Administração offshore é uma peça-chave para garantir produtividade, segurança e conformidade em operações críticas e remotas das empresas que atuam no ramo de óleo e gás. Ela garante que todos os processos de suporte, desde a logística de pessoal e recursos humanos até as finanças e a conformidade regulatória, sejam executados de forma eficaz, permitindo que as operações principais se concentrem em seus objetivos primários.
Além disso, a área permite otimizar recursos, mitigar riscos e assegurar a continuidade das atividades em um contexto operacional complexo e, muitas vezes, isolado.
Fatores como: a distância geográfica entre as instalações offshore e as bases em terra, as condições ambientais adversas e os riscos inerentes às operações marítimas, fazem com que a rotina do profissional seja repleta de desafios.
Apesar de complexo, o campo da administração offshore oferece oportunidades significativas de crescimento e desenvolvimento profissional. Além disso, a adoção de novas tecnologias e práticas de gestão inovadoras abrem caminho para a otimização de processos e a melhoria contínua na administração de operações offshore.
Neste post, iremos nos aprofundar e explorar os desafios, oportunidades e mostrar como os profissionais podem otimizar a sua rotina e melhorar os seus resultados. Acompanhe!
O que é administração offshore
A administração offshore refere-se à gestão de processos, recursos e equipes em operações realizadas fora do território continental, geralmente em ambientes marítimos, como plataformas de petróleo, navios de apoio e unidades flutuantes de produção.
Essa área exige uma abordagem altamente especializada, pois envolve a coordenação de atividades complexas sob condições desafiadoras, como isolamento geográfico, variações climáticas severas e limitações de infraestrutura. Desta forma, o administrador offshore precisa garantir o funcionamento eficiente da operação, respeitando normas internacionais de segurança, saúde e meio ambiente (SMS), além de manter a moral e o bem-estar das equipes (duty of care) que, frequentemente, trabalham em regime de confinamento e escalas prolongadas.
Essa gestão precisa estar alinhada com as diretrizes estratégicas da empresa onshore (em terra), o que exige habilidades de comunicação, tomada de decisão rápida e domínio de tecnologias que facilitem o monitoramento e a integração entre as bases terrestre e marítima.
Rotina de trabalho do administrador offshore
A rotina de trabalho na administração offshore é marcada por uma combinação de planejamento rigoroso, execução precisa e capacidade de adaptação a imprevistos. Os profissionais administrativos atuam diretamente no apoio às operações offshore, cuidando de aspectos como controle de ponto, gestão de contratos, organização de escalas, logística de transporte de pessoal e suprimentos, além de garantir o cumprimento das normas regulatórias e de segurança e da legislação offshore.
A rotina também envolve o uso de sistemas integrados para controle de documentos, gestão de materiais e comunicação corporativa.
Como os administradores offshore podem otimizar o trabalho
1. Padronizar processos administrativos
A padronização de processos ajuda a manter a consistência e a eficiência nas atividades administrativas offshore. Ao criar fluxos de trabalho bem definidos para tarefas recorrentes, como controle de ponto, registro de entrada e saída de materiais, elaboração de relatórios e controle de documentação, o administrador evita retrabalho e falhas de comunicação.
2. Utilizar softwares integrados de gestão
O uso de sistemas integrados, como ERPs ou plataformas específicas para o setor offshore, permite centralizar dados e automatizar processos críticos.
Esses softwares possibilitam o controle em tempo real de estoques, requisições de materiais, gestão de pessoas, emissão de relatórios e monitoramento de desempenho. Dessa forma, o administrador ganha agilidade na tomada de decisão, reduz erros humanos e melhora a rastreabilidade das informações — fator imprescindível durante as auditorias e conformidade regulatória.
3. Planejar antecipadamente a logística de pessoal e materiais
O planejamento logístico é uma das tarefas mais sensíveis na rotina offshore, já que o abastecimento e a movimentação de pessoas dependem de transporte aéreo ou marítimo, sujeitos a condições climáticas e restrições operacionais.
O administrador deve prever com antecedência a chegada e saída de colaboradores, além de antecipar demandas de alimentação, EPIs, insumos e peças de reposição.
Um planejamento eficaz evita interrupções na operação, reduz custos com emergências logísticas e aumenta a previsibilidade das atividades.
4. Manter comunicação constante com a base onshore
A eficiência de uma operação offshore depende diretamente da qualidade da comunicação entre o time embarcado e a equipe em terra. Por isso, o administrador deve estabelecer rotinas de alinhamento com setores como RH, suprimentos, financeiro e TI, utilizando canais seguros e funcionais, como videoconferências e sistemas colaborativos.
A troca de informações precisa ser clara e objetiva, permitindo a rápida resolução de problemas, o acompanhamento de pendências e o alinhamento estratégico das ações realizadas no campo com os objetivos corporativos.
