Gestão de viagens corporativas: 5 motivos para terceirizar
Sua empresa precisa economizar tempo e dinheiro com viagens corporativas? Caso ela não possua um setor especializado para cuidar de todos os detalhes dos seus roteiros a melhor solução é terceirizar suas viagens corporativas, uma estratégia que vem sendo adotada por grandes companhias.
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Afinal, uma agência de viagens corporativas cuida com eficiência e agilidade de todo o planejamento, desde definir a política de viagens, adquirir passagens e hospedagem com as melhores tarifas do mercado até chegar à execução dos deslocamentos. A gestão de uma viagem corporativa tem também cuidados como garantir segurança e conforto do cliente, inclusive na mobilidade terrestre.
Neste artigo, você vai conhecer 5 motivos principais para terceirizar a gestão de viagens corporativas.
Como evitar erros nas viagens corporativas
Toda viagem corporativa tem como objetivo aumentar os negócios em novos mercados. Portanto, os gestores esperam que o colaborador escalado para essa tarefa deve representar bem a organização, apresentando um grande desempenho. Mas para que esse profissional esteja focado em seu projeto, ele não pode se preocupar com a organização da viagem. Por essa razão, é preciso que os gestores de viagens, cuidem de cada detalhe com responsabilidade para evitar transtornos.
Veja a seguir algumas dicas que a equipe de viagens corporativas da Copastur selecionou especialmente para você entender todo o processo que deve ser iniciado após sua empresa definir o destino.
Política de Viagens Corporativas
Criar ou atualizar a política de viagens corporativas é a primeira ação que uma empresa de gestão de viagens corporativas pode tomar por sua organização. Nela, devem estar incluídos detalhes importantes dos deslocamentos corporativos, como:
- Propósito: definir se o cliente irá a uma reunião, congresso, evento internacional ou regional, entre outros;
- Hospedagem: optar pelo estilo e padrão de hotel ou pousada de sua preferência, analisando a estrutura oferecida por cada um, localização, entre outros;
- Custo: determinar o limite de gastos, despesas diárias e analisar os meios de pagamento;
- Orçamento: após os cálculos, definir o percentual das receitas destinado às viagens corporativas;
- Calendário: datas dos eventos anuais;
- Segurança: procedimentos obrigatórios e opcionais durante os deslocamentos, incluindo seguro de viagem para os colaboradores;
- Informações: dados dos funcionários e detalhes que deverão constar nos relatórios;
- Objetivos e metas: esclarecimento do que é esperado durante e após as viagens.
Diante disso, ao ter consciência que dentro de cada um desses itens há outras especificidades a serem avaliadas, fica mais fácil perceber que uma equipe que não possui experiência em gestão de viagens corporativas pode ficar sobrecarregada e esquecer algum detalhe que poderá gerar problemas para os viajantes. Então, que tal terceirizar a gestão de viagens?
Confira abaixo 5 motivos para terceirizar suas viagens corporativas:
Otimização de tempo
Fugir da burocracia é uma das vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas que se responsabiliza pela emissão de documentos, contratação de voos, reserva de hospedagens, restaurantes, aquisição de seguros e uma série de serviços. É preciso muita organização para cuidar da logística e das formas de pagamento de cada um dos itens.
Recorrer a uma TMC como a Copastur pode ajudá-lo em vários aspectos, que vão desde unificar os pagamentos até utilizar o aplicativo Mobilidade, que centraliza os dados dos viajantes e oferece mais segurança durante toda a jornada.
Economia
A redução de gastos começa durante o planejamento da política de viagens. É preciso definir o valor de investimento no trajeto de cada colaborador, cortando excessos e tornando as viagens mais inteligentes. Para ajudar a reduzir custos, a Copastur utiliza seu poder de negociação junto aos seus fornecedores preferenciais, obtendo ótimos descontos em passagens aéreas, reservas de hotéis e locações de carros.
Especialização
Graças os conhecimentos e contatos de especialistas em viagens corporativas é possível agilizar, economizar e organizar melhor os deslocamentos a trabalho, reservas em restaurantes e outras questões importantes para personalizar a viagem. Sem essa demanda operacional, os viajantes podem se dedicar a atividades mais estratégicas da empresa, mantendo o foco em suas atividades.
Suporte
Uma das maiores preocupações de quem viaja é lidar com imprevistos. Seja um voo atrasado, bagagem perdida, problemas de saúde, entre outras possibilidades. A questão é que o amparo de uma equipe preparada para contorná-las é a melhor estratégia. Na Copastur, além das soluções tecnológicas, disponibilizamos um suporte com atendimento emergencial 24 horas durante sete dias para sanar dúvidas e ajudá-lo em eventuais contratempos. Afinal, os especialistas mantêm uma relação próxima com todos seus fornecedores, facilitando a resolução rápida dos problemas.
Acompanhamento
Outro quesito essencial é contar com o apoio da tecnologia que as empresas de gestão de viagens corporativas dispõem. Por exemplo, as plataformas e ferramentas capazes de agilizar o plano de rotas, a compra de passagens, a reserva de quartos e, claro, a produção de relatórios em tempo real. Esse definitivamente é mais um diferencial valioso do trabalho dessas empresas.
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Agora que você compreendeu as facilidades oferecidas por uma agência de viagens corporativas, que tal conversar com um especialista? Faça um teste: marque uma reunião com um dos nossos especialistas e descubra como podemos personalizar sua próxima viagem e garantir sua tranquilidade.
