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A gestão da informação (GI) é um pilar fundamental para o sucesso e a sustentabilidade das empresas na era digital. Em um cenário cada vez mais orientado por dados, empresas que conseguem coletar, organizar, analisar e transformar informações em ações concretas ganham vantagem competitiva significativa.
Hoje, estamos imersos no que muitos chamam de “Era do Zettabyte” — somente em 2025, espera-se que o volume global de dados atinja impressionantes 182 zettabytes (1 zettabyte = 1 trilhão de gigabytes)
Esse crescimento explosivo reforça a importância de métodos eficientes de gestão da informação para lidar não apenas com o volume, mas também com a variedade, velocidade e veracidade dos dados.
Nas viagens corporativas, essa gestão se torna ainda mais relevante. Ao integrar dados de reservas, gastos, políticas internas, reembolsos de despesas e performance de fornecedores, empresas ganham visibilidade total sobre seus processos, o que permite a realização de análises preditivas que reduzem custos, melhoram a conformidade às políticas de viagem e aumentam a segurança dos colaboradores.
Se você quer trazer melhorias para sua política de viagens, está na hora de entender o papel da gestão da informação em viagens corporativas e como conduzi-la da melhor maneira possível em sua empresa. Acompanhe nossas recomendações a seguir!
O que é Gestão da informação?
Gestão da informação nas empresas é o conjunto de processos e práticas destinados a organizar, integrar, proteger e controlar o ciclo de vida completo dos dados e conteúdos, desde sua coleta até seu arquivamento ou eliminação, abrangendo tanto informações físicas quanto digitais.
Seu principal objetivo é garantir que as informações certas estejam acessíveis às pessoas certas no momento adequado, promovendo decisões mais rápidas, seguras e estratégicas, além de transformar dados em ativos valiosos para a competitividade organizacional.
Esse tipo de gestão envolve a realização de atividades como identificação, classificação, processamento, armazenamento e compartilhamento de informações, sempre com foco na integridade, segurança e uso eficiente dos dados para apoiar os objetivos e processos empresariais.
Qual a importância da Gestão da informação para as empresas?
A gestão da informação é essencial para as empresas porque permite consolidar, organizar e analisar dados estratégicos, tornando-os acessíveis e úteis para embasar decisões mais rápidas, seguras e assertivas.
Essa prática aumenta a produtividade, reduz custos operacionais, melhora a comunicação interna e facilita o compartilhamento do conhecimento entre equipes, além de proporcionar maior competitividade ao identificar oportunidades de mercado, antecipar tendências e mitigar riscos.
Outra vantagem é que ela ajuda a garantir a integridade, segurança e qualidade das informações, transformando dados em ativos valiosos, otimizando processos e aprimorando o relacionamento com os stakeholders.
Por que é importante fazer a gestão da informação em viagens corporativas?
As viagens corporativas representam uma despesa anual significativa nas corporações. Esses custos vão além da compra das passagens aéreas e das reservas de hotéis corporativos: também incluem a capacitação dos profissionais, o investimento em tecnologias de gestão, jantares, brindes, material de divulgação, entre outros. Daí a importância de fazer um acompanhamento crítico e criterioso dessas despesas.
Além dos custos da viagem, índices como os de satisfação do colaborador ajudam a compreender a experiência que a sua empresa está proporcionando com esse tipo de atividade.
Os relatórios de viagens (RDVs) fornecem uma visão detalhada do que ocorre durante as viagens. Com esse acompanhamento, as empresas conseguem fazer uma gestão mais inteligente de seus recursos, reduzindo custos sem prejudicar os objetivos comerciais ou a motivação dos colaboradores.
A fluidez das operações da empresa também ganha melhorias significativas. Afinal, muitos dados se perdem em trocas de e-mails e jargões próprios de cada setor. Uma gestão de informação efetiva permite que departamentos como os de recursos humanos, financeiro, administrativo e de informação acessem o mesmo banco de dados e conversem de igual para igual.
Como fazer a gestão da informação em viagens corporativas?
Hoje, as agências e companhias utilizam uma série de sistemas de gestão de viagens para gerenciar todas as informações pertinentes à organização de viagens corporativas. Mas para utilizar essas plataformas com assertividade, é preciso que a sua empresa adote algumas práticas. Entenda!