5. Fazer gestão proativa das escalas e folgas
Gerenciar escalas em regime offshore requer organização, sensibilidade e conhecimento da legislação trabalhista. O administrador precisa garantir que as jornadas respeitem os períodos de descanso, folgas e intervalos obrigatórios, evitando sobrecarga e riscos à segurança do trabalhador.
A proatividade na elaboração das escalas também permite lidar melhor com imprevistos, como afastamentos por questões de saúde ou clima adverso, minimizando impactos na operação e assegurando o equilíbrio entre produtividade e bem-estar da equipe.
6. Realizar treinamentos internos periódicos
Treinamentos constantes são fundamentais para manter o alto padrão de segurança e eficiência exigido nas operações offshore. O administrador pode organizar sessões de reciclagem sobre normas internas, uso de equipamentos, primeiros socorros, procedimentos de emergência e operação de sistemas administrativos.
Além de manter a equipe atualizada, essas ações reforçam a cultura de segurança e promovem o desenvolvimento profissional, o que reduz a incidência de erros e aumenta o engajamento dos colaboradores.
7. Monitorar indicadores de desempenho (KPIs)
A análise de KPIs permite ao gestor offshore ter uma visão clara sobre a performance da operação em atividades como a gestão estratégica de custos e atendimento a demandas,
Assim, com dados confiáveis, é possível identificar gargalos, propor melhorias e justificar investimentos. Além disso, o acompanhamento contínuo dos indicadores fortalece a transparência entre a unidade offshore e a sede da empresa, contribuindo para uma gestão mais estratégica e orientada por resultados.
8. Digitalizar e organizar documentos
Digitalizar registros administrativos — como contratos, laudos, certificados e autorizações — reduz o risco de perda, facilita a consulta e garante a integridade das informações.
Outra dica, é o armazenamento dos dados em nuvem e o uso de ferramentas de organização, utilizando a organização por categorias ou datas.
Dessa forma, o administrador assegura que todos os documentos estejam disponíveis mesmo em caso de auditorias, fiscalizações ou necessidades operacionais urgentes, promovendo agilidade e conformidade.
9. Antecipar e mitigar riscos operacionais
Ao participar ativamente das análises de risco e reuniões de segurança, o profissional contribui com a visão administrativa para evitar falhas de planejamento, atrasos logísticos ou não conformidades documentais.
Além disso, é importante elaborar planos de contingência para cenários como ausência de pessoal-chave, falha de sistemas ou atrasos na reposição de materiais para garantir a resiliência da operação e a segurança de todos os envolvidos.
Como a terceirização pode ajudar na otimização das tarefas do profissional Offshore
Na prática, as empresas especializadas em offshore precisam de ajuda para gerenciar os deslocamentos dos seus trabalhadores — da plataforma de extração em alto mar para a terra e vice-versa. Dessa forma, a gestão interna pode focar em solucionar outras questões como:
- a inspeção autônoma em tanques de armazenamento de serviço;
- avaliações do estado de integridade de uma série de equipamentos;
- a qualidade dos dados coletados em todas as fases de produção;
- auxílio para aprimorar as instalações em campos de petróleo e gás;
- entre outras.
Entenda, a seguir, como funciona a terceirização de viagens em empresas offshore, as vantagens desse serviço e como a Copastur pode ajudar a sua companhia nesse processo!
Como funciona a terceirização da gestão de viagens offshore?
Vale ressaltar que o mercado offshore tem uma série de características específicas para a gestão de viagens. É preciso, portanto, que a empresa terceirizada compreenda as metas da organização e saiba traçar um planejamento de atividades em conformidade com as suas necessidades, assim atuando com uma extensão corporativa do cliente.
Afinal, as plataformas estão em lugares de difícil acesso, ou seja, em alto mar. Portanto, toda a logística de transporte dos colaboradores, por exemplo, precisa ser feita com cuidado e de forma específica para evitar imprevistos. Fatores externos também influenciam isso, como atraso de voos ou tempestades.
As opções de mobilidade corporativa são limitadas nesse setor: não dá para ir de carro ou ônibus, é necessário utilizar meios como barcos e helicópteros para realizar os trajetos.
Cada prestadora de serviços opera de uma forma. Nós, da Copastur — uma Travel Management Company (TMC) — oferecemos apoio em:
Ou seja, nossos serviços abrangem todo o processo de gestão de viagens offshore, de modo que a sua empresa tenha todo o suporte necessário à logística de trocas de turma. Também partimos do princípio de oferecer um atendimento personalizado e humanizado para a realidade do setor embarcado, contribuindo para que a gestão seja realizada com mais praticidade.
Quais as principais vantagens de terceirizar a gestão de viagens offshore?
A gestão de viagens offshore demanda experiência e estrutura tecnológica para lidar com as condições próprias de logística em alto mar e elaborar estratégias de negociação. Conheça as vantagens de contar com o apoio de uma empresa especializada para a realização do atendimento offshore, como a Copastur!
