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As despesas de viagens corporativas representam uma parte significativa do orçamento de muitas empresas, especialmente aquelas que precisam manter uma presença ativa em diferentes regiões. No entanto, gerenciar esses custos de forma eficiente, mantendo o controle do orçamento sem sacrificar a qualidade e a agilidade das operações, pode ser um grande desafio.
Em janeiro de 2024, as despesas de viagens corporativas no Brasil chegaram a impressionantes R$ 7,3 bilhões, marcando um aumento de 5,5% em relação ao mesmo mês do ano anterior. No total dos últimos 12 meses, o crescimento foi de 10,3%, de acordo com a ALAGEV (Associação Latino Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas). Em um cenário em que os custos estão em constante crescimento, sua empresa precisa de estratégias eficazes para otimizar gastos corporativos e fazer com que cada viagem traga um retorno positivo.
É nisso que a Copastur se destaca, viabilizando soluções sob medida para reduzir as despesas de viagens de negócios e, ao mesmo tempo, garantindo um serviço de excelência. Oferecemos a gestão completa de viagens corporativas, elaboramos relatórios detalhados e ainda proporcionamos saving – tudo com o objetivo de otimizar o tempo e os resultados da sua empresa. Saiba mais!
Biosfera Copastur: soluções inteligentes para otimizar e facilitar cada etapa da sua viagem corporativa
Quais são as despesas de viagens?
As despesas de viagens corporativas englobam todos os custos necessários para que as pessoas colaboradoras possam se deslocar com segurança, conforto e produtividade em uma viagem a trabalho.
Entre as principais despesas, estão a compra das passagens aéreas, que frequentemente representam a maior fatia do orçamento, seguidas por hospedagem corporativa, alimentação (incluindo refeições em restaurantes e serviço de quarto), transporte terrestre (como táxis, aplicativos de mobilidade, aluguel de carros e traslados), além de taxas de inscrição em eventos, seguros de viagem e despesas com comunicação (telefonia e internet).
Também é importante considerar gastos imprevistos, como multas por alteração de itinerário, taxas de bagagem extra e despesas médicas emergenciais. Um controle rigoroso dessas despesas permite não apenas otimizar os custos, mas, também, garantir o conforto e a segurança dos colaboradores durante suas viagens e facilitar a prestação de contas e o reembolso adequado conforme as diretrizes internas da organização.
Como contabilizar despesas de viagens corporativas?
Contabilizar corretamente as despesas de viagens é essencial para garantir conformidade fiscal, controle orçamentário e otimização dos recursos da empresa. O processo começa com o estabelecimento de uma política de viagens clara, que defina categorias de gastos permitidos, limites por tipo de despesa e exigências de comprovação, como notas fiscais e recibos.
As despesas devem ser registradas de forma detalhada no sistema contábil da empresa, categorizadas corretamente (transporte, hospedagem, alimentação, etc.) e vinculadas ao centro de custo ou projeto correspondente. É essencial reunir e anexar todos os comprovantes fiscais, pois apenas despesas devidamente comprovadas são elegíveis para reembolso de despesas.
Após o registro, as informações são lançadas no sistema contábil da empresa em contas específicas, permitindo o acompanhamento e a conciliação dos gastos. O processo deve incluir a aprovação dos gastos pelo setor financeiro ou contábil, que verifica se estão de acordo com as normas internas e a legislação vigente. A utilização de um sistema de gestão de viagens pode automatizar e padronizar esses procedimentos, tornando o controle mais eficiente e reduzindo riscos de erros ou fraudes.
Por fim, uma política clara de reembolso e prestação de contas é indispensável para orientar pessoas colaboradoras e garantir que todas as etapas sejam cumpridas corretamente, promovendo maior segurança e previsibilidade no orçamento corporativo.
Como lidar com o adiantamento para despesas de viagens?
Lidar com adiantamentos para despesas de viagens corporativas exige uma abordagem estruturada para garantir controle financeiro e evitar inconsistências nos relatórios. O primeiro passo é estabelecer uma política clara que defina critérios para solicitação, aprovação e uso dos adiantamentos, incluindo prazos, valores máximos e tipos de despesas cobertas.
