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A gestão de viagens corporativas é uma área estratégica dentro das organizações, pois envolve o planejamento, a execução e o monitoramento de deslocamentos profissionais que impactam diretamente no desempenho, nos custos e na imagem institucional. No Brasil, esse segmento mostrou força no início de 2025: segundo levantamento da ABRACORP (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), entre janeiro e março foram registradas 2.260.580 transações, gerando um faturamento de R$ 3,179 bilhões.
Além disso, a área está passando por uma transformação significativa com a incorporação de novas tecnologias de viagens. Plataformas integradas, aplicativos de gestão, sistemas de automação e inteligência de dados estão redefinindo a forma como as viagens são planejadas e acompanhadas, oferecendo mais controle, segurança e economia para as empresas.
Dessa forma, a digitalização do setor impulsiona decisões mais estratégicas e personalizadas, tornando a gestão de viagens corporativas cada vez mais eficiente e alinhada às novas demandas do mercado.
Se você é um gestor de viagens que deseja impulsionar os resultados da sua empresa, esse conteúdo é para você. Aqui exploraremos desde o conceito, impacto da tecnologia a estratégias de como reduzir custos e obter performance. Continue a leitura!
O que é gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas refere-se ao processo de planejar, organizar e controlar as viagens realizadas por funcionários em nome de uma empresa. Ela envolve a definição de políticas e procedimentos para a reserva de passagens, hospedagem, transporte e outras necessidades relacionadas a viagens a trabalho.
Além disso, a gestão de viagens corporativas inclui a negociação de contratos com fornecedores, o monitoramento de despesas, a garantia de conformidade com políticas internas e externas, bem como a busca por maneiras de otimizar custos e maximizar a eficiência das viagens empresariais.
O objetivo principal da gestão de viagens corporativas é garantir que as viagens dos funcionários sejam eficientes, seguras, econômicas e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência satisfatória aos viajantes.
Benefícios da gestão das viagens corporativas
Ao implementar e manter práticas eficientes de gestão de viagens, as organizações podem alcançar uma série de benefícios significativos. Os principais são:
Reduzir custos de maneira significativa
Uma boa gestão de viagens corporativas deve focar na busca pela melhor relação possível entre os custos das viagens corporativas e os benefícios. Encontrar os melhores preços junto aos fornecedores (seja no momento de reservar as passagens aéreas, fechar o pacote de hospedagem, providenciar a locação de veículos ou outros itens envolvidos na realização de uma viagem de negócios) pode favorecer significativamente os savings, consequentemente, facilitando a redução de custos na empresa.
Além disso, uma gestão de viagens corporativas eficiente é capaz de controlar as despesas dos viajantes por meio da devida prestação de contas e de relatórios sobre a viagem (RDV), que permitem que se tenha uma noção mais ampla das providências que podem ser futuramente tomadas para que se consiga uma maior economia durante os deslocamentos.
Proporcionar conforto e segurança aos viajantes
Um dos grandes desafios da gestão de viagens corporativas está em possibilitar que os objetivos da instituição sejam garantidos, mas sem que para isso se perca no que diz respeito à qualidade do serviço oferecido aos colaboradores viajantes.
Assim, é preciso atuar dentro dos parâmetros estabelecidos pela política de viagens da empresa, sempre buscando, dentro das diretrizes especificadas, oferecer uma boa experiência ao funcionário que se deslocará.
Um transporte seguro (seja pelo ar ou por terra), uma hospedagem corporativa com padrões mínimos de conforto e comodidade, praticidade nos processos relacionados à solicitação de autorização para viagens e transparência nos procedimentos que envolvem o reembolso de despesas.
Padronizar os procedimentos
A política de viagens corporativas é o documento que deve nortear todos os procedimentos relacionados aos deslocamentos realizados em nome da empresa, seja dentro ou fora do país, independentemente de quais forem suas finalidades.
Uma gestão de viagens corporativas comprometida com o sucesso da empresa faz com que essa política seja aprimorada, divulgada e integralmente implementada dentro da instituição, o que facilita a padronização de procedimentos.
Quando todos os colaboradores da empresa conhecem as regras, os fluxos relacionados à solicitação e à aprovação de viagens se torna mais dinâmico, ágil e significativamente mais eficiente, visto que todos sabem com antecedência o que fazer.
Além disso, os funcionários ficam cientes das categorias de serviços que têm direito quando viajam em nome da corporação, como funciona a solicitação de adiantamentos, diárias e reembolsos de despesas.
