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O conceito de saving, que envolve estratégias para redução de custos e otimização de recursos, tem ganhado cada vez mais relevância no cenário corporativo atual.
Em um contexto marcado por instabilidades econômicas globais e aumento da competitividade, as organizações buscam formas de manter a sustentabilidade corporativa sem comprometer a qualidade dos seus produtos e serviços.
De acordo com um relatório divulgado pela Moody’s, agência de classificação de crédito, as taxas de juros elevadas, a inflação resistente e a desvalorização do real tendem a pressionar o fluxo de caixa corporativo, limitando a capacidade de poupança interna. Esse cenário mais cauteloso exige das empresas uma gestão ainda mais cuidadosa de suas reservas para garantir resiliência.
Dessa forma, o saving empresarial deixa de ser apenas uma boa prática e se converte em mecanismo estratégico de proteção contra volatilidades cambiais, elevação dos custos de financiamento, além de trazer diversos benefícios como: aumentar sua margem de lucro; tornar as empresas mais competitivas e permitir o crescimento do negócio.
Se você é um gestor corporativo e deseja saber como gerar saving em compras e eventos, esse texto é para você. Aqui, exploraremos o conceito de saving, desde a explicação do que é, como calcular e as principais formas de gerar economia nos setores de compras e eventos. Continue a leitura!
Leia também: Sistema de Workflow: Como Otimizar a Gestão de Compras na sua Empresa?
O que é saving?
Saving na empresa refere-se à prática de identificar, negociar e implementar medidas que resultem em redução de custos e despesas relacionadas às aquisições de uma organização.
No contexto de compras, o saving representa a diferença entre o preço original de um produto ou serviço e o valor que você realmente paga por ele. Ou seja, é a quantia que você consegue economizar por meio de uma negociação inteligente ou da escolha de uma opção mais vantajosa.
Essa estratégia envolve a busca por oportunidades de economia em todas as etapas do processo de compras, desde a seleção de fornecedores até a negociação de contratos e a otimização de estoques.
Dessa forma, o saving pode ser aplicado em todos os departamentos do negócio, incluindo no planejamento de eventos e na organização de viagens corporativas.
4 benefícios do saving para as empresas
Mais do que simplesmente reduzir custos, o saving representa uma importante estratégia para as organizações. Confira abaixo os principais benefícios:
1. Otimiza recursos e aumenta a lucratividade
Com uma análise criteriosa dos gastos, o especialista em compras identifica oportunidades para reduzir despesas sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
Esses recursos que deixam de ser gastos proporcionam um impacto direto na lucratividade da empresa. O que libera recursos que podem ser reinvestidos em áreas estratégicas para o crescimento, como inovação, marketing e expansão.
2. Gera maior resiliência e saúde financeira
Em um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, as empresas que dominam a arte do saving se destacam por sua capacidade de se adaptar às mudanças e superar os desafios.
A economia gerada pelo saving contribui para a formação de uma reserva financeira robusta, tornando a empresa mais resiliente a crises e imprevistos. Essa solidez financeira permite que a empresa navegue por turbulências com maior segurança e tranquilidade, garantindo sua longevidade no mercado.
Para se ter uma ideia da importância dessa ação, 45% das organizações no mundo não acreditam que seus negócios sobreviverão por mais de 10 anos se mantiverem o rumo atual, de acordo com pesquisa da PwC.
3. Aumenta a competitividade e facilita a entrada em novos mercados
Ao oferecer produtos e serviços a preços mais competitivos, as empresas que implementam o saving conquistam uma vantagem estratégica significativa no mercado.
Essa competitividade aprimorada abre portas para novos mercados e clientes, expandindo a base de consumidores e impulsionando o crescimento da empresa.
4. Melhora a imagem e reputação no mercado
O compromisso com a gestão eficiente dos recursos, evidenciado pela prática do saving, contribui para a construção de uma imagem positiva do negócio.
Essa reputação de responsabilidade e confiabilidade atrai novos clientes, parceiros, investidores e talentos, fortalecendo a marca e impulsionando o sucesso da organização.
Saiba mais: 4 Dicas Para Aprender a Gerenciar Contratos com Fornecedores
Como calcular o saving?
Para entender como funciona o cálculo do saving, vamos ao exemplo:
Vamos supor que você é responsável por comprar um determinado material de escritório para sua empresa e negocia com um fornecedor para reduzir o preço. Aqui está uma forma de como calcular os savings resultantes dessa negociação:
Preço Anterior: Digamos que, antes da negociação, você estava comprando um pacote de 100 unidades desse material por R$ 200.
Novo Preço Negociado: Após as negociações, você conseguiu reduzir o preço para R$ 150 para o mesmo pacote de 100 unidades.