É fundamental que a pessoa colaboradora assine um termo de responsabilidade ao receber o adiantamento e que todos os valores sejam registrados em sistema, vinculados ao centro de custo e à viagem correspondente. Após o retorno, o(a) viajante deve apresentar um relatório detalhado de prestação de contas, com notas fiscais que justifiquem os gastos realizados.
Se houver saldo não utilizado, deve ser devolvido à empresa e, caso as despesas ultrapassem o valor adiantado, a diferença deve ser aprovada conforme a política interna. Para as pessoas gestoras, a utilização de plataformas digitais que integrem adiantamento, prestação de contas e conciliação contábil facilita o monitoramento em tempo real, melhora a governança e reduz o risco de fraudes ou desvios.
Como reduzir as despesas de viagens corporativas?
Abaixo, listamos algumas dicas de como reduzir os gastos com viagens da sua empresa:
- Crie uma política de viagens bem definida: estabeleça regras claras sobre limites de gastos, categorias permitidas, fornecedores preferenciais e processo de aprovação;
- Centralize a gestão das viagens: conte com uma plataforma ou agência especializada que consolide as reservas, aprove negociações e ofereça relatórios centralizados;
- Negocie com fornecedores frequentes: estabeleça acordos com companhias aéreas, redes hoteleiras e empresas de transporte para garantir tarifas corporativas e condições especiais;
- Antecipe reservas sempre que possível: planejar com antecedência permite aproveitar tarifas promocionais e evitar aumentos de última hora;
- Utilize ferramentas de controle e automação de despesas: soluções digitais ajudam a monitorar gastos em tempo real, evitar fraudes e simplificar a prestação de contas;
- Incentive o uso de videoconferência: substitua viagens desnecessárias por reuniões online, especialmente em casos de visitas internas ou reuniões de rotina;
- Otimize o roteiro de viagens: agrupe compromissos em um mesmo destino e evite deslocamentos fragmentados ou mal planejados;
- Aproveite programas de fidelidade: cadastre a empresa em programas de milhagens e pontos e utilize os benefícios acumulados em futuras viagens;
- Eduque as pessoas colaboradoras: promova treinamentos sobre o uso consciente dos recursos e a importância de seguir a política de viagens da empresa;
- Monitore e analise os indicadores: avalie KPIs como custo médio por viagem, compliance com a política e variação entre orçado e realizado para tomar decisões mais estratégicas.
Como a Copastur ajuda a reduzir as despesas de viagens da sua empresa?
Planejamento eficiente: o primeiro passo para reduzir despesas de viagens
Primeiramente, é importante ressaltar que planejar uma viagem corporativa eficaz vai muito além de simplesmente reservar passagens e hotéis. Cada detalhe precisa ser cuidadosamente considerado para garantir que a sua empresa obtenha o máximo valor pelo menor custo possível. Na Copastur, entendemos que cada companhia tem as próprias particularidades e, por isso, oferecemos um planejamento personalizado, que abrange desde a análise de viabilidade e orçamento até a escolha das melhores opções de transporte e hospedagem.
Ao realizar esse planejamento de forma automatizada e centralizada, sua empresa pode evitar erros comuns que levam ao desperdício de recursos, como a reserva de voos em horários inconvenientes ou a escolha de acomodações que não atendem às necessidades específicas da sua equipe e, consequentemente, da política de viagens. Com a Copastur, essas decisões são simplificadas, garantindo que o processo seja não só eficiente, mas, também, econômico. Além disso, temos contatos com diversos fornecedores, o que nos permite negociar condições vantajosas para os nossos clientes.
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Tecnologias avançadas para monitoramento e controle de despesas de viagens
Uma das principais formas de controlar as despesas de viagens é por meio do monitoramento constante. Na Copastur, oferecemos ferramentas tecnológicas como o software de gestão de viagens Expense Management, para acompanhar em tempo real as despesas de viagens corporativas. Isso facilita a identificação de áreas em que os recursos estão sendo mal utilizados e proporciona oportunidades imediatas para ajustes e economias.