Analisar o retorno das viagens realizadas
Toda viagem de negócios acontece para favorecer o alcance de determinado objetivo, certo? Afinal, esses deslocamentos geralmente são realizados para que alguns dos colaboradores da empresa possam participar de feiras, workshops, cursos, reuniões, seminários, congressos e outros eventos que podem se mostrar de grande importância no contexto institucional.
Mas a verdade é que o investimento para que uma viagem dessas ocorra pode ser bem grande.
E é aí que uma boa gestão de viagens corporativas se mostra ainda mais relevante, à medida que fornece indicadores que apontam se os custos com os deslocamentos são excessivos, se podem ser minimizados ou se estão dentro do controle.
Isso fornece ferramentas para que a empresa tenha a oportunidade de refletir sobre os reais interesses e as supostas necessidades de enviar seus funcionários a determinadas missões, ponderando a respeito do custo-benefício desses deslocamentos.
Otimizar resultados
Muito mais que encontrar o melhor preço ao longo das negociações, o gestor de viagens corporativas deve agir em prol da otimização de resultados.
O deslocamento deve, sim, ser benéfico à empresa que o custeia, possibilitando que todos os objetivos estabelecidos sejam alcançados, mas é preciso ter em mente a necessidade de se trabalhar sempre em busca das melhores condições.
Negociar com os fornecedores a respeito de vantagens, benefícios e flexibilidades é uma forma de obter mais investindo menos. Assim, a empresa e seus colaboradores saem ganhando.
E é exatamente a gestão de viagens corporativas que procura sempre se antecipar, a fim de evitar imprevistos e outros problemas, além de ainda conseguir os melhores preços e as oportunidades mais promissoras quando o assunto é deslocamento pelo Brasil ou pelo mundo.
Leia também o post: Bilhetes não voados – Como fazer o controle de viagens empresariais
Qual o papel do gestor de viagens corporativas?
Controle Orçamentário
- Gerencia e acompanha os custos das viagens corporativas.
- Busca reduzir despesas sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos aos viajantes.
- Atua alinhado às metas e limitações orçamentárias da empresa.
Uso da Tecnologia
- Implanta ferramentas digitais para tornar os processos mais eficientes.
- Estimula o uso de plataformas de self booking e reservas online.
- Utiliza soluções como dashboards e relatórios analíticos (ex: Dashboard BI e Travel Analytics da Copastur) para otimizar decisões.
Implementação da Política de Viagens
- Garante o cumprimento da política de viagens da empresa.
- Monitora e ajusta as diretrizes com base em dados coletados.
- Elabora relatórios para embasar melhorias contínuas nos processos.
Como fazer uma gestão de viagens corporativas
Crie uma política de viagens para a empresa
O primeiro passo para promover e maximizar a gestão de viagens da sua empresa é criar um planejamento e uma política exclusivos para esse setor.
Juntamente com sua equipe de finanças e quaisquer outras lideranças interessadas, detalhe as responsabilidades dos viajantes, o critério usado para a efetiva contratação dos serviços, quais serão os limites de gastos, se já se pensou em possíveis parceiros, quais são os pontos de contato e assim por diante.
Quanto mais informações esse documento englobar, maior será a garantia de segurança e a previsibilidade dos deslocamentos futuros.
Defina uma prática de reembolso
A política de reembolso de despesas de viagens deve ser condizente com a realidade da empresa, englobando os mínimos detalhes das viagens, inclusive os possíveis percalços.
É preciso deixar claro que a empresa devolverá os valores usados pelo viajante se eles estiverem ligados ao objetivo e ao itinerário da viagem.
Oriente adequadamente os profissionais
Preocupe-se em desenvolver um material de orientação, explicando, ao menos, as principais regras contidas no documento, mantendo tanto este guia como o documento na íntegra plenamente acessíveis.
Nessa explicação, leve em conta o perfil dos colaboradores e faça as adaptações de linguagem necessárias para que todos o compreendam, sem ambiguidades.
Faça uma pesquisa detalhada sobre os destinos
Para evitar gastos desnecessários e garantir máximo aproveitamento do profissional nessas localidades, é vital fazer uma pesquisa logística detalhada.
Pergunte a si mesmo se o colaborador terá facilidade de deslocamento entre o aeroporto e o local de hospedagem.
Há restaurantes e mercados próximos ao local em que o profissional ficará hospedado? O nível de segurança ou a localização do hotel permite que o funcionário circule com tranquilidade?