Aumento na produtividade
Durante a Rio Oil & Gas Expo Conference, Cláudio Vianna, na ocasião Gerente Geral da Petrobrás, afirmou que os problemas de baixa produtividade eram resultado da falta de maturidade dos projetos, o que causava falhas de logística e atraso nas obras. Segundo ele, 75% do tempo da jornada de trabalho era aplicado em preparação, transporte e resolução de problemas.
Com o apoio de uma empresa especializada, você economiza tempo e recursos com a logística de transporte de colaboradores. Dessa forma, os gestores terão mais tempo para se dedicar aos negócios.
Economia na gestão de custos e gastos
O apoio de uma empresa terceirizada e especializada em serviços offshore ajuda muito na redução de custos da empresa. A terceirização de gestão de viagens em offshore permite que você reduza a pulverização de acordos, especialmente no âmbito das hospedagens.
Estudando a localidade mais próxima onde a sua empresa vai atuar e entendendo as necessidades dela, a prestadora de serviços confirma o número de reservas que serão necessárias e propõe acordos mais competitivos.
Para cumprir esse objetivo, a terceirizada cria diretórios específicos para cada região e aciona a sua rede de parceiros. Dessa forma, sua organização fecha uma série de acordos na mesma cidade, oferecendo mais vantagens para os parceiros e alcançando os melhores preços para você.
Experiência para lidar com os prazos apertados
Em geral, no offshore, as solicitações são feitas “em cima da hora” e existem muitas alterações devido a fatores externos, como clima, disponibilidade de colaboradores e equipamentos, entre outros.
Um exemplo é o da reserva de helicópteros. É comum que as equipes estejam com uma programação fechada de saída de helicóptero. Então, por causa de alterações climáticas causadas pelo vento ou pela aproximação de chuvas, a aeronave precisa retornar para garantir a segurança de todas as pessoas.
Quando uma situação como essa acontece, a equipe responsável precisa refazer toda a logística anteriormente combinada para encaixá-la nas novas demandas da equipe. Há profissionais que se encarregam de:
- hotel;
- transfer;
- alimentação;
- grade de atividades;
- e muitas outras tarefas.
Todos eles precisam se movimentar, em sinergia, para que o projeto tenha êxito, mesmo diante das circunstâncias emergenciais.
Os fatores externos exercem grande influência nos projetos offshore, por isso, é preciso que a sua empresa conte com uma parceira capacitada para remanejar o planejamento em tempo hábil, reduzindo o impacto de imprevistos.
Leia também o post sobre gerenciamento de aeronaves
Elaboração de relatórios
A terceirização de serviços para empresas offshore também traz vantagens para a gestão, pois essas empresas contam com ferramentas eficazes para providenciar relatórios que ajudam no monitoramento do orçamento e dos resultados da viagem. Com esses aspectos categorizados, a organização de novos deslocamentos e a formulação de estratégias tornam-se tarefas mais eficazes.
Gestão de viagens offshore: como a Copastur pode ajudar?
Encontrar profissionais com know-how para atuar na indústria offshore é uma tarefa realmente desafiadora no Brasil. Por ser um segmento relativamente novo no mercado, as instituições educacionais ainda não se estruturaram suficientemente para oferecer o aporte teórico e prático necessário para que os profissionais conheçam as dinâmicas das operações em uma plataforma.
Todos os tipos de atividades (operações, comerciais, entre outros) ganham diferenciais no setor, dado que eles passam a lidar com os desafios do offshore para operar em alto mar.
A Copastur auxilia as empresas com uma equipe altamente capacitada para atender o segmento offshore, capaz de dialogar com os diferentes profissionais de sua empresa e orientá-los apropriadamente, prestando consultoria em todas as etapas do planejamento da viagem.
Além disso, oferecemos ferramentas tecnológicas que facilitam a tarefa dos gestores, tal como o selfbooking (Online Booking Tools ou OBT). Essa ferramenta permite que sejam inseridas orientações relacionadas à política de viagens da empresa e ao controle de gastos. Dessa forma, fica mais fácil identificar o que pode ou não ser contratado.
Assim, por mais complexa que seja a logística de sua empresa, você consegue coordená-la com maior facilidade. Contamos ainda com recursos para fazer o tracking de passageiros, detectando fatores que representem riscos à segurança da plataforma.
A Copastur também ajuda essas empresas nos processos offline, como:
- as reemissões que pedem cálculos;
- o contato com companhias aéreas em casos de complicações com regras tarifárias;
- exames e certificados para os profissionais embarcarem;
- organização da troca de turmas;
- entre outros.
Se você busca por apoio especializado em gestão de viagens em offshore, conte conosco! Montamos o planejamento de acordo com as suas necessidades, oferecendo uma parceria para o alcance das suas metas. Entre em contato e conheça o nosso atendimento offshore!