Com o Expense Management, sua empresa pode automatizar a aprovação e o reembolso de despesas, eliminando a necessidade de processos manuais que consomem tempo e aumentam a margem de erro. A tecnologia de Business Intelligence integrada oferece insights sobre padrões de gastos e áreas em que é possível reduzir custos sem comprometer a qualidade e a eficiência da viagem de negócios.
Essas ferramentas contribuem diretamente para uma gestão otimizada, permitindo uma visão clara e estratégica dos investimentos da sua empresa em viagens. Outro destaque é o Superapp C+, que integra o CopasturCard e uma gama completa de serviços em um único aplicativo, incluindo o controle de hospedagens, voos, mobilidade, reembolso de despesas de viagens e muito mais!
Assim, os(as) viajantes não precisam ficar guardando notas fiscais, e a gestão da sua empresa se livra da burocracia de preencher planilhas de gastos e controlar o fluxo de caixa. Essa centralização aumenta a segurança e o controle sobre as despesas de viagens, simplificando os processos e permitindo que a sua companhia se concentre nas atividades principais sem se preocupar com detalhes operacionais.
Antecedência, negociação e parcerias: a chave para tarifas mais baixas
Na Copastur, utilizamos a nossa expertise de mais de 52 anos no mercado do turismo e o nosso poder de negociação para garantir que a sua empresa obtenha as melhores tarifas em passagens, hospedagens e outros serviços relacionados às viagens corporativas. Graças aos nossos contatos com diversos fornecedores de confiança, conseguimos condições exclusivas que dificilmente seriam acessíveis para empresas que negociam diretamente. E, quanto maior a antecedência, melhor!
Suporte completo e atendimento 24/7
Um dos grandes desafios das viagens corporativas é lidar com imprevistos que podem gerar custos adicionais, como atrasos em voos, problemas com reservas ou necessidades de última hora. A Copastur oferece suporte especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo que a sua empresa tenha assistência imediata em qualquer situação.
Com uma equipe altamente treinada e qualificada, estamos disponíveis 24/7, incluindo feriados. Garantimos uma experiência positiva, personalizada e ágil aos nossos clientes, independentemente do dia e horário. Combinamos tecnologia de ponta e atendimento humanizado e personalizado para te ajudar sempre que necessário, atendendo e solucionando qualquer demanda em viagens e eventos, do início ao fim, com profissionais reais e não robôs.
Consultoria personalizada para estratégias de economia
Também oferecemos consultoria especializada em gestão de viagens. Nossa equipe de especialistas analisa os dados de deslocamentos da sua empresa, identifica padrões de despesas de viagens e desenvolve estratégias personalizadas para reduzir custos futuros, de acordo com a realidade do mercado.
Elaboramos relatórios de viagens (RDV) detalhados que fornecem uma visão clara e estratégica das suas viagens, facilitando a tomada de decisões informadas e contribuindo para o saving. Essa abordagem proativa garante que a sua empresa esteja sempre um passo à frente, aproveitando oportunidades de economia que muitas vezes passariam despercebidas.
Copastur: economia nas despesas de viagens com qualidade e eficiência
A Copastur é muito mais do que uma agência de viagens: é uma parceira estratégica que entende as necessidades da sua empresa e oferece soluções completas para otimizar cada etapa do processo de viagens corporativas.
Do planejamento ao retorno da viagem, cada detalhe é cuidadosamente gerenciado para que a sua empresa obtenha o máximo retorno sobre o investimento, sem abrir mão da qualidade. Otimizar as despesas de viagens corporativas não precisa ser um desafio para a sua organização! Com a Copastur, você tem acesso a tecnologias de ponta, suporte especializado e atendimento de acordo com o perfil da sua empresa – tudo isso com a agilidade e eficiência que o seu negócio precisa para continuar crescendo.
Comece agora mesmo a economizar nas viagens da sua empresa, com uma gestão completa e otimizada, e descubra como podemos ajudar a transformar as suas despesas de viagens corporativas em investimentos estratégicos. Entre em contato com a nossa agência de viagens corporativas!
