se comprometam ainda mais com a prestação de contas das viagens corporativas, crie programas de incentivo, gamificação, clubes de fidelidade, acúmulo de pontos, brindes e bonificações para quem cumprir as orientações da empresa à risca.
Com o tempo, você vai perceber que a cultura de controle de gastos em viagens corporativas vai ser absorvida por toda a equipe, contribuindo para a economia de recursos e aumentando a lucratividade do empreendimento.
Conte com especialistas na área
Como você deve ter notado, existem vários detalhes que afetam os custos das viagens corporativas e que podem contribuir com a prestação de contas. Ao contar com equipes externas de gestão de viagens corporativas como as da Copastur e com ferramentas que ajudam na automatização de processos como o Superapp C+, você tem mais controle, ganha tempo e reduz custos, evitando gastos desnecessários. Isso assegura que a sua empresa vai gastar somente o que realmente for preciso com cada deslocamento.
Quais cuidados tomar na prestação de contas de gastos com viagens de negócios?
Na prestação de contas de gastos com viagens de funcionários e funcionárias, é fundamental adotar uma abordagem criteriosa para garantir conformidade, transparência e controle financeiro eficaz.
Um dos principais cuidados é seguir rigorosamente a política de viagens corporativas, que deve estabelecer limites de valores por categoria (hospedagem, alimentação, transporte, etc.), tipos de despesas permitidas e documentação exigida.
Além disso, é essencial exigir comprovantes fiscais válidos para todos os gastos e orientar as pessoas colaboradoras sobre a importância de mantê-los organizados e legíveis. O prazo para envio da prestação de contas também deve ser respeitado, visando evitar acúmulos, esquecimentos e inconsistências.
Outro ponto vital é verificar se há coerência entre os gastos realizados e o roteiro da viagem, cruzando informações como datas, horários e locais. Sua empresa também deve investir em plataformas de gestão de despesas ou sistemas digitais como os da Copastur, que padronizam o processo e reduzem erros manuais.
Por fim, oferecer treinamentos periódicos à equipe sobre boas práticas de prestação de contas de viagens corporativas pode evitar falhas recorrentes e promover uma cultura de responsabilidade e comprometimento com os recursos da sua organização.
Como a Copastur pode ajudar na prestação de contas de viagens corporativas?
Na Copastur, oferecemos uma gestão de viagens integrada e tecnológica que simplifica todo o processo, desde as reservas até o controle e análise das despesas pós-viagem.
Por meio do Superapp C+, nossa plataforma única e personalizável, permitimos o monitoramento em tempo real dos gastos, facilitando o registro e a validação dos comprovantes para aprovação e reembolsos automatizados, além de garantir que as despesas estejam alinhadas às políticas internas da sua empresa.
Também contamos com o CopasturCard, cartão corporativo integrado ao Superapp C+, que consolida e monitora as despesas de forma transparente e ágil, reduzindo erros e fraudes.
Com essas e outras soluções da Copastur, sua empresa ganha maior controle financeiro, otimiza custos e torna o processo de prestação de contas mais eficiente e menos burocrático, promovendo uma governança mais eficaz e estratégica.
Como você viu neste post, a prestação de contas de viagens corporativas pode parecer complexa, mas é totalmente viável com boas práticas e profissionais especializados(as) na gestão.
Conheça agora mesmo as soluções da agência de viagens corporativas da Copastur e otimize as viagens da sua empresa de uma vez por todas!
