Os eventos empresariais são peças-chave para promover o relacionamento direto das organizações com seus públicos de interesse, prospectar novos clientes e apoiar as estratégias de marketing. Além disso, são fundamentais para a economia, geração de empregos e PIB (Produto Interno Bruto) do país.
No Brasil, o setor de eventos empresariais tem apresentado um crescimento considerável nos últimos anos. Em 2023, segundo matéria publicada no valor econômico, o segmento registrou um aumento de 105% no faturamento em relação a 2019, superando os níveis pré-pandemia.
Especificamente na cidade de São Paulo, que concentra cerca de 70% do mercado nacional de eventos corporativos, foram realizados 516 encontros no primeiro semestre de 2024, reunindo 2,8 milhões de participantes e gerando um impacto econômico de R$ 4,4 bilhões (Valor Econômico).
Um evento corporativo bem organizado é capaz de transformar as pessoas convidadas em verdadeiras multiplicadoras das mensagens da organização, trazendo diversos benefícios para essa empresa. Neste artigo, você vai descobrir como criar um evento inesquecível e recepcionar participantes da melhor forma. Continue lendo!
Biosfera Copastur: transformamos eventos em experiências inesquecíveis, com atenção aos detalhes e compromisso com a excelência
O que é um evento empresarial?
Um evento empresarial é um encontro organizado por uma empresa com a intenção de promover a interação entre as pessoas colaboradoras, clientes e parceiros, visando atingir metas estratégicas específicas. Esses eventos podem variar o formato e a finalidade, incluindo reuniões, conferências, feiras, lançamentos de produtos, treinamentos, convenções e muito mais.
A principal função desse tipo de evento corporativo é facilitar o networking entre os convidados do evento, fortalecer relacionamentos comerciais e comunicar a visão e os objetivos da organização. Também podem ser utilizados para motivar equipes, compartilhar conhecimentos e promover a cultura organizacional.
Como organizar eventos empresariais?
O planejamento de um evento corporativo pode ser desafiador, mas, com organização e atenção aos detalhes, é possível criar experiências memoráveis e eficazes. E contar com uma empresa especializada como a Copastur faz toda a diferença! Veja os principais passos para organizar eventos empresariais de sucesso:
Defina os objetivos e público-alvo
Primeiramente, para organizar eventos empresariais, você precisa definir com clareza os objetivos e o público-alvo. Isso envolve entender se o evento em questão tem como foco networking, lançamento de produtos, treinamentos, celebrações corporativas, etc.
Pergunte-se: Qual é o objetivo principal do evento? Promover um produto, capacitar pessoas colaboradoras, fortalecer a cultura organizacional ou outro? A partir disso, é possível estruturar um planejamento estratégico para o evento que atenda às necessidades dos participantes e gere os resultados esperados para a sua empresa.
Estabeleça o orçamento
O orçamento deve prever custos com locação de espaço, catering, decoração, equipamentos audiovisuais, brindes para o evento, equipe de apoio e muito mais. Ter um cronograma bem estruturado garante que todas as etapas sejam executadas dentro dos prazos estabelecidos e do budget.
Determine quanto você pode investir no evento! Inclua custos com:
- Local;
- Alimentação;
- Materiais e tecnologia;
- Promoção e divulgação;
- E o que mais for necessário.
É importante reservar uma margem do valor para imprevistos, garantindo que você possa lidar com custos inesperados.
Escolha o local e a data
A escolha do local e da data do evento deve levar em conta fatores como acessibilidade do local do evento, infraestrutura, capacidade e comodidade para participantes. Ao selecionar o dia, atente-se a fatores como feriados e compromissos da empresa já agendados, para não ter conflitos de agendas.
É importante reservar o espaço do evento com antecedência para evitar imprevistos. Ademais, verificar antes a disponibilidade de transporte e hospedagem, caso haja necessidade, pode melhorar a experiência das pessoas convidadas.
Planeje a logística e a infraestrutura
A logística de eventos inclui a disposição dos ambientes, equipamentos de som e imagem, internet, iluminação e materiais de apoio. Também é importante planejar a recepção de participantes, o controle de credenciamento e a sinalização adequada dentro do espaço.
Selecione o conteúdo e palestrantes
A programação do evento deve ser planejada com muita atenção e cuidado, com palestras, workshops e atividades interativas que agreguem valor ao público. E que tal apostar em uma ativação de live marketing?
A escolha de palestrantes e facilitadores experientes pode aumentar o engajamento entre participantes. Disponibilizar materiais de apoio, como apresentações e conteúdos digitais, pode enriquecer a experiência e, ainda, torná-la mais acessível.
