Saiba a importância de fazer uma boa gestão de viagens corporativas

Os custos com viagens corporativas frequentemente figuram entre as maiores despesas de organizações de diversos segmentos, na maioria das vezes ficando atrás apenas dos gastos destinados ao pagamento de funcionários e à implementação de tecnologia. Nesse cenário, uma boa gestão se torna ferramenta essencial à saúde financeira do negócio, além de facilitar a conquista de seus objetivos ao mesmo tempo em que proporciona bem-estar, segurança, conforto e comodidade aos colaboradores na hora de viajar.

Ainda não está convencido do papel fundamental que a gestão de viagens corporativas deve assumir em sua instituição? Então confira agora mesmo 5 resultados que só uma boa gestão de viagens é capaz de trazer para sua empresa:

Reduzir custos de maneira significativa

Uma boa gestão de viagens corporativas deve focar na busca pela melhor relação possível entre custo e benefício durante as negociações. Encontrar os melhores preços junto aos fornecedores (seja no momento de reservar as passagens aéreas, fechar o pacote de hospedagem, providenciar a locação de veículos ou outros itens envolvidos na realização de uma viagem de negócios) pode favorecer significativamente os savings, consequentemente facilitando a redução de custos.

Além disso, uma gestão de viagens corporativas eficiente é capaz de controlar as despesas dos viajantes por meio da devida prestação de contas e de relatórios sobre a viagem, que permitem que se tenha uma noção mais ampla das providências que podem ser futuramente tomadas para que se consiga uma maior economia durante os deslocamentos.

Proporcionar conforto e segurança aos viajantes

Um dos maiores objetivos das viagens corporativas é fazer com que a empresa alcance suas metas e obtenha melhores resultados, seja por meio da ampliação do mercado ou pela realização de novas e promissoras parcerias comerciais. Ao mesmo tempo, um dos grandes desafios dessa gestão está em possibilitar que os objetivos da instituição sejam garantidos, mas sem que para isso se perca no que diz respeito à qualidade do serviço oferecido aos colaboradores viajantes. Afinal de contas, o capital humano é um dos bens mais valiosos de qualquer empresa. Por isso, proporcionar a tais profissionais a devida atenção pode surtir efeitos imensamente positivos.

A gestão de viagens corporativas deve atuar dentro dos parâmetros estabelecidos pela política da empresa, sempre buscando, dentro das diretrizes especificadas, oferecer uma boa experiência ao funcionário que se deslocará. Um transporte seguro (seja pelo ar ou por terra), uma hospedagem com padrões mínimos de conforto e comodidade, praticidade nos processos relacionados à solicitação de autorização para viagens e transparência nos procedimentos que envolvem o reembolso de valores: tudo isso poderá proporcionar maior bem-estar ao colaborador, evitando tensões e estresse desnecessários. Melhor evitar esses fatores que podem causar insatisfação ao funcionário, prejudicando inclusive seu desempenho no ambiente de trabalho.

Padronizar os procedimentos

A política de viagens corporativas é o documento que deve nortear todos os procedimentos relacionados aos deslocamentos realizados em nome da empresa, seja dentro ou fora do país, independentemente de quais forem suas finalidades. Uma gestão de viagens corporativas realmente comprometida com o sucesso de empresa faz com que essa política seja aprimorada, divulgada e integralmente implementada dentro da instituição, o que facilita a padronização de procedimentos. Quando todos os colaboradores da empresa conhecem as regras, os fluxos relacionados à solicitação e à aprovação de viagens se torna mais dinâmico, ágil e significativamente mais eficiente, visto que todos sabem com antecedência o que fazer.

Além disso, quando os funcionários sabem a que tipo de categorias de serviços têm direito quando viajam em nome da corporação, cientes de como exatamente funciona a solicitação de adiantamentos, diárias e reembolsos, muitos possíveis constrangimentos, interpretações equivocadas e outras questões que podem prejudicar a harmonia do clima organizacional são evitados.

Analisar o retorno das viagens realizadas

Toda viagem de negócios acontece para favorecer o alcance de determinado objetivo, certo? Afinal, esses deslocamentos geralmente são realizados para que alguns dos colaboradores da empresa possam participar de feiras, workshops, cursos, reuniões, seminários, congressos e outros eventos que podem se mostrar de grande importância no contexto institucional. Mas a verdade é que o investimento para que uma viagem dessas ocorra pode ser bem grande.

E é aí que uma boa gestão de viagens corporativas se mostra ainda mais relevante, à medida que fornece indicadores que apontam se os custos com os deslocamentos são excessivos, se podem ser minimizados ou se estão dentro do controle. Isso fornece ferramentas para que a empresa tenha a oportunidade de refletir sobre os reais interesses e a as supostas necessidades de enviar seus funcionários a determinadas missões, ponderando a respeito do custo-benefício desses deslocamentos.

Otimizar resultados

Muito mais que encontrar o melhor preço ao longo das negociações, a gestão de viagens corporativas deve agir em prol da otimização de resultados. O deslocamento deve, sim, ser benéfico à empresa que o custeia, possibilitando que todos os objetivos estabelecidos sejam alcançados, mas é preciso ter em mente a necessidade de se trabalhar sempre em busca das melhores condições. Negociar com os fornecedores a respeito de vantagens, benefícios e flexibilidades é uma forma de obter mais investindo menos. Assim, a empresa e seus colaboradores saem ganhando.

E é exatamente a gestão de viagens corporativas que procura sempre se antecipar, a gim de evitar imprevistos e outros problemas, além de ainda conseguir os melhores preços e as oportunidades mais promissoras quando o assunto é deslocamento pelo Brasil ou pelo mundo.

Como visto, uma boa gestão de viagens corporativas é relevante por diversas razões: minimiza custos, favorece a implementação da política de viagens, melhora as condições oferecidas aos colaboradores viajantes e, acima de tudo, faz com que os objetivos da empresa, inclusive relacionados ao orçamento, sejam alcançados sem que seja preciso reduzir a qualidade dos serviços oferecidos. Entretanto, mesmo conscientes da relevância de uma gestão de viagens corporativas de qualidade, algumas empresas têm dificuldades de gerir com excelência tais deslocamentos. Nesse caso, uma ótima saída é investir na contratação de uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas!

Tem interesse em melhorar significativamente o modo com que ocorrem as viagens em sua empresa? Entre em contato conosco! Você descobrirá que uma boa gestão de viagens corporativas pode sim estar a seu alcance! O que ainda está esperando para transformar os resultados da sua empresa?