Estruture uma política de viagens corporativas
Sem uma política de viagens corporativas bem-estruturada, você não terá muitos critérios para programar os sistemas de gestão de informações. Defina, junto dos setores responsáveis:
- quais classes de voos comprar;
- tipo de transporte usado para o deslocamento dos colaboradores e da mobilidade corporativa;
- a categoria do hotel;
- prazo máximo para realizar reservas de hospedagens;
- prazo máximo para adquirir passagens aéreas;
- quais são as responsabilidades de cada um (que tipos de gastos são cobertos pela empresa e quais são de encargo do colaborador);
- valores a serem respeitados (limites de gastos).
As melhores agências especializadas em viagens corporativas ajudam na configuração das políticas de gestão de viagens, conforme explicaremos a seguir.
Utilize um sistema flexível
Para estruturar seus relatórios corporativos, conte com um sistema flexível para organização e disposição desses dados. As ferramentas de relatórios hoje disponíveis no mercado permitem que os gestores tenham acesso rápido às informações necessárias, identifiquem padrões e rastreiem gastos.
Esse sistema deve ser capaz de atualizar as informações e reuni-las em um banco de dados centralizado. Bilhetes de companhia aérea, estadia em hotéis, aluguéis de carros, gerenciamento de aeronaves, jantares e outros serviços podem e devem ser acompanhados por essas plataformas.
Observe, ainda, se os relatórios gerados nesse tipo de ferramenta são facilmente acessíveis. Verifique se ele funciona em tablets, smartphones e computadores, como os painéis de controle funcionam e se seus colaboradores se adaptam às interfaces.
Compartilhe as informações
Uma gestão de viagens corporativas bem-executada necessita de uma política de transparência que se manifeste em todos os setores da empresa. A informação deve circular de maneira fluida, de modo que todos saibam como acessá-la e o que fazer em relação a ela.
Ao acompanhar informações como preferências de voos diretos ou indiretos, horários de viagens, estabelecimentos alimentícios e outros, você reúne dados que podem ser utilizados por diferentes departamentos para estruturar medidas mais efetivas.
É essencial, portanto, que os relatórios gerados sejam acessíveis, reunindo os dados que realmente interessam a cada setor. Não se trata, assim, de reunir todo e qualquer tipo de informação. É preciso que os dados sejam direcionados e fomentem análises pertinentes para cada tipo de demanda da organização. E é aqui que entram os indicadores-chave de performance, também conhecidos como KPIs.
Defina indicadores-chave de performance (KPIs)
A definição dos indicadores-chave de performance deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Diferentemente das métricas, que somente apontam informações quantitativas, os indicadores se relacionam com um certo objetivo da organização.
O acompanhamento desses indicadores, amparado pelo uso de uma ferramenta para geração de relatórios em tempo real, permite que os gestores descubram em tempo hábil quais são as estratégias que geram resultados positivos, bem como quais problemas trazem impeditivos para o objetivo da empresa. Assim, acelera-se o processo de tomada de decisões.
Conte com uma agência especializada em viagens corporativas
As agências de viagens corporativas contam com um amplo portfólio de soluções para acompanhamento das jornadas e uma cartela de fornecedores que permite negociar preços mais atrativos. Elas facilitam a gestão de viagens corporativas pois, graças aos acordos com hotéis e companhias aéreas, conseguem descontos.
Além disso, as agências especializadas cuidam da parte “burocrática” de organização das viagens corporativas, de modo que você e sua equipe possam se concentrar no estabelecimento e cumprimento das estratégias para a viagem.
As ferramentas de self-booking dessas agências, integradas a outros recursos de gestão, também trazem facilidades para as empresas, já que organizam um canal único que pode ser acessado pelos departamentos financeiro, de recursos humanos e outros envolvidos na organização da viagem, agilizando o processo.
Como a Copastur pode ajudar na gestão de informação das empresas?
A Copastur pode ajudar na gestão da informação das empresas ao centralizar e estruturar todos os dados relacionados às viagens corporativas em uma única plataforma inteligente.
Por meio de soluções como o SuperApp C+ e o Hubconnect, a empresa integra reservas, políticas de viagem, despesas, relatórios e indicadores de performance em tempo real, oferecendo uma visão 360º das operações.
O uso dessas tecnologias permite a realização de análises estratégicas, maior controle orçamentário, otimização de processos e decisões baseadas em dados concretos, contribuindo diretamente para a eficiência e governança corporativa.
Conheça agora mesmo as soluções de viagens corporativas da Copastur e impulsione os resultados da sua empresa!