Pense na estratégia de divulgação
Para garantir a adesão do público-alvo, a divulgação deve ser feita de forma estratégica. E-mails, redes sociais, parcerias e assessoria de imprensa podem ampliar o alcance dos eventos empresariais.
Criar um site ou landing page para inscrições e manter uma comunicação ativa com participantes também são ações que ajudam a manter o interesse e engajamento.
Execute e gerencie o evento
Na data do evento empresarial, é essencial que toda a equipe esteja alinhada para assegurar que tudo ocorra conforme o planejado. Por isso, contar com uma checklist de eventos e manter uma comunicação eficiente entre organizadores facilita a resolução de possíveis imprevistos.
Monitorar atentamente o andamento das atividades e os feedbacks das pessoas participantes permite ajustar o que for preciso e recalcular a rota em tempo real.
Lembre a importância do pós-evento
Após a ocasião, é importante realizar uma pesquisa de satisfação com os participantes do evento e avaliar os resultados alcançados. Isso pode ser feito por meio de formulários de respostas e análises de métricas como número de participantes e engajamento.
Decoração para eventos empresariais
A decoração para evento ajuda a criar uma atmosfera atrativa para as pessoas participantes. Logo, a escolha dos elementos decorativos deve estar alinhada com o objetivo dos eventos empresariais e a identidade da marca.
Elementos como cores, iluminação e disposição dos móveis devem ser cuidadosamente escolhidos para fazerem sentido com a mensagem que se deseja comunicar.
Eventos de lançamento de produtos, por exemplo, podem se beneficiar de uma decoração mais vibrante e inovadora seguindo a própria paleta de cores, enquanto conferências e seminários às vezes exigem um ambiente mais neutro e formal.
Como fazer convite para eventos empresariais?
Um bom convite para evento corporativo deve ser claro, conciso e conter todas as informações relevantes sobre a ocasião. Comece incluindo o nome da sua empresa e o tipo de evento que será realizado. Em seguida, adicione a data, horário e local, com uma breve descrição do que será abordado ou celebrado. Se houver um(a) palestrante convidado(a) ou programação especial, mencione isso também.
Inclua informações de contato para que seja possível confirmar presença ou tirar dúvidas. Se houver um código de vestimenta específico, como traje formal ou casual, destaque no convite. Caso o evento tenha um tema específico, como festa de fim de ano ou lançamento de produto, você pode incorporar elementos visuais e textuais relacionados no design do convite.
Você pode enviar o convite por e-mail, correio, WhatsApp ou por meio de plataformas online de gerenciamento de eventos. Se optar por enviar um convite físico, escolha um papel de qualidade, de preferência reciclável e sustentável, e um design profissional que reflita a imagem da sua empresa. Para facilitar a confirmação de presença, você pode colocar um QR Code para o link do RSVP.
Por fim, sempre revise cuidadosamente todas as informações dos convites dos seus eventos empresariais antes de enviá-los. Isso evita erros de ortografia ou informações incorretas!
Leia também o post sobre RSVP
13 dicas para fazer eventos empresariais de sucesso
Para saber como surpreender convidados(as) em eventos empresariais, confira as nossas dicas abaixo!
Aposte na interação antes e depois do evento
Usar a tecnologia e as técnicas inovadoras disponíveis a seu favor, para surpreender convidados(as) tanto antes como depois do evento empresarial, é uma excelente estratégia.
Lançar um hotsite pré-evento, enviar campanhas de e-mail marketing e utilizar as redes sociais para interagir com participantes antes do grande dia cria intimidade e gera ótimas expectativas.
Nessas ocasiões, dê pistas e crie expectativas em relação aos eventos empresariais, mas sem entregar o ouro! Sempre deixe algo surpreendente para mostrar ao vivo com exclusividade e, se desejar, aproveite para gerar curiosidade ao destacar que haverá uma surpresa.
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Atente-se aos detalhes
Apesar de passarem despercebidos na grande maioria dos eventos empresariais, certos detalhes podem surpreender as pessoas convidadas e tornar a ocasião simplesmente memorável.
Que tal incluir opções vegetarianas, veganas, sem glúten e lactose e específicas para pessoas alérgicas no cardápio do evento empresarial? Disponibilizar kits de higiene nos banheiros também demonstra cuidado, assim como organizar um espaço kids para quem não tem com quem deixar filhos(as) pequenos(as) e um ambiente de descompressão e regulação emocional para pessoas neurodivergentes.
Outro detalhe que não pode ser deixado de lado é a necessidade de investir em uma equipe de atendimento e apoio experiente, que saiba como recepcionar eventos e atender ao público com excelência. Juntas, essas pequenas questões contribuem para que a ocasião seja um verdadeiro sucesso!
