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As despesas de viagens corporativas seguem em alta no Brasil e têm se tornado um dos principais desafios financeiros para empresas de diferentes portes.
Segundo levantamento divulgado pelo portal Mercado & Eventos , os gastos com deslocamentos profissionais cresceram 45% no último ano, chegando a uma média de R$ 20 mil por colaborador ao ano, com ticket médio de R$ 2.254 por viagem.
O crescimento do setor também reflete o avanço das agendas presenciais e do turismo de negócios. Dados da Abracorp mostram que as viagens corporativas movimentaram R$ 3,57 bilhões apenas no primeiro trimestre de 2026 , representando uma alta de 12,4% em relação ao mesmo período do ano anterior.
Diante desse cenário, controlar despesas de viagens corporativas deixou de ser apenas uma ação de redução de custos e passou a ser uma estratégia essencial para garantir eficiência operacional, previsibilidade financeira e maior competitividade para as empresas.
Ao longo deste guia, você vai entender quais são os principais gastos em viagens corporativas, os erros mais comuns que aumentam os custos, além de conferir práticas, ferramentas e políticas eficientes para reduzir despesas sem comprometer a experiência e a produtividade das pessoas colaboradoras. Continue a leitura!
Copastur: experiência e cuidado para tornar cada viagem corporativa mais segura e eficiente. Quais são as principais despesas de viagens? As despesas de viagens corporativas incluem todos os custos necessários para garantir que colaboradores realizem deslocamentos profissionais com segurança , conforto, produtividade e eficiência operacional.
Esses gastos fazem parte da rotina de empresas que investem em reuniões presenciais, eventos, treinamentos, visitas comerciais e expansão de negócios.
Entre os principais custos das viagens corporativas, destacam-se:
Passagens aéreas , que normalmente representam a maior parcela do orçamento;Hospedagem corporativa , incluindo hotéis, taxas e serviços adicionais;Alimentação , como refeições, coffee breaks e room service;Transporte terrestre , incluindo táxis, aplicativos de mobilidade, aluguel de veículos e traslados;Inscrições em eventos corporativos , feiras, congressos e convenções;Seguro viagem corporativo : O gasto com seguro viagem corporativo é fundamental para garantir suporte e proteção;Despesas com comunicação , como internet, roaming e telefonia.
Além dos custos planejados, muitas empresas também enfrentam despesas inesperadas que impactam diretamente o orçamento, como:
Multas por alteração ou cancelamento de voos ;
Taxas de bagagem extra;
Variação tarifária de passagens;
Despesas médicas emergenciais;
Custos com deslocamentos de última hora.
Por isso, ter uma gestão estratégica das despesas de viagens corporativas é essencial para reduzir desperdícios, aumentar o controle financeiro e melhorar a experiência das pessoas colaboradoras.
Com processos bem definidos, políticas de viagens claras e apoio da tecnologia, a empresa consegue otimizar custos, agilizar reembolsos de despesas , aumentar a previsibilidade orçamentária e garantir mais transparência na prestação de contas.
Como contabilizar despesas de viagens corporativas? Contabilizar corretamente as despesas de viagens corporativas é essencial para garantir controle financeiro, conformidade fiscal e melhor gestão do orçamento da empresa.
O processo começa com a definição de uma política de viagens corporativas clara, definindo:
Despesas permitidas;
Limites de gastos;
Regras de aprovação;
Obrigatoriedade de notas fiscais e recibos.
Após a viagem, todos os gastos devem ser registrados no sistema financeiro e categorizados corretamente, como:
Passagens aéreas ;Hospedagem;
Alimentação;
Transporte terrestre;
Inscrições em eventos;
Seguro viagem.
Também é importante vincular cada despesa ao centro de custo, projeto ou colaborador responsável.
Para garantir o reembolso e evitar inconsistências, os comprovantes fiscais devem ser anexados e validados pelo setor financeiro, verificando se os gastos estão de acordo com a política da empresa.
Além disso, utilizar um sistema de gestão de viagens corporativas ajuda a automatizar processos , reduzir erros, aumentar o controle dos gastos e gerar relatórios mais precisos.
Por fim, uma política eficiente de prestação de contas e reembolso traz mais transparência, organização e previsibilidade para a gestão das viagens corporativas.
Como lidar com o adiantamento para despesas de viagens? Para evitar erros e manter o controle financeiro, a empresa deve ter uma política clara de adiantamento para viagens corporativas , definindo:
Valores permitidos;
Despesas cobertas;
Regras de aprovação;
Prazos para prestação de contas.
Após a viagem, a pessoa colaboradora deve apresentar os comprovantes das despesas realizadas.
Caso haja saldo não utilizado, o valor deve ser devolvido à empresa. Se os gastos ultrapassarem o adiantamento, a diferença precisa ser aprovada conforme a política interna.
Além disso, utilizar sistemas de gestão de viagens ajuda a automatizar o controle, aumentar a transparência e reduzir riscos de inconsistências ou fraudes.