Automatize o que for possível
Hoje em dia, cálculos e projeções simplesmente não devem ser feitos manualmente, a fim de evitar ao máximo a ocorrência de falhas. O ideal é automatizar processos associados às viagens corporativas da empresa, seja usando um software especializado ou mesmo uma planilha potente de dados.
Confie no poder de uma ferramenta de gestão
Graças ao constante avanço da tecnologia, hoje em dia é possível contar com ferramentas especializadas em diversas áreas. E é claro que a gestão de viagens corporativas não poderia ficar de fora! Esses sistemas de gestão de viagens podem realizar toda a parte de automação necessária no controle produtivo de gastos, assim como na manutenção de contatos, na organização de fluxos e em muitas outras tarefas.
Sabia que já existem alternativas de apps de viagem para que os profissionais insiram informações durante a viagem e que permitem acompanhar os gastos da viagem em tempo real? É isso mesmo. O investimento em uma ferramenta de gestão é uma ótima maneira de facilitar a administração dos gastos e melhorar a qualidade das viagens corporativas.
Esse recurso é capaz de fornecer relatórios gerenciais claros, facilitar o cadastro de pessoas, hotéis, empresas de transporte ou fornecedores, além de simplificar a comunicação com os envolvidos na viagem corporativa. Tudo com uma interface eficiente e fácil de controlar.
Mantenha um controle econômico rígido
É de vital importância que um colaborador se encarregue de controlar todas as transações realizadas nas viagens, sejam relativas a transporte, alimentação durante a viagem de trabalho ou quaisquer outros serviços ou produtos diretamente ligados aos deslocamentos.
Vale lembrar que esse controle precisa estar intimamente associado à política de viagens, evitando que gastos não previstos sejam permitidos e garantindo que existam planos para eventuais excedentes. Afinal, mesmo com planejamento, nem sempre uma viagem corporativa sai do jeito esperado, já que voos atrasam, carros quebram e incidentes acontecem. É importante sempre manter um caixa extra para esse tipo de situação, mas sem perder a linha.
Fique de olho nos concorrentes
É fundamental fazer benchmarking. Ao ficar de olho em como concorrentes e empresas semelhantes andam lidando com a questão de viagens, você consegue tirar grandes lições sobre sua própria administração.
Pode ser que negócios próximos a você tenham uma política eficiente que tem tudo para dar certo no seu contexto ou que só precisa de algumas modificações para ficar ainda melhor. Aprender com quem já está um passo à frente ou com tropeços alheios é sempre uma boa ideia.
Gere relatórios detalhados
Ter tudo documentado ajuda a evitar problemas ou dúvidas financeiras, melhorando seu planejamento para as viagens que ainda virão.
Só não se esqueça de que esse relatório deve se juntar aos demais levantamentos estratégicos da empresa, a fim de atuar como uma das ferramentas responsáveis por ditar os rumos de sua logística.
Identifique a real necessidade das viagens
Antes de investir em viagens corporativas na sua empresa, avalie e defina qual é seu real objetivo e a efetiva necessidade desses deslocamentos. Essa análise ajudará a justificar os investimentos empregados e também a preparar os profissionais da empresa sobre o que é esperado deles.
Nessa etapa, é importante ser sincero e se manter dentro da realidade da empresa — especialmente no que se refere às finanças. Questões como o orçamento disponível para a viagem e o retorno que ela trará para a empresa são os pontos mais importantes a se considerar.
Se seu maior déficit atual é qualificação, por exemplo, estimular idas a congressos e conferências pode ser um investimento que trará mais retorno no futuro do que uma viagem de encontro com fornecedores, algo que pode ser feito com a ajuda da tecnologia, por meio de uma videoconferência.
Leia também o post: Erros na gestão de viagens corporativas.
Como escolher o sistema de gestão de viagens corporativas?
Escolher um sistema de gestão de viagens corporativas exige uma análise estratégica que leve em conta as necessidades específicas da empresa, seus objetivos e o perfil dos viajantes.
O primeiro passo é avaliar se a plataforma oferece integração com políticas internas de viagem, permitindo o controle de compliance e a centralização dos processos de aprovação. Também é importante verificar a capacidade do sistema de gerar relatórios analíticos em tempo real, com dados relevantes para tomada de decisão e monitoramento de KPIs. Outro critério essencial é a usabilidade: quanto mais intuitiva e acessível for a interface, maior será a adesão dos colaboradores.