Agora, vamos calcular os savings:
Economia por unidade = Preço Anterior – Novo Preço Negociado
R$ 200 – R$ 150 = R$ 50
Número Total de Unidades Adquiridas:
Suponhamos que, ao longo de um ano, você compre 100 desses pacotes de 100 unidades cada, totalizando 10.000 unidades.
Savings Total = Economia por Unidade × Número Total de Unidades Adquiridas
R$ 50 × 10.000 = R$ 500.000
Nesse exemplo, o saving resultante da negociação foi de R$ 500.000. Este é o valor que você economizou ao longo de um ano, comparado ao preço original que seria pago.
Como calcular saving em porcentagem
Para calcular o saving em porcentagem em uma negociação de compras, você pode seguir uma fórmula simples.
Subtraia o custo atual do produto ou serviço do custo anterior (antes da negociação). Em seguida, divida essa diferença pelo custo anterior e multiplique por 100.
Vamos seguir o exemplo acima.
O custo anterior de um item era R$ 200 e, após negociação, o novo custo passou a ser de R$ 150, com diferença de R$ 50. Dividindo R$ 50 por R$ 200 e multiplicando por 100, você obterá um saving de 25%.
Cálculo de saving em eventos
Após esse parâmetro inicial, vamos aprofundar um pouco e entender como calcular o savings em eventos, de forma simplificada.
Suponha que uma empresa está organizando uma conferência anual e analise a possibilidade de mudar de local. O custo total desse encontro no espaço atual é de R$ 100.000. Após a pesquisa, eles encontram um novo lugar que oferece instalações semelhantes a um custo de R$ 80.000.
Para calcular o saving, subtraímos o novo custo do custo inicial:
Savings = R$ 100.000 – R$ 80.000 = R$ 20.000
Neste exemplo, a mudança para o novo local resultaria em uma economia de R$ 20.000 para a empresa.
Leia também: O Evento Valeu a Pena? Como Fazer o Cálculo de Retorno de Investimento
Como gerar saving para a empresa?
Renegocie com fornecedores
Ao buscar melhores preços, prazos de pagamento e condições de entrega, é possível otimizar os gastos da empresa. Para isso, é essencial manter uma comunicação transparente e um bom relacionamento com os fornecedores, demonstrando o valor da parceria e buscando acordos mutuamente benéficos.
A renegociação constante permite adaptar-se às mudanças do mercado e garantir que a empresa esteja sempre obtendo as melhores condições possíveis.
Essa abordagem exige habilidades de comunicação eficazes e uma compreensão sólida das necessidades da empresa e do mercado em questão.
Ao conduzir as renegociações, é essencial demonstrar flexibilidade e disposição para colaborar e, ao mesmo tempo, se manter firme com os objetivos de economia.
Realize pesquisas de mercado
Comparar preços e qualidade entre diferentes fornecedores permite tomar decisões mais informadas e encontrar as melhores opções disponíveis. Isso envolve uma análise minuciosa das ofertas disponíveis, levando em consideração não apenas o custo inicial, mas também fatores como confiabilidade, reputação do fornecedor e possíveis custos ocultos.
Além disso, manter-se atualizado sobre as tendências do mercado e as novas opções de fornecedores ajuda a garantir que a empresa esteja sempre fazendo as escolhas mais vantajosas em termos de custo-benefício.
Analise dados de consumo
Ao monitorar de perto os padrões de consumo da empresa, é possível:
- Identificar desperdícios e áreas onde os custos podem ser reduzidos;
- Ajustar os níveis de estoque;
- Negociar melhores condições com os fornecedores.
Este levantamento pode incluir informações como: a identificação de produtos ou serviços que não são essenciais para as operações da empresa, a consolidação de pedidos para reduzir custos de envio ou a implementação de políticas de consumo mais eficientes.
Utilizar ferramentas de análise de dados e relatórios detalhados ajuda a tomar decisões embasadas e a implementar estratégias de compras mais eficientes e econômicas.
Veja também: Os 7 melhores indicadores de gestão para o setor de compras
Negocie volumes
Ao consolidar as compras e negociar volumes maiores com os fornecedores, é possível reduzir os custos unitários e aumentar a margem de lucro da empresa.
Essa estratégia requer um planejamento cuidadoso e uma análise detalhada das necessidades da empresa, mas pode gerar economias substanciais a longo prazo.
Busque alternativas
Pesquisar por produtos ou serviços similares com preços mais competitivos permite diversificar as opções de fornecedores e encontrar soluções mais econômicas.
Às vezes, uma pequena mudança no fornecedor pode resultar em economias significativas, sem comprometer a qualidade ou a eficiência.
Manter-se aberto a novas oportunidades e explorar constantemente o mercado garante que a empresa otimize seus gastos e maximize sua eficiência financeira.