Invista nas atrações
Escolha a dedo uma atração surpresa. Pode ser um show de mágica, um cantor excelente, uma palestra inspiradora ou até mesmo um comediante de stand-up, caso faça sentido para a ocasião.
O verdadeiro segredo está em surpreender o público, proporcionando momentos de alegria, aprendizado, encantamento e (por que não?) diversão. Acredite: seu evento não será esquecido tão cedo!
Use a tecnologia a seu favor
Atualmente, os eventos empresariais estão cada vez mais tecnológicos, o que acaba promovendo uma maior interação entre participantes e auxiliando na própria divulgação do conteúdo. Assim, cabines de fotografias instantâneas, disponibilização de rede Wi-fi grátis no local e um sistema de som e imagem digitais podem fazer toda a diferença no sucesso do seu evento.
Cada ferramenta traz uma experiência e dinâmica diferenciadas, permitindo um leque amplo de opções para ser explorado, incluindo as plataformas digitais escolhidas para o evento. Tudo isso garante uma experiência final diferenciada para o público.
Valorize também as redes sociais e a tendência que a maioria de nós temos de querer compartilhar virtualmente as ocasiões interessantes e diferenciadas das quais participamos. Leve isso também para a cenografia do evento! Aposte em painéis coloridos remetendo à identidade visual do evento e da marca, slogans e imagens criativos, etc. Além de funcionarem como marketing, também costumam ser apreciados nas mídias digitais.
Crie uma hashtag para o evento empresarial e convide todas as pessoas presentes para usá-la nas postagens nas redes sociais. Dessa forma, enquanto o nome da empresa se espalha, você ainda consegue acompanhar as publicações durante e após o evento.
Explore experiências sensoriais
Já imaginou se o seu evento tivesse um cheiro exclusivo, criado especialmente para a ocasião? Parece até coisa de outro mundo, não é mesmo? Pois saiba que esse é um dos tipos de experiências sensoriais que existem e podem, sim, fazer parte dos eventos empresariais.
Por meio da contratação de uma empresa especializada, é possível criar momentos únicos e personalizados. Quando falamos de experiências sensoriais, podemos dar asas à imaginação e criatividade de diversas formas a partir dos 5 sentidos, tornando a data inesquecível.
Distribua brindes diferenciados
Dedique-se à tarefa de escolher brindes para os eventos empresariais! É preciso criar e inovar, sem perder de vista o objetivo de promover os valores e a missão da sua empresa. Portanto, a palavra que deve te guiar ao selecionar as lembrancinhas é utilidade. Distribua algo que as pessoas realmente vão usar e relembrar a marca, como canecas, porta-celulares, garrafinhas de inox e lâmpadas de leitura portáteis.
Outra dica é investir em brindes ecológicos, que tenham como lema a sustentabilidade. Afinal, a preocupação com o nosso planeta vem aumentando cada dia mais. Sacolinhas que servem de lixeira para carros, ecobags, brindes de material reciclado e feitos por pessoas em situação de vulnerabilidade social são muito bem-vindos, pois ajudam o meio ambiente e geram renda para comunidades, mostrando também que a sua empresa é engajada com práticas ESG.
Recomendamos também o post sobre Sustentabilidade em eventos corporativos
Conte com fornecedores capacitados e especialistas em eventos
A organização de eventos empresariais exige a contratação de fornecedores para eventos que trabalhem com itens como mesas, cadeiras, iluminação, equipamentos de som e de imagem, materiais decorativos, alimentação, bebidas, brindes e muito mais.
Para garantir que tudo esteja no lugar certo e funcionando como deve, é fundamental contar com prestadores de serviço capacitados e especialistas em eventos. O evento é um momento especial que você deseja oferecer ao público, e os fornecedores são aqueles que auxiliam nessa missão. É preciso analisar se possuem o que é necessário para o objetivo final e se as equipes são de confiança.
Eventos envolvem imprevistos, agilidade e possíveis complicações de última hora. Se não houver um cuidado na escolha dos fornecedores, podem se revelar maus parceiros, justamente quando você mais precisar. Por outro lado, acertar nessa decisão permite otimizar o orçamento e obter apoio para lidar com os desafios.
Capriche no planejamento para o grande dia
Para começar, uma checklist completa e bem organizada ajuda a transformar os objetivos em realidade. Essa lista é crucial para que no pré, durante e pós-evento, nenhum item seja esquecido e tudo ocorra de maneira dinâmica e sem gargalos, exatamente como foi planejado.
