Uma viagem de emergência, no contexto empresarial, caracteriza-se como uma viagem que surge inesperadamente e exige que uma pessoa colaboradora viaje imediatamente para um local específico. Ela pode ser causada por uma série de fatores, como uma crise, um problema urgente que precisa ser resolvido pessoalmente ou uma oportunidade de negócio de última hora.
Esse tipo de viagem é frequentemente marcado por um curto prazo de notificação, o que exige flexibilidade e capacidade de adaptação de viajantes. É fundamental que a empresa tenha um processo bem estruturado para lidar com essas situações, garantindo que o(a) funcionário(a) possa viajar com segurança e eficiência, sem comprometer as suas responsabilidades.
Além disso, é importante que a empresa ofereça todo o suporte necessário para que a pessoa colaboradora possa se concentrar no seu trabalho durante a viagem – e não precise se preocupar com questões burocráticas ou logísticas.
Neste post, vamos nos aprofundar no tema viagem de emergência, abordando os cuidados e o passo a passo para organizar uma com sucesso. Continue lendo!
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Como organizar uma viagem de emergência para pessoas colaboradoras?
Organizar uma viagem de emergência para funcionários(as) de uma empresa requer um planejamento ágil e eficiente, com atenção aos detalhes para garantir a segurança e o bem-estar de todas as pessoas envolvidas. Confira abaixo o passo a passo completo!
Identifique a necessidade e peça autorização
Primeiramente, você precisa entender o nível de emergência da viagem e obter a devida aprovação interna. Isso envolve verificar a gravidade da situação que exige o deslocamento da pessoa colaboradora, seja para resolver uma crise operacional, atender a um cliente estratégico ou substituir um funcionário(a) indisponível.
Também é essencial garantir que a viagem de emergência esteja alinhada com a política de viagens corporativas da empresa e que os custos sejam aprovados pelo setor financeiro ou liderança responsável.
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Determine um orçamento de emergência
Em situações de emergência, o orçamento de viagem precisa ser ajustado para atender às necessidades imediatas. Assim, você deve considerar custos inesperados com compra de passagens corporativas de última hora, hospedagens temporárias e equipamentos especiais que possam ser necessários para lidar com a situação.
O budget deve levar em conta tanto os custos diretos quanto indiretos associados à viagem de emergência e ao manejo da situação. É crucial que o planejamento financeiro da empresa seja flexível para lidar com despesas adicionais que possam surgir.
Providencie a documentação e siga os requisitos legais
Antes da reserva, outra ação que precisa ser realizada é verificar se o(a) funcionário(a) possui a documentação necessária para viajar, como passaporte válido, visto (se aplicável) e certificados de vacinação exigidos pelo destino. Para viagens nacionais, conferir RG, CPF e possíveis autorizações internas já é suficiente.
Empresas que trabalham com viagens frequentes devem manter um banco de dados atualizado com essas informações para agilizar processos emergenciais. Caso necessário, você pode consultar o setor jurídico para assegurar a conformidade com as normas trabalhistas e regulatórias. E, em situações de crise, pode ser necessário contatar embaixadas ou consulados para obter assistência adicional.
É justamente por isso que oferecemos o PassForAll, serviço da Biosfera Copastur de documentação para viagens. Ajudamos você e a sua equipe a deixarem os documentos prontos com antecedência e também ajudamos em casos de viagem de emergência.
Reserve passagens e transporte
Após a autorização e a checagem de toda a documentação, o próximo passo é a reserva do meio de transporte mais eficiente, levando em conta tempo, custo e disponibilidade.
Em uma viagem urgente a trabalho, as passagens aéreas costumam ser a melhor opção, mas também pode ser necessário organizar traslados locais, como táxis, aplicativos de mobilidade ou aluguel de veículos.
Como comprar uma passagem emergencial?
Para comprar uma passagem emergencial, o primeiro passo é acessar as plataformas de reservas corporativas ou acessar diretamente os sites das companhias aéreas para verificar a disponibilidade em voos próximos ao horário desejado.
Em viagens de emergência, passagens com tarifas flexíveis são essenciais para evitar prejuízos em caso de cancelamentos ou mudanças de última hora. Se não houver voos diretos disponíveis, considerar escalas estratégicas pode ser uma alternativa viável. Ademais, utilizar pontos de programas de milhas para empresas ou cartões corporativos como o CopasturCard pode facilitar a aquisição rápida dos bilhetes aéreos.