Diminua o uso de descartáveis
Além das ações acima, as empresas também podem incorporar os conceitos de ESG e sustentabilidade e adotar medidas sustentáveis pensando em gerar economia, como por exemplo, reduzindo o uso de recicláveis.
Ainda que os materiais duráveis, como copos, pratos e talheres, sejam mais caros do que os descartáveis, eles oferecem um custo-benefício muito maior a médio prazo.
Dessa forma, ao mesmo tempo em que a empresa pode incentivar os profissionais a não desperdiçarem recursos, evita a compra desnecessária desses itens. É mais qualidade, higiene e conforto para todos, menos resíduos e lixo. O meio ambiente agradece.
Promova o uso eficiente de recursos
É importante incentivar os funcionários a adotarem práticas de trabalho mais sustentáveis, como imprimir menos documentos, reutilizar materiais sempre que possível e reduzir o desperdício de água. Tais ações também auxiliam na redução de gastos.
Leia também o post sobre ESG em eventos
Estratégias de saving para eventos corporativos
Quando falamos de saving em eventos, além das ações acima, é possível adotar práticas como:
Planejamento antecipado
Inicie o planejamento do evento com bastante antecedência para poder pesquisar fornecedores para eventos, comparar preços e negociar melhores contratos.
Opte por um local econômico
Escolha um local que seja adequado para o evento, mas que não seja excessivamente caro. Considere lugares ao ar livre ou locais menos tradicionais que podem ser mais acessíveis. Também analise o tamanho do espaço de acordo com a quantidade de participantes.
Faça um planejamento logístico eficiente
Otimize o transporte, o gasto com hospedagem e alimentação dos participantes, buscando alternativas mais econômicas e sustentáveis.
Opte por datas fora de temporada
Ao organizar o calendário de eventos corporativos, escolha datas fora da temporada de pico para realizar seu evento, quando os preços podem ser mais baixos e a disponibilidade de fornecedores pode ser maior.
Reavalie custos fixos
Regularmente reavalie os custos fixos associados ao evento, como aluguel de equipamentos, segurança e pessoal, e veja se há oportunidades de redução ou otimização.
Reutilize recursos
Aproveite ao máximo os recursos que já estão disponíveis. Isso pode incluir reutilizar materiais de eventos anteriores, equipamentos de escritório e até mesmo o espaço físico dentro da sua empresa.
Faça parcerias estratégicas
Estabeleça parcerias para o evento com outras empresas ou organizações que possam fornecer recursos ou serviços em troca de exposição ou benefícios mútuos, ajudando assim a reduzir os custos diretos do evento.
Considere contratar uma empresa especializada
A contratação de uma empresa especializada em gestão de eventos pode gerar economias significativas de várias maneiras.
Em primeiro lugar, essas empresas geralmente têm acesso a uma extensa rede de fornecedores. Assim, é possível negociar contratos vantajosos e obter melhores preços em serviços, como locação de espaço, catering, tecnologia e transporte.
Além disso, por terem experiência em planejamento e execução de eventos, essas empresas também são capazes de identificar oportunidades de economia que podem passar despercebidas por quem não está familiarizado com os detalhes e desafios do processo.
Outro benefício importante é a centralização de todos os serviços com um único parceiro. Uma vez que uma empresa especializada fica responsável por contatar, negociar e gerenciar todos os fornecedores antes, durante e depois do evento. Ou seja, o seu negócio não precisa lidar com essas preocupações e nem ter que administrar custos diversos de diferentes prestadores de serviços.
Como a Tecnologia pode impactar no saving das empresas?
A tecnologia impacta diretamente no saving das empresas ao automatizar processos, reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência na tomada de decisão.
Tendências como inteligência artificial, RPA (automação robótica de processos), computação em nuvem e análise preditiva estão transformando áreas como finanças, compras e logística, permitindo identificar desperdícios, antecipar riscos e otimizar recursos.
Além disso, o uso de plataformas integradas e superapps corporativos centraliza dados e operações, reduzindo retrabalho e gastos com sistemas isolados.
Essas inovações promovem uma gestão mais inteligente e econômica, essencial para a competitividade em um mercado cada vez mais volátil.
Como a Copastur pode ajudar as empresas a gerarem saving?
A Copastur é uma parceira estratégica para as empresas que buscam gerar saving. Por meio de sua expertise e tecnologia, ela otimiza as despesas com viagens e eventos, negociando tarifas exclusivas com companhias aéreas, hotéis e fornecedores, além de oferecer ferramentas de gestão que permitem o controle orçamentário em tempo real e a identificação de oportunidades de economia.
Ao centralizar e automatizar os processos de reservas e relatórios, a Copastur garante compliance com as políticas de viagem da empresa e oferece importantes percepções para a tomada de decisão, transformando o que antes era um custo complexo em um investimento eficiente e controlado.
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