Dicas de Como Organizar Conferência Online de Forma Mais Eficiente

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As conferências são um caminho para promover relacionamentos melhores com os stakeholders da empresa. Mas a organização desse tipo de evento, principalmente uma conferência online, precisa ter a qualidade assegurada, sem ser excessivamente complexa. Ou seja, o trabalho de fazer a conferência deve ser eficiente em todos os detalhes.

Neste artigo, vamos apresentar dicas de como organizar uma conferência online e presencial de forma mais eficiente, sem abrir mão de um resultado de qualidade. Confira!

Estabeleça uma comissão de qualidade para a conferência da empresa

Para que qualquer evento seja um sucesso, ele precisa atender aos interesses do público. Por isso, na hora de organizar sua conferência online, é válido contar com representantes do público para apresentar sugestões e opiniões sobre a programação.

Além disso, também vale a pena ter um grupo de pessoas para dividir as responsabilidades da organização, de modo que ninguém fique sobrecarregado e que todos os aspectos recebam a devida atenção.

A dica, portanto, é estabelecer uma comissão para que as pessoas trabalhem juntas para ter uma conferência de sucesso.

Faça um planejamento estruturado do evento

Um planejamento estruturado é como um guia de tudo o que precisa ser preparado para o evento. Quanto melhor for a organização, menores os riscos de algum problema acontecer na conferência ou de detalhes serem esquecidos.

A boa notícia é que o planejamento não precisa ser sempre desenvolvido “do zero”. Se a empresa já realizou conferências antes, pode reaproveitar os planejamentos, fazendo apenas as adaptações necessárias, como é o caso de uma conferência que costumava ser presencial e passar a ser online.

Crie uma lista de convidados memorável

Um aspecto característico das conferências é a presença de convidados: os conferencistas. São eles que fazem apresentações sobre assuntos relevantes dentro da temática do evento.

Para que uma conferência online ou presencial seja um grande sucesso, é importante contar com uma lista de convidados forte. Isso não significa necessariamente contar com pessoas famosas, e sim com profissionais que realmente possam gerar valor para os participantes.

Tenha em mente que os convidados precisam verificar se o seu evento se encaixa na agenda de compromissos deles, assim como se eles possuem todo o equipamento necessário para realizar a transmissão ao vivo se for uma conferência online. Na lista estão uma boa internet, câmera com boa resolução, microfones e um local silencioso e com boa iluminação.

Portanto, a dica é entrar em contato com os convidados com a maior antecedência possível. Além disso, vale a pena ter um plano B, caso sua primeira opção de conferencista não esteja disponível.

Faça os preparativos gerais

Outros preparativos gerais são extremamente importantes e também devem ser feitos com a devida antecedência. No caso de uma conferência presencial, podemos destacar:

  • escolha do local do evento ou organização da sala de eventos da própria empresa;
  • contratação de buffet;
  • contratação de serviços de segurança;
  • organização de transporte e hospedagem para os convidados;
  • gerenciamento das inscrições dos participantes.

Para eventos presenciais, é indicado que todo o protocolo de segurança e higiene devido a pandemia do COVID-19 sejam implantados rigorosamente. Certifique-se de que as mesas e cadeiras estejam mantendo o distanciamento recomendado, disponibilize álcool em gel para os convidados e permita a entrada das pessoas apenas com máscaras.

Então, quanto antes você começar os contatos, melhor! Por outro lado, você pode construir uma lista de fornecedores preferenciais para contratar nos eventos, o que pode ajudar a economizar tempo e dinheiro.

Já para uma conferência online, podemos destacar:

escolha de plataformas que suportem o número de pessoas previstos para a conferência, sem travar;
estabelecer maneiras de incentivar a interação dos participantes durante a transmissão do palestrante;
assegurar-se de que todos os convidados tenham os equipamentos necessários para participação;

Prepare os equipamentos necessários para a conferência online

Uma série de equipamentos podem ser necessários para a conferência, como projetores, microfones, caixas de som, computadores com acesso à internet etc. Todos esses equipamentos precisam ser preparados com antecedência, para evitar correrias e atrasos na “hora H”. Vale a pena lembrar que, em muitos casos, é necessário alugar esses equipamentos, o que exige ainda mais antecedência para a preparação.

Para uma conferência online, os equipamentos necessários incluem plataformas de reunião online, microfones, câmeras, internet e um espaço onde os participantes possam participar com conforto. Ou seja, ao realizar o convite para o evento, é importante confirmar com todos se eles possuem o que é necessário.

No caso de apresentadores e palestrantes, pode até ser o caso da própria empresa fornecer o equipamento e toda a capacitação que eles necessitam.

Você pode ter tudo isso em plataformas de eventos online. Como a que oferecemos aqui na Copastur. Por meio dela criamos uma experiência virtual única para sua conferência online, por meio de uma área de relacionamento e stands, acompanhamento e gestão de todo o evento full time e até desenvolvimento do layout.

Esteja preparado para imprevistos

Não há dúvidas de que, para organizar conferência online, ou presencial, é preciso estar preparado para imprevistos. Afinal, por melhor que seja o planejamento, eles sempre acabam acontecendo.

Resta a pergunta: é possível se preparar para algo que você não pode prever? A resposta é sim, e uma das formas é olhando para o que deu errado nos eventos passados da sua empresa.

Por exemplo, se em certa ocasião o microfone do palestrante falhou, a internet dele caiu ou a plataforma de transmissão travou, uma boa ideia é sempre alugar um microfone extra, contar com uma plataforma que ofereça um desempenho e suporte melhor e também oferecer um local reservado com internet para o palestrante.

Realize uma pesquisa de satisfação com os participantes

Desde que o evento e conferência virtual tornaram-se uma realidade, as empresas passaram a entender ainda mais a importância da pesquisa de satisfação com os convidados. Isso já era realizado em eventos presenciais, mas nos eventos virtuais sua adesão era baixa.

Por isso, nossa dica final é disponibilizar uma enquete ao fim da conferência ou até mesmo enviar um e-mail para os participantes. A partir das respostas, você poderá avaliar o que deu certo e pode ser mantido, mas também identificar o que deu errado e precisa ser mudado.

Neste artigo, você conferiu dicas para organizar conferência online ou presencial e ter sucesso com o evento. Os resultados desse tipo de estratégia são muito positivos: integração e alinhamento com parceiros, atualização e motivação dos colaboradores, aproximação e educação dos clientes e até geração de novas oportunidades de negócios.

Confira mais conteúdos como este no blog da Copastur e tenha mais dicas ainda para tornar o seu evento corporativo um verdadeiro sucesso.

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