Como reduzir as despesas de viagens corporativas? Abaixo, listamos algumas dicas de como reduzir os gastos com viagens da sua empresa:
Crie uma política de viagens bem definida: estabeleça regras claras sobre limites de gastos, categorias permitidas, fornecedores preferenciais e processo de aprovação;Centralize a gestão das viagens: conte com uma plataforma ou agência especializada que consolide as reservas, aprove negociações e ofereça relatórios centralizados;Negocie com fornecedores frequentes: estabeleça acordos com companhias aéreas, redes hoteleiras e empresas de transporte para garantir tarifas corporativas e condições especiais;Antecipe reservas sempre que possível: planejar com antecedência permite aproveitar tarifas promocionais e evitar aumentos de última hora;Utilize ferramentas de controle e automação de despesas: soluções digitais ajudam a monitorar gastos em tempo real, evitar fraudes e simplificar a prestação de contas;Incentive o uso de videoconferência: substitua viagens desnecessárias por reuniões online , especialmente em casos de visitas internas ou reuniões de rotina;Otimize o roteiro de viagens: agrupe compromissos em um mesmo destino e evite deslocamentos fragmentados ou mal planejados;Aproveite programas de fidelidade: cadastre a empresa em programas de milhagens e pontos e utilize os benefícios acumulados em futuras viagens;Eduque as pessoas colaboradoras: promova treinamentos sobre o uso consciente dos recursos e a importância de seguir a política de viagens da empresa;Monitore e analise os indicadores: avalie KPIs como custo médio por viagem, compliance com a política e variação entre orçado e realizado para tomar decisões mais estratégicas.
Como a Copastur ajuda a reduzir as despesas de viagens da sua empresa? Planejamento eficiente: o primeiro passo para reduzir despesas de viagens Reduzir despesas de viagens corporativas vai além da reserva de passagens e hotéis. Um planejamento estratégico permite otimizar custos, garantir mais eficiência e manter a conformidade com a política de viagens da empresa.
A Copastur oferece uma gestão centralizada e automatizada, analisando orçamento, logística e as melhores opções de transporte e hospedagem para cada necessidade.
Com isso, sua empresa evita desperdícios, como reservas fora da política ou escolhas que impactam a produtividade da equipe.
Além disso, a Copastur conta com uma ampla rede de fornecedores e negocia condições mais vantajosas, ajudando a reduzir custos sem comprometer a experiência dos viajantes.
Baixe o eBook gratuito e aprenda a estruturar uma boa política de viagens Tecnologias para controle e redução de despesas de viagens A Copastur utiliza tecnologias avançadas para monitorar e controlar as despesas de viagens corporativas em tempo real.
Com o Expense Management, sua empresa automatiza processos de aprovação e reembolso, reduz erros operacionais e elimina tarefas manuais.
A plataforma também oferece recursos de Business Intelligence, permitindo identificar padrões de gastos, oportunidades de economia e pontos de melhoria na gestão de viagens. Assim, sua empresa ganha mais controle, eficiência e visão estratégica sobre os investimentos.
Outro destaque é o SuperApp C+ , que centraliza serviços como hospedagem, voos, mobilidade, reembolsos e gestão do CopasturCard em um único aplicativo. Com isso, sua empresa reduz a burocracia, simplifica o controle financeiro e elimina a necessidade de armazenar notas fiscais manualmente.
Negociação estratégica para tarifas mais econômicas Com mais de 50 anos de experiência no mercado, a Copastur negocia condições exclusivas com fornecedores de confiança, garantindo tarifas mais competitivas em passagens, hospedagens e serviços de viagens corporativas.
Além disso, o planejamento com antecedência amplia as oportunidades de economia.
Suporte especializado 24/7 Imprevistos em viagens corporativas podem gerar custos extras e impactar a produtividade. Por isso, a Copastur oferece atendimento personalizado e especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana, com suporte ágil e humanizado para resolver qualquer demanda relacionada a viagens e eventos.
Consultoria personalizada para gerar saving A Copastur também oferece consultoria especializada em gestão de viagens corporativas. Nossa equipe analisa dados, identifica padrões de consumo e desenvolve estratégias personalizadas para reduzir custos e otimizar investimentos.
Além disso, elaboramos relatórios detalhados de viagens (RDV) , proporcionando uma visão estratégica que facilita a tomada de decisões e potencializa o saving da empresa.
Inteligência Artificial para reduzir custos em viagens corporativas A Copastur utiliza Inteligência Artificial de viagens para tornar a gestão de viagens corporativas mais estratégica, eficiente e econômica.
Com o apoio da IA, é possível analisar padrões de consumo, identificar oportunidades de saving e automatizar processos que reduzem desperdícios e gastos desnecessários.
A tecnologia também ajuda na escolha das melhores tarifas, no controle de despesas em tempo real e na tomada de decisões mais rápidas e assertivas.
Dessa forma, sua empresa ganha mais previsibilidade financeira, otimiza recursos e melhora a experiência dos(as) viajantes sem abrir mão da eficiência operacional.
Copastur: economia nas despesas de viagens com qualidade e eficiência A Copastur é uma parceira estratégica que ajuda sua empresa a reduzir despesas de viagens corporativas com mais controle, tecnologia e eficiência.
Da gestão ao suporte ao viajante, oferecemos soluções completas para otimizar cada etapa da viagem, garantindo economia sem comprometer a qualidade da experiência.
Com tecnologia avançada, atendimento especializado e estratégias personalizadas, sua empresa ganha mais agilidade, controle financeiro e eficiência operacional. Fale com a Copastur e transforme as viagens corporativas em investimentos mais estratégicos.
Conclusão Como você viu ao longo do texto, controlar as despesas de viagens corporativas é essencial para garantir mais eficiência, previsibilidade financeira e competitividade para as empresas.
Com a Copastur, sua empresa transforma a gestão de viagens em uma estratégia mais inteligente, econômica e eficiente. Conheça as soluções de viagens corporativas da Copastur e fale com um dos nossos consultores especializados para descobrir como tornar suas viagens mais eficientes, econômicas e estratégicas.