As melhores agências de viagens corporativas, como a Copastur, possuem uma rede de parceiros, por isso, conseguem obter reservas mais rápidas e com condições especiais. Nosso atendimento 24×7 também faz toda a diferença em momentos de emergência!
Organize a acomodação e infraestrutura no destino
Paralelamente à reserva das passagens, a hospedagem deve ser organizada considerando critérios como proximidade ao local da demanda, conforto e política de gastos da empresa.
Hotéis com check-in flexível e cancelamento gratuito são preferíveis para evitar prejuízos em casos de mudanças de última hora. Você também deve verificar se o local oferece Wi-Fi, alimentação e espaços adequados para reuniões ou trabalho remoto, caso necessário.
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Contrate seguro-viagem e assistência médica
A segurança e o bem-estar das pessoas colaboradoras (duty of care) devem ser prioridades absolutas em uma viagem de emergência. Logo, a contratação de um seguro viagem é indispensável.
A empresa também deve contratar um seguro-viagem que cubra imprevistos, como acidentes, emergências médicas, extravio de bagagem ou cancelamentos.
Para viagem corporativa internacional, é preciso conferir se há exigências específicas de cobertura médica, como na Europa, onde o Tratado de Schengen exige um valor mínimo de seguro-saúde.
Envie informações e o itinerário detalhado
Para garantir que tudo ocorra conforme o planejado, a pessoa colaboradora da empresa deve receber um itinerário detalhado com horários, locais, contatos de emergência e instruções específicas sobre a viagem de emergência.
Também é crucial que a companhia tenha um canal de comunicação disponível 24×7 para prestar suporte caso ocorram mudanças, atrasos ou imprevistos. É aqui que entra a Copastur, otimizando todo esse processo para a sua empresa com atendimento ágil e humanizado.
Outra dica é utilizar um software de gestão de viagens, que facilita o compartilhamento de informações em tempo real. E o superapp C+ da Copastur, disponível para os nossos clientes, centraliza tudo em uma única plataforma.
Gerencie despesas e reembolsos
Toda viagem emergencial pode gerar custos inesperados, sendo importante definir previamente um orçamento e garantir que o(a) funcionário(a) tenha acesso a recursos financeiros para cobrir despesas adicionais.
Cartões corporativos ou adiantamentos podem ser fornecidos para evitar contratempos. A política de reembolso de despesas deve ser clara, estipulando quais gastos são cobertos e qual é a documentação necessária para prestação de contas após o retorno. Para os clientes da Copastur, o superapp C+ e o CopasturCard são integrados para simplificar o controle de despesas e o processo de reembolso!
Monitore o andamento da viagem de emergência
Monitorar o andamento da viagem de emergência ajuda a garantir que a pessoa colaboradora chegou com segurança ao destino e está cumprindo sua missão. Mantenha contato regular por telefone, e-mail ou aplicativos de comunicação para resolver rapidamente qualquer problema que possa surgir.
Caso ocorram mudanças na agenda, a equipe responsável pela gestão de viagens deve estar preparada para providenciar ajustes nas reservas e oferecer suporte imediato. Deixe esse trabalho conosco e foque no que realmente importa: as atividades do seu negócio.
Como a Copastur pode ajudar na sua viagem de emergência corporativa?
Somos uma biosfera de marcas e oferecemos suporte completo para qualquer viagem de emergência corporativa, garantindo agilidade e eficiência em cada etapa. Com mais de 51 anos de experiência, a Copastur pode ser a sua principal aliada nesses momentos!
Com o PassForAll, sua empresa facilita o processo de emissão e renovação de passaportes e vistos da equipe, até mesmo os mais complexos, evitando atrasos burocráticos em deslocamentos urgentes. Já o 24ours, nossa central de atendimento disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana, incluindo feriados, proporciona suporte personalizado para resolver questões como remarcação, cancelamento de voo, hospedagem, transporte e outras dúvidas e imprevistos, solucionando tudo rapidamente.
Quer se livrar das burocracias e das preocupações em casos de emergência? Conheça agora mesmo as soluções em viagens corporativas da Copastur e otimize a gestão de viagens da sua empresa de uma vez por todas!