Recursos como self-booking, automação de reembolsos, suporte multicanal e integração com sistemas financeiros ou ERPs contribuem para uma gestão mais fluida e eficiente. Além disso, é recomendável optar por fornecedores que ofereçam suporte técnico ágil, atualizações constantes e personalização conforme a política da empresa.
Como as tecnologias e IAS estão transformando a gestão de viagens corporativas
As tecnologias estão revolucionando a gestão de viagens corporativas ao proporcionar mais eficiência, controle e inteligência nos processos. Veja como:
- Plataformas com inteligência artificial (IA) estão revolucionando a gestão de viagens corporativas ao automatizar tarefas repetitivas, como aprovações, reservas e reembolsos, liberando gestores para atividades mais estratégicas;
- Algoritmos avançados analisam dados históricos e preferências dos viajantes para sugerir rotas, voos e hotéis personalizados, garantindo mais conforto, eficiência e aderência às políticas da empresa;
- A IA possibilita o monitoramento em tempo real de preços e riscos, otimizando custos e aumentando a segurança dos colaboradores durante as viagens;
- Assistentes virtuais e chatbots oferecem suporte imediato aos viajantes, solucionando dúvidas e imprevistos com agilidade e precisão;
- O uso dessas tecnologias proporciona maior controle sobre despesas, relatórios detalhados e compliance, tornando o processo mais transparente e eficiente para empresas de todos os portes
Motivos para terceirizar a gestão de viagens corporativas
Otimização de tempo
Fugir da burocracia é uma das vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas que se responsabiliza pela emissão de documentos, contratação de voos, reserva de hospedagens, restaurantes, aquisição de seguros e uma série de serviços.
É preciso muita organização para cuidar da logística e das formas de pagamento de cada um dos itens.
Recorrer a uma TMC como a Copastur pode te ajudar em vários aspectos, que vão desde unificar os pagamentos até utilizar o aplicativo Mobilidade, que centraliza os dados dos viajantes e oferece mais segurança durante toda a jornada.
Economia
A redução de gastos começa durante o planejamento da política de viagens. É preciso definir o valor de investimento no trajeto de cada colaborador, cortando excessos e tornando as viagens mais inteligentes.
Para ajudar a reduzir custos, a Copastur utiliza seu poder de negociação junto aos seus fornecedores, obtendo ótimos descontos na compra das passagens corporativas, reservas de hotéis e locações de carros.
Especialização
Graças aos conhecimentos e contatos de especialistas em viagens corporativas é possível agilizar, economizar e organizar melhor os deslocamentos a trabalho, reservas em restaurantes e outras questões importantes para personalizar a viagem.
Sem essa demanda operacional, os viajantes podem se dedicar a atividades mais estratégicas da empresa, mantendo o foco em suas atividades.
Suporte
Uma das maiores preocupações de quem viaja é lidar com imprevistos. Seja um voo atrasado, bagagem perdida, problemas de saúde, entre outras possibilidades. A questão é que o amparo de uma equipe preparada para contorná-las é a melhor estratégia.
Na Copastur, além das soluções tecnológicas, disponibilizamos um suporte com atendimento emergencial 24 horas durante sete dias para sanar dúvidas e te ajudar com eventuais contratempos.
Afinal, os especialistas mantêm uma relação próxima com todos os seus fornecedores, facilitando a resolução rápida dos problemas.
Acompanhamento
Outro quesito essencial é contar com o apoio da tecnologia que as empresas de gestão de viagens corporativas dispõem. Por exemplo, as plataformas e ferramentas capazes de agilizar o plano de rotas, a compra de passagens, a reserva de quartos e, claro, a produção de relatórios em tempo real. Esse, definitivamente, é mais um diferencial valioso do trabalho dessas empresas.
Como a Copastur pode ajudar na gestão de viagens corporativas
A Copastur pode transformar a gestão de viagens corporativas da sua empresa ao oferecer soluções completas e integradas que vão desde consultoria personalizada até tecnologia de ponta para controle e redução de custos.
Com ferramentas como o Superapp C+, a Copastur centraliza todos os processos em uma única plataforma, facilitando o gerenciamento de despesas, reservas, mobilidade e relatórios customizados, proporcionando economia de até 30% nas viagens corporativas.
Além disso, o suporte dedicado de especialistas garante que cada etapa da viagem seja planejada e executada de acordo com as necessidades e metas da empresa, promovendo eficiência, transparência e tranquilidade para gestores e colaboradores
Conheça agora mesmo a consultoria de viagens corporativas da Copastur e impulsione os resultados da sua empresa.