Cuidar da segurança do evento (das pessoas convidadas e de toda a equipe) deve ser uma prioridade. Isso inclui verificar os pontos de eletricidade, os geradores de alta tensão, a instalação dos equipamentos e, se forem usados, as cenografias e os salões. Tais itens são tão imprescindíveis que vale à pena já pensar em um plano B, caso algo dê errado na hora.
Todos os envolvidos, incluindo funcionários(as), fornecedores, palestrantes, artistas, entre outros, devem garantir o compromisso com o evento empresarial. Portanto, uma boa ideia é realizar uma visita técnica ao local para identificar e solucionar previamente qualquer problema.
Transforme os eventos empresariais em experiências únicas
Como os eventos empresariais são cada vez mais comuns, é preciso ir ainda mais longe para garantir que o seu vai ser único, especial e memorável. Que tal caprichar na recepção do evento?
Receba as pessoas convidadas com um welcome drink, como uma taça de espumante ou de água saborizada. Esse agrado causa uma boa primeira impressão, mostrando que a sua empresa sabe bem como recepcionar eventos.
A qualidade do atendimento oferecido pela equipe também é fundamental para que os(as) participantes se sintam à vontade e bem recebidos(as). Recepcionistas, por exemplo, devem ser muito bem treinados para agir com simpatia e proatividade, demonstrando também um forte domínio de todas as informações.
Entretanto, é importantíssimo que esse cuidado com treinamento e orientação envolva todas as pessoas colaboradoras, desde o barman até o segurança, já que cada profissional vai ter a sua parcela de interação com o público e precisa saber lidar. A eficiência e a simpatia da equipe fazem toda a diferença na condução do evento!
Quando o grande dia transmite expertise, dedicação e cuidado com os detalhes, quem está presente percebe e se engaja.
Analise o número de convidados
Pode parecer uma dica básica, porém muitas companhias erram nos seus eventos empresariais por não saberem trabalhar com uma previsão real do número de convidados(as). Não caia na mesma armadilha!
Receber mais pessoas do que o esperado faz com que não haja recursos para o conforto geral. No entanto, aguardar um número maior de gente do que a quantidade efetiva de indivíduos presentes leva a um grande desperdício de recursos financeiros, alimentos e materiais.
Se uma quantidade muito menor de pessoas do que você imaginou aparecer no dia do evento, os espaços vazios se tornam notáveis. Mesmo que inconscientemente, acabam gerando a sensação de que a atividade não foi tão bem-sucedida.
Para isso mesmo serve o RSVP! E, dependendo do caso, pode ser uma boa ideia contar com uma margem de faltas na hora de convidar pessoas, ou se preparar previamente junto aos fornecedores para a possibilidade de surgir mais gente.
Disponibilize um serviço de valet
Ter um serviço de valet na recepção de eventos empresariais faz com que as pessoas convidadas desembarquem perto da entrada do local, sem maiores preocupações, podendo começar logo a aproveitar o evento. Enquanto isso, profissionais devidamente capacitados ficam com a responsabilidade de estacionar os veículos.
Contrate uma empresa especialista em eventos empresariais
Como deu para perceber ao longo deste post, organizar eventos empresariais com excelência definitivamente não é uma tarefa fácil. Mesmo quando falamos de pequenas e médias empresas (PMEs), diversos aspectos e detalhes devem ser levados em consideração para que tudo saia conforme o planejado.
Por isso, contratar uma empresa especializada na gestão e organização de eventos empresariais, como a Copastur, vale o investimento. Temos expertise no assunto, possuímos contato com fornecedores de qualidade e confiança e trabalhamos com uma equipe de especialistas para transformar as suas ideias em realidade.
Como a Copastur pode transformar os seus eventos empresariais?
Somos uma Empresa B especializada na organização de eventos empresariais, unindo inovação, tecnologia e humanização para criar soluções 360° alinhadas aos objetivos da sua empresa. Nosso compromisso é promover eventos eficientes e de alto impacto. Atuamos em cada etapa do início ao fim, desde o planejamento, organização, gestão do evento até os relatórios pós-evento.
Somos uma biosfera de marcas que atua em diversas frentes, como eventos, live marketing, viagens corporativas, viagens de incentivo, intercâmbios, turismo de lazer e muito mais. Isso possibilita que os nossos clientes tenham acesso a uma ampla gama de serviços sob um único contrato, simplificando processos e otimizando resultados.
Se a sua equipe precisa participar de uma feira ou congresso em outra cidade, organizamos toda a viagem e ainda cuidamos da estruturação do estande da sua marca e das ativações de live marketing. E, se o evento for da sua companhia, assumimos a gestão completa, da idealização à execução final.
Conheça agora mesmo a consultoria em eventos corporativos da Copastur e tenha sucesso nos eventos da sua empresa